Fahrt­kos­ten­er­stat­tung: Metho­den, Beträge, Voraus­set­zun­gen

Ob mehrtägige Dienstreise oder Fahrt zum Kunden - auf jeder dienstlich veranlassten Fahrt fallen Fahrtkosten an. Fahrtkosten werden dem reisenden Mitarbeiter erstattet, unabhängig davon, ob dieser sein eigenes Fahrzeug, einen Dienstwagen oder öffentliche Verkehrsmittel nutzt.

Zur Berechnung der Fahrtkosten stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die im Folgenden ausführlich erklärt werden.

Voraussetzungen für die Fahrtkostenerstattung

Nutzt der Reisende sein privates Fahrzeug für betrieblich veranlasste Fahrten, steht ihm eine vollständige Erstattung seiner Fahrtkosten zu. Die Erstattung erfolgt ab dem ersten Kilometer, bei dem der Reisende sein Fahrzeug für die Dienstfahrt einsetzt, also beispielsweise bereits ab seinem Wohnort.

Nutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug lediglich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und hat er für Geschäftsreisen einen Dienstwagen zur Verfügung, hat er dennoch Anspruch auf die Erstattung der Fahrtkosten von seiner Wohnung zur Arbeitsstätte. Hier werden die Fahrtkosten mit der Kilometerpauschale, die auch Pendlerpauschale genannt wird, vergütet. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel, sein Auto, Fahrrad, Moped oder Motorrad benutzt oder zu Fuß zur Arbeit geht. Die Entfernungspauschale ist verkehrsmittelunabhängig.

Die Pendlerpauschale wird für die einfache (und kürzeste) Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gewährt. Die Kilometerpauschale nur einmal pro Tag geltend gemacht werden. Muss ein Arbeitnehmer mehrmals pro Tag zwischen Wohnung und Arbeitsplatz pendeln, gehen die Mehrkosten zu seinen Lasten.

Methoden der Fahrtkostenabrechnung

In vielen Unternehmen werden die Fahrtkosten zum Arbeitsplatz vom Arbeitgeber erstattet. Ist dies nicht der Fall, kann der Reisende seine Fahrtkosten bei der jährlichen Steuererklärung geltend machen. Er hat die Wahl, ob er mittels der gesetzlichen Kilometerpauschale oder anhand eines Fahrtenbuchs abrechnet.

Ebenso hat jeder Arbeitgeber die Wahl, ob er seinem Reisenden die gefahrenen Kilometer per Kilometerpauschale oder anhand von Nachweisen tatsächlicher Kosten (Fahrtenbuch) erstattet. Die Ausgaben für Fahrtkosten kann der Unternehmer als betrieblich veranlasste Kosten gewinnmindernd anbringen.

1. Fahrtkostenabrechnung mit der Pendlerpauschale (2023-2027)

Die Pendlerpauschale kann von Arbeitnehmern und Selbständigen in Anspruch genommen werden. Für die Nutzung des privaten Fahrzeugs gilt aktuell eine Kilometerpauschale (Pendlerpauschale) von € 0,30 ab dem ersten Kilometer. Im Rahmen des 2020 verabschiedeten Klimapaketes wurde für die Jahre 2021, 2022 und 2023 die Kilometerpauschale ab dem 21. Kilometer zunächst auf € 0,35 und für 2024, 2025 und 2026 auf € 0,38 angehoben. Mit dem Steuerentlastungsgesetz 2022 wurden diese Werte erneut angepasst, so dass für die Jahre 2022 bis einschließlich 2026 die Pendlerpauschale € 0,38 ab dem 21. Kilometer beträgt. Ab 2027 gilt dann wieder die bis einschließlich 2020 geltende Pauschale von € 0,30 pro Kilometer.

Die Kilometerpauschalen auf einen Blick:

• Jahr 2023: 1.- 20. Kilometer = € 0,30. Ab dem 21. Kilometer = € 0,38.
• Jahr 2024: 1.- 20. Kilometer = € 0,30. Ab dem 21. Kilometer = € 0,38.
• Jahr 2025: 1.- 20. Kilometer = € 0,30. Ab dem 21. Kilometer = € 0,38.
• Jahr 2026: 1.- 20. Kilometer = € 0,30. Ab dem 21. Kilometer = € 0,38.
• Jahr 2027: 1.- 20. Kilometer = € 0,30. Ab dem 21. Kilometer = € 0,30.

Die Werte der Pauschalen sind im Bundesreisekostengesetz (BRKG) zu finden. In diesen Pauschbeträgen sind nicht nur die reinen Benzinkosten enthalten, sondern ebenfalls die das Fahrzeug betreffenden Nebenkosten. Zu diesen zählen unter anderem Kfz-Steuer, Versicherung, Wartungs- und Reparaturkosten und Abschreibung.

2. Fahrtkostenabrechnung mit dem Fahrtenbuch

Übersteigen die tatsächlichen Fahrtkosten den gesetzlichen Pauschbetrag (der nicht eigenmächtig, beispielsweise aufgrund eines teuren Autos, erhöht werden darf), lohnt es sich in vielen Fällen, ein Fahrtenbuch zu führen und die tatsächlichen Kosten exakt zu dokumentieren.

Anforderungen an das Fahrtenbuch

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zeitaufwändig, lohnt sich aber, wenn hohe Kosten zu erwarten sind, die den gesetzlichen Betrag der Kilometerpauschale übersteigen. Das Fahrtenbuch verlangt folgende Angaben:

1. KFZ-Kennzeichen
2. Halter des Fahrzeugs
3. Fahrer des Fahrzeugs
4. Datum der Fahrt
5. Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende
6. Zweck der Fahrt

Das Fahrtenbuch muss lückenlos und absolut wahrheitsgetreu geführt werden, damit es vom Finanzamt anerkannt wird. Das Finanzamt kann bei der Prüfung des Fahrtenbuchs leicht Fehler finden, die die private oder geschäftliche Nutzung des privaten Fahrzeugs oder des Dienstwagens betreffen und das Fahrtenbuch daher nicht anerkennen.

Pendlerpauschale vs. Fahrtenbuch: Vor- und Nachteile

Jeder Betrieb und jeder Reisende muss die für ihn vorteilhafteste Variante wählen. Es kann immer nur eine Abrechnungsart gewählt werden; eine kombinierte Berechnung mit pauschalen und exakten Fahrtkosten ist nicht erlaubt.

Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist das Verwenden der Kilometerpauschale die einfachste Lösung. Der Arbeitnehmer notiert lediglich die Tage, an denen er seine Arbeitsstelle aufgesucht hat und multipliziert die Anzahl dieser Tage mit der für sein Fahrzeug geltenden Pauschale. Es dürfen nur Werte für die einfache Entfernung vom Wohnort zur Arbeitsstätte eingetragen werden. Diese Summe der pauschalen Fahrtkosten kann er bei der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen, falls er sie nicht vom Arbeitgeber ersetzt bekommt. Für 2023 gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.230,-.

Nutzt der Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug nur für kurze Strecken zwischen Wohnort und Arbeitsstätte, ist eine pauschale Abrechnung zu empfehlen.

Wird der private PKW jedoch häufig für Dienstreisen und weite Entfernungen eingesetzt und kaum für private Zwecke, kann das Führen eines Fahrtenbuchs durchaus von Vorteil sein. Die Kosten für Benzin, Verschleiß und Wertminderung des Fahrzeugs übersteigen oftmals den eher geringen Betrag der Pauschale.

Fahrtkostenabrechnung bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel

Nutzt der Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel, kann er kann zwischen der Kilometerpauschale und einer exakten Abrechnung der Fahrtkosten wählen. Falls beispielsweise die Fahrkarte für den Zug oder den Bus mehr als 30 Cent pro Kilometer kostet, kann er demnach den höheren Fahrpreis erstattet bekommen. Für Taxifahrten und Flugreisen ist keine Kilometerpauschale vorgesehen, hier werden die Kosten für die Taxifahrt bzw. das Flugticket erstattet.

Erstellung der Fahrtkostenabrechnung

Das Führen eines Fahrtenbuchs und die anschließende Erstellung einer Fahrtkostenabrechnung ist anspruchsvoll und zeitraubend. Es sind verschiedene Vorlagen und Formulare erhältlich, die manuell ausgefüllt werden können. Leicht können sich hierbei Fehler einschleichen, die im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt als illegale Bereicherung oder gar als Betrugsversuch angesehen werden.

Mit der praktischen App von Mobilexpense vermeiden Sie dieses Risiko und erledigen die lästige Pflicht der Fahrtkostenabrechnung mit wenigen Klicks. Die Pflichtangaben werden in Ihrem System gespeichert; Sie geben lediglich die variablen Details der Dienstreise ein. Die App erstellt Ihnen eine übersichtliche Fahrtkostenabrechnung - schnell und gesetzeskonform.

Fahrtkostenabrechnung mit der Mobilexpense App

Die praktische Reisekosten-App von Mobilexpense ist nach den Vorgaben der entsprechenden Gesetze immer auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Werte in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Gehen Sie bei der Fahrtkostenabrechnung kein unnötiges Risiko ein und verlassen Sie sich auf die Mobilexpense Reisekosten-App. So sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie für wichtigere Dinge in Ihrem Unternehmen nutzen können.