Reise­kos­ten richtig erfas­sen, buchen und versteu­ern

Jede Dienstreise verursacht Kosten, die richtig erfasst, gebucht und schließlich versteuert werden müssen. Manche Dienstreisen beschränken sich auf das Inland, andere sind international. Gut zu wissen also, welche Regeln und Gesetze für Ihre internationalen Reisen gelten und wie Sie Reisekosten richtig versteuern.

Erfassen von Reisekosten

Zunächst müssen Reisekosten richtig erfasst werden. Ein Arbeitnehmer auf einer Dienstreise hat gewöhnlich verschiedene Ausgaben, beispielsweise für Verpflegung und Unterkunft. Früher sammelte er Rechnungen und Quittungen, die er nach Abschluss der Dienstreise in seinem Unternehmen einreichte.

Dank der neuen GoBD dürfen Belege mobil gescannt werden, so dass lästige Zettelwirtschaft der Vergangenheit angehört. Das mobile Endgerät (Smartphone oder Tablet) des Mitarbeiters erfasst sämtliche Belege mittels OCR (Optical Character Recognition) und sendet die so erfassten Daten in Realtime an den heimischen Server. Manuelle Fehler bei der Eingabe werden vermieden und die Reisekosten schnell und korrekt erfasst.

Buchen von Reisekosten

Die Verpflegungs- und Übernachtungskosten eines Mitarbeiters darf der Arbeitgeber in tatsächlich entstandener Höhe absetzen. Das sind Kosten, die er als Betriebsausgaben gewinnmindernd buchen kann. Hier gibt es keinen Maximalbetrag. Diese Buchung wird auf dem Konto Arbeitnehmer-Reisekosten Übernachtungsaufwand vorgenommen. Die Gegenbuchung findet auf dem entsprechenden Geldkonto, z. B. ‘Bank’ oder ‘Kasse’, statt.

Versteuern von Reisekosten

Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft sind nur bis zur jeweils aktuellen Höhe der Reisekostenpauschalen (Tabelle BMF) steuerfrei. Sind die tatsächlichen Aufwendungen höher, steht es dem Arbeitgeber frei, diese zu erstatten, er muss jedoch den über dem Spesensatz liegenden Betrag versteuern. Für den Mitarbeiter gilt dies ebenso. Erhält er beispielsweise 50% mehr Spesen als es der Höchstwert in der Tabelle des BMF vorsieht, wird dieser Teil als normales Einkommen angesehen und ist somit steuerpflichtig.

Reisekosten mit wenigen Klicks erfassen, buchen und versteuern

Auf einer Dienstreise fallen nicht nur Kosten für Verpflegung und Unterkunft an. Auch Reisenebenkosten wie beispielsweise Parktickets, Eintrittskarten, Teilnahmegebühren für Seminare oder Schulungen usw. müssen korrekt erfasst, gebucht und versteuert werden.

Dazu kommen Benzinkosten und Kilometergeld bei Nutzung eines Dienstwagens oder eines privaten Fahrzeugs, Maut- und Tunnelgebühren usw. Bei vielen Reisenden, die mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln in verschiedene Länder reisen, stellt eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung eine Herausforderung dar.

Reisekosten-App von Mobilexpense

Mit unserer innovativen Reisekosten-App erfassen, buchen und versteuern Sie Ihre Reisekosten einfach und gesetzeskonform. In der App sind die aktuellen Werte des BMF und, nach einmaliger Erfassung, die Stammdaten Ihres Reisenden gespeichert.

Geben Sie nur noch die Daten der jeweiligen Dienstreise (Reisedauer, Reiseziel, benutztes Verkehrsmittel usw.) ein, die Berechnung und Buchung übernimmt die App. Reduzieren Sie mit der App Zeit- und Verwaltungsaufwand und erfassen, buchen und versteuern Sie Reisekosten mit wenigen Klicks.