Verpfle­gung und Unter­kunft für Dienst­rei­sende: Wer zahlt was?

Reisende Mitarbeiter sind ein Zugewinn für jeden Unternehmer. Kundenkontakte können intensiviert, neue Kontakte persönlich geknüpft und gepflegt werden. Der Arbeitgeber kann sich seinem Kerngeschäft widmen, während sich die Mitarbeiter auf Dienstreise befinden. Natürlich entstehen dabei nicht unerhebliche Kosten, die kein Reisender selbst tragen möchte.

Die Frage stellt sich, wer letztendlich für die Reisekosten (Verpflegung und Unterkunft) und die Reisenebenkosten (Benzinkosten, Parktickets, Eintrittskarten, öffentliche Verkehrsmittel) aufkommen muss. Der Gesetzgeber hat dazu Regeln und Tabellen aufgestellt, die für die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung zu befolgen sind.

Erstattung der Reisekosten

Bei den Reisekosten wird zwischen tatsächlich angefallenen und pauschalen Kosten unterschieden. Tatsächliche Kosten sind beispielsweise Aufwendungen für Benzin, Eintrittskarten für betriebliche Veranstaltungen oder Parktickets. Diese Kosten bekommt der Reisende in angefallener Höhe von seinem Betrieb erstattet. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.

Steuerfreie Reisekostenpauschalen

Entstehen dem Reisenden Kosten für Verpflegung und Unterkunft, ist der Arbeitgeber nicht gesetzlich verpflichtet, diese zu erstatten. Der Mitarbeiter kann derlei Aufwendungen im Rahmen seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Der Arbeitgeber kann jedoch auf freiwilliger Basis Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen auszahlen, um seinen Mitarbeiter zu entlasten. Diese Vergütungen sind bis zur Höhe des Maximalbetrags der Pauschalen steuerfrei.

Sind die tatsächlichen Aufwendungen höher, steht es dem Arbeitgeber frei, diese zu erstatten, er muss jedoch den über dem Pauschalsatz liegenden Betrag versteuern. Für den Mitarbeiter gilt dies ebenso. Erhält er beispielsweise 50 % mehr Spesen als es der Höchstwert in der Tabelle des BMF vorsieht, wird dieser Teil als normales Einkommen angesehen und ist somit steuerpflichtig.

Höhe der Reisekostenpauschalen

Die Verpflegungskosten werden mit der Verpflegungspauschale abgegolten. Die kleine Pauschale (€ 14) gilt bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden und die große Pauschale (€ 28) bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden. Erstreckt sich eine Dienstreise über mehrere Tage und fallen Übernachtungskosten an, werden diese mit der Übernachtungspauschale abgegolten. Der Arbeitnehmer kann auch bei diesen auf die stets aktuelle Länderliste des BMF mit allen Höchstwerten zurückgreifen. Die Übernachtungspauschale beträgt im Inland zur Zeit € 20, die Werte für das Ausland sind teilweise deutlich höher.

Berechnung der Reisekosten

Ist ein Arbeitgeber zur Zahlung der Reisekostenpauschalen (Verpflegung und Unterkunft) bereit, muss er für jeden seiner reisenden Mitarbeiter eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung erstellen. Bei einem Mitarbeiter, der gelegentlich einige Kunden im Inland besucht, ist eine Abrechnung recht übersichtlich und einfach. Handelt es sich jedoch um viele reisende Mitarbeiter, die mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln in verschiedene Länder und Zeitzonen reisen, stellt die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung eine anspruchsvolle und zeitaufwändige Arbeit dar.

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