Verpfle­gung und Unter­kunft für Dienst­rei­sende: Wer zahlt was?

Kostenerstattung für dienstliche Reisen

Beim Thema Reisekosten gilt es zunächst zwischen tatsächlich angefallenen und pauschalen Kosten zu unterscheiden.

Erstattung tatsächlicher Kosten

Tatsächliche Kosten bekommt der Reisende in angefallener Höhe von seinem Betrieb erstattet. Ein Beispiel hierfür sind Eintrittskarten für eine Messe, die der Arbeitnehmer im Auftrag seines Unternehmens besucht. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt. Es gibt jedoch einige Punkte zu beachten, was die Natur und die Verhältnismäßigkeit der Aufwendung betrifft!

Um Missverständnissen vorzubeugen, hantieren viele Unternehmen eine interne Reisekostenrichtlinie. In dieser wird unter anderem die Art und Höhe der Kosten festgelegt, die das Unternehmen erstattet.

Pauschale Erstattung

Neben der Erstattung tatsächlicher Kosten, ist auch eine pauschale Erstattung möglich. Zu diesem Zweck gibt es sogenannte Reisekostenpauschalen, die unter anderem auch den Verpflegungsmehraufwand umfassen.

Wichtig zu wissen ist, dass die Zahlung der Reisekostenpauschalen eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers ist. Zahlt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer keine Reisekostenpauschale, kann er diese jedoch über die jährliche Einkommensteuererklärung geltend machen.

Ein Arbeitnehmer kann für dienstliche Reisen die folgenden Reisekosten geltend machen:

• Verpflegungspauschale (auch genannt Verpflegungsmehraufwand oder Spesen). Diese dienen der Deckung der Kosten für Verpflegung (Mahlzeiten) des Reisenden.
• Übernachtungspauschale (bei Übernachtungen im In- und Ausland).
• Kilometerpauschale (bei Reisen mit dem privaten Fahrzeug)
• Reisenebenkosten (zusätzliche für die Dienstreise notwendige Aufwendungen, die nicht über die Pauschalen abgedeckt sind).

Berechnung der Reisekosten

Zahlt ein Arbeitgeber Reisekostenpauschalen, muss eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung erstellt werden. 

Bei kleinen Unternehmen, wo Mitarbeiter nur gelegentlich dienstliche Fahrten im Inland, ist eine Abrechnung verhältnisweise übersichtlich und einfach.

Handelt es sich jedoch um mittelständische bis große Unternehmen mit vielen reisenden Mitarbeitern, die mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln in verschiedene Länder und Zeitzonen reisen, kann die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung eine anspruchsvolle und zeitaufwändige Arbeit darstellen. Nicht zu vergessen ist, dass es in Sachen Reisekosten zahlreiche Besonderheiten und Ausnahmen gibt. 

Um Fehler bei der Berechnung zu vermeiden und alle gültigen Regeln rund um Reisekosten zu berücksichtigen, ist die Berechnung mit Software eine clevere Alternative zur manuellen Berechnung.

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