Massen­ge­neh­mi­gung im Reise­kos­ten-Manage­ment

Es ist der Schreck eines jeden Vertriebsleiters: Die tägliche Unterwerfung an den "zentralen Workflow" des Unternehmens. Aus der Sicht des Managements scheint es simpel; einfach alle Genehmigungen in einem zentralen Workflow-Tool aufzeichnen, am Ende des Tages kurz einloggen und alles innerhalb von 15 Minuten genehmigen.

Alle anderen Entscheidungen des Managements haben dazu geführt, dass das Business in den letzten Jahren erheblich gewachsen ist. Wo ein durchschnittlicher Manager einst 5 Mitarbeitern vorstand, kann das nun auf eine Anzahl von 20 Mitarbeitern angestiegen sein. Einige Geschäftsprozesse haben sich dadurch geändert, die Betriebssoftware ist jedoch dieselbe geblieben.

Der Deklarationsprozess

Ein gutes Beispiel für einen Prozess, der sich in Bezug auf den Arbeitsaufwand schneller als die betriebliche Software entwickelt hat, ist der Deklarationsprozess. Wo ein Manager einst maximal 5 Belege pro Tag kontrollieren musste, kann dies nun in Spitzenzeiten zu Hunderten von Belegen pro Woche führen. Diese müssen alle einzeln genehmigt werden, ganz zu schweigen von den Kilometerabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen. Logischerweise steigt die Nachfrage nach Massengenehmigungen, aber wie kann dies konform umgesetzt werden?

Herausforderungen bei Massengenehmigung

Die Herausforderung bei der Massengenehmigung von Deklarationen besteht darin, sicherzustellen, dass jeder betriebliche Aufwand die Beachtung erhält, die er verdient. Geht es bei der Genehmigung nur darum, so viele Belege wie möglich auf einmal auszuwählen und abzuhaken, wird in der Praxis keine einzige Genehmigung mehr überprüft. Dauert die Nachkontrolle einzelner Belege jedoch zu lange, wird der Genehmigungsprozess in der Regel wieder verkürzt, was zu Fehlern, Frustration und Zeitverlust führt. Aha, werden Sie denken, so ist das! Aber was ist denn dann ein geeigneter Ansatz?

Digitale Berichte

Eine gute Methode zur Massengenehmigung von Unkostendeklarationen ist eine Arbeitsmethode mit digitalen Deklarationsberichten, bei der die Mitarbeiter selbst die Wahl haben, die betrieblichen Aufwendungen pro Monat, Projekt oder Geschäftsreise zu bündeln. Berichte können durch einfache Kennzeichnungen wie beispielsweise Datum und Titel und mit zusätzlichem Text versehen werden. Dies fördert nicht nur die Massengenehmigung, sondern auch eine detaillierte Kontrolle seitens der Geschäftsleitung. Im Idealfall kann ein Vorgesetzter die Deklarationen pro Bericht in übersichtlicher Form durchgehen und Zeile für Zeile feststellen, ob die angefallenen Kosten geschäftlich zu rechtfertigen sind. Ist dies bei einer einzelnen Zeile nicht der Fall, können einzelne Deklarationen separat abgelehnt und andere Belege in Massen genehmigt werden.

Vorteile von Massengenehmigung

Ein System mit in Berichten gebündelten Deklarationen kann viele Vorteile bieten, vorausgesetzt, die unterstützende Betriebssoftware wurde mit dem Deklarationsprozess und dem Nutzer als Ausgangspunkt entwickelt. Nachfolgend einige Vorteile der Massengenehmigung mit Berichten:

• Automatische Kontrolle der Unternehmensrichtlinien (Höchstbeträge / Kostenarten / Kostenstellen / Teilnehmer)
• Dynamischer Workflow , der sich auf Basis von individuellen oder kollektiven Merkmalen von Deklarationen in einem Bericht ändern kann.
• Beschleunigte oder automatische Massengenehmigung auf Basis von vordefinierten Konditionen (in Kombination mit künstlicher Intelligenz / selbstlernenden Systemen).
• Weniger Handlungen von Genehmigenden (unter Beibehaltung von Kontrolle und Übersicht).
• Der Mitarbeiter kann den Status des Genehmigungsprozesses / der Erstattung pro Bericht übersichtlich einsehen.
• Ein Buchungssatz pro Bericht (mit mehreren Zeilen, auf dem/der richtigen Kreditor, Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Kostenmodell).

Mobilexpense für das Reisekostenmanagement

Es erfordert etwas Mut, den Deklarationsprozess getrennt von beispielsweise der Zeiterfassung oder dem Fakturierungsprozess zu sehen und damit einen zusätzlichen Workflow innerhalb der Organisation zu ermöglichen. Was aber, wenn dieser Workflow die Kontrolle verbessert und darüber hinaus Zeit spart? Aus der skeptischen Perspektive eines Außenstehenden ist es möglicherweise schwierig zu verstehen, warum sich zahlreiche Unternehmen für den Kauf spezialisierter Deklarationssoftware entscheiden. Bei Mobilexpense stellen wir fest, dass der Nutzer von Betriebssoftware unter anderem aufgrund der zunehmenden Digitalisierung immer mehr in den Mittelpunkt rückt und dass Unternehmen eine direkte Verbesserung von Benutzerfreundlichkeit, Verarbeitungszeit und Gewinn nutzen, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Ist die imaginäre Bodenwelle einmal überwunden, werden die Geschäftsprozesse beschleunigt - mit zufriedenen Nutzern als Resultat.