Eine Software für automatisiertes Ausgabenmanagement unterstützt Unternehmen dabei, manuelle Spesenprozesse durch digitale, strukturierte Abläufe zu ersetzen.

Statt mit Excel-Tabellen oder ausgedruckten Formularen zu arbeiten, erfassen Mitarbeitende ihre Spesen digital. Finanzteams profitieren dabei von:

• automatischen Prüfungen
• definierten Freigabeprozessen
• strukturierten Auswertungen

So wird das Ausgabenmanagement schneller, fehlerärmer und skalierbar – auch wenn Teams wachsen oder international arbeiten.

Automatisiertes Ausgabenmanagement unterstützt Mitarbeitende und Finanzteams über den gesamten Spesenprozess hinweg – von der Erfassung bis zur Freigabe.

Mitarbeitende erfassen ihre Spesen über die App oder am Desktop und laden Belege digital hoch. Kilometerpauschalen und Verpflegungsmehraufwand werden direkt im System erfasst, ohne manuelle Berechnungen oder separate Tabellen.

Die relevanten Pauschalen sind im System hinterlegt, sodass Spesen korrekt und einheitlich erfasst werden. Belegdaten werden automatisch ausgelesen und kategorisiert. Anschließend durchlaufen die Spesen vordefinierte Freigabe-Workflows.

So entfallen manuelle Eingaben, typische Fehler werden reduziert und die Spesenabrechnung bleibt auch bei wachsendem Team übersichtlich und konsistent.

Ja. Automatisiertes Ausgabenmanagement ist darauf ausgelegt, sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften einzufügen.

Ausgabendaten lassen sich unter anderem mit folgenden Systemen verbinden:

• ERP-Systeme
• HR-Systeme
• Lohnabrechnung
• Buchhaltungssoftware

So werden Daten nicht doppelt erfasst, Abstimmungen reduziert und Finanzteams arbeiten stets mit aktuellen und konsistenten Zahlen über alle Systeme hinweg. Entdecken Sie unsere Integrationsmöglichkeiten.

Ja. Durch die Automatisierung der Ausgabenabrechnung lassen sich Erstattungen deutlich schneller abwickeln.

Manuelle Schritte entfallen, Freigaben laufen automatisiert ab und Ausgabendaten stehen in Echtzeit zur Verfügung. Finanzteams können Anträge schneller prüfen und bearbeiten, während Mitarbeitende ihre Erstattungen früher erhalten. Gleichzeitig werden Rückstände vermieden, die bei manuellen Prozessen häufig entstehen.

Automatisierung schafft Transparenz und Kontrolle, ohne dass Finanzteams jede Ausgabe manuell prüfen müssen.

Regeln und Freigabe-Workflows stellen sicher, dass Ausgaben vor der Genehmigung den internen Richtlinien entsprechen. Abweichungen werden automatisch gekennzeichnet. Jede Ausgabe ist vollständig nachvollziehbar dokumentiert, inklusive Prüfpfad.

So behalten Finanzteams den Überblick, reduzieren Risiken und können sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Mobilexpense bietet Finanzteams eine strukturierte und transparente Lösung für die Spesenabrechnung von Mitarbeitenden.

Automatische Richtlinienprüfungen, klar definierte Freigabeprozesse und nachvollziehbare Audit-Trails reduzieren manuellen Aufwand und verbessern die Datenqualität. Finanzteams gewinnen bessere Einblicke in Ausgaben, während Mitarbeitende von einer einfachen und klaren Einreichung profitieren.