Wie d.velop mit Declaree einen 100 % digitalen Spesenprozess etabliert hat

„Unsere Spesenprozesse sind heute schätzungsweise bis zu 5x schneller. Was früher mehrere Wochen gedauert hat, lässt sich heute innerhalb weniger Tage erledigen.“

Elisabeth Schulze-Egberding

Financial Accounting Managerin, d.velop

Ausgangssituation

Für mittelständische Unternehmen wie d.velop geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen, sondern Prozesse ohne Reibungsverluste zu gestalten. Mit Declaree wurde ein vollständig digitaler, intuitiver und einheitlicher Spesenprozess geschaffen, der mehr als 1.100 Mitarbeitende an verschiedenen Standorten unterstützt und die monatliche Bearbeitung hunderter Spesenabrechnungen effizient ermöglicht.

Als digital aufgestelltes Unternehmen legte d.velop großen Wert darauf, dass auch interne Prozesse den Ansprüchen der eigenen Lösungen entsprechen, insbesondere im Dokumenten- und Spesenmanagement.

Die Herausforderung

Der bisherige Prozess für das Spesenmanagement war noch nicht vollständig digital. Mitarbeitende mussten ihre Papierbelege zentral einreichen. Das führte zu unnötigem Aufwand und Reibungsverlusten, besonders in einem Arbeitsumfeld mit mehreren Standorten und vielen Remote-Mitarbeitenden.

Durch die bestehende strategische Partnerschaft kannte d.velop Declaree bereits gut. Auch die Möglichkeiten zur Integration in die eigene Plattform d.velop documents waren dem Team vertraut.

Mit dem Wachstum des Unternehmens wurden die Grenzen des bisherigen Prozesses deutlich:

Medienbruch im Prozess: Mitarbeitende mussten Belege noch in Papierform einreichen. Dadurch wurde der digitale Ablauf unterbrochen.
Geringe Benutzerfreundlichkeit des bisherigen Systems: Das Tool war wenig intuitiv und führte häufig zu Rückfragen und zusätzlichem Supportaufwand.
Manuelle Dokumentenverarbeitung: Belege und Abrechnungen mussten manuell zusammengeführt werden. Das erhöhte den administrativen Aufwand.
Eingeschränkte Mehrwertsteuerlogik: Das bisherige System konnte mehrere Mehrwertsteuersätze innerhalb einer Rechnung nicht sauber aufteilen. Das erhöhte den Aufwand in der Buchhaltung.
Herausforderungen durch verteiltes Arbeiten: Da viele Mitarbeitende remote arbeiten, passte ein zentraler, papierbasierter Prozess nicht mehr zum Arbeitsalltag.

„Aus einem fragmentierten Prozess wurde ein 100 % digitaler Workflow.“

Elisabeth Schulze-Egberding

Financial Accounting Managerin, d.velop

Die Lösung

d.velop führte Declaree ein, um einen vollständig digitalen und benutzerfreundlichen Spesenprozess zu schaffen, der optimal zum verteilten Arbeitsmodell des Unternehmens passt.

Zu den wichtigsten Verbesserungen gehörten:

Durchgängig digitaler Prozess: Belege können direkt in die Spesenabrechnung hochgeladen werden. Die physische Übergabe von Papierbelegen entfällt vollständig.
Intuitive Benutzeroberfläche: Die einfache Nutzung reduzierte Rückfragen und den Supportaufwand deutlich.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung: Belege und Abrechnungen müssen nicht länger manuell zusammengeführt werden.
Verbesserte Mehrwertsteuerlogik: Mehrere Mehrwertsteuersätze innerhalb einer Rechnung lassen sich sauber aufteilen und korrekt abbilden.
Automatisierung von Kreditkartenzahlungen: Kartentransaktionen werden automatisch erfasst und den entsprechenden Ausgaben zugeordnet.
Optimal für Remote-Teams: Mitarbeitende können ihre Spesen ortsunabhängig einreichen.

Das Ergebnis

Die Verbesserungen zeigen sich besonders bei der Benutzerfreundlichkeit, der Akzeptanz im Team und der operativen Effizienz.

Durch die intuitive Nutzung können Mitarbeitende ihre Spesen heute deutlich einfacher einreichen. Dadurch gibt es weniger wiederkehrende Rückfragen und weniger Abstimmungsaufwand zwischen Reisenden und Finanzteam. Aus einem zuvor fragmentierten Prozess wurde ein einheitlicher und klar strukturierter Ablauf.

Gleichzeitig skaliert das System problemlos mit dem Unternehmen. Mit durchschnittlich über 200 exportierten Abrechnungen pro Monat lassen sich die Prozesse effizient steuern und nahtlos in den wöchentlichen Zahlungsablauf integrieren.

„Declaree ist deutlich intuitiver. Dadurch haben sich Rückfragen und Supportaufwand spürbar reduziert.“

Jaqueline Lüdiger

Payroll Accounting, d.velop

Zusätzlich profitiert d.velop von der Kartenintegration von Declaree. Kartentransaktionen werden automatisch in der Plattform erfasst, sodass Mitarbeitende Ausgaben ohne manuellen Aufwand zuordnen können. Dadurch wird die Abstimmung von Drittanbieter-Kreditkarten deutlich vereinfacht und Finanzteams erhalten einen zentralen Überblick über alle Transaktionen. Spesendaten lassen sich mit wenigen Klicks prüfen und exportieren, wodurch manuelle Abstimmungen und administrativer Aufwand deutlich reduziert werden.

Insgesamt fügt sich Declaree heute nahtlos in die Arbeitsweise von d.velop ein. Mitarbeitende können ihre Spesen und Reisekosten ortsunabhängig verwalten, wodurch der gesamte Prozess flexibler, zuverlässiger und einfacher zu betreuen ist.

Über d.velop

d.velop ist ein international tätiges Unternehmen mit starken regionalen Wurzeln und treibt die Digitalisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen in ganz Europa voran. Mit digitalen und KI-gestützten Services unterstützt d.velop Unternehmen dabei, Menschen, Informationen und Prozesse effizient miteinander zu vernetzen.

Die d.velop-Plattform verbindet, integriert und automatisiert Geschäftsprozesse unterschiedlichster Art. Gleichzeitig gewährleistet sie höchste Sicherheitsstandards und maximale Compliance.

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