Im Folgenden stellen wir Ihnen zwei Methoden der Fahrtkostenerstattung vor: die Erstattung von Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe sowie die pauschale Erstattung.
Erstattung anhand Belegen
Bei der Erstattung von Fahrtkosten wird zunächst zwischen einer Erstattung tatsächlich anfallender Kosten und der pauschalen Erstattung unterschieden.
Die Erstattung der Kosten in tatsächlicher Höhe ist über die sogenannte Reisekostenabrechnung möglich. Hier werden Angaben zu der zu erstattenden Ausgabe gemacht. Wichtig ist, dass bei der Kostenerstattung in tatsächlicher Höhe ein Beleg erforderlich ist.
Die Erstattung anhand von Belegen ist insbesondere bei Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Flugzeug Gang und Gebe. Auch Maut- und Parkgebühren lassen sich anhand von Belegen in tatsächlicher Höhe erstatten.
Bei der klassischen, manuellen Reisekostenabrechnung auf Papier wird dieser der Reisekostenabrechnung angeheftet. Das Unternehmen überträgt Daten und Beleg ins System und erstattet dem Arbeitnehmer seine Auslagen.
Effizienter geht eine Reisekostenabrechnung mit der App von Mobilexpense. Belege lassen sich einscannen und in Echtzeit an den heimischen Server zu ermitteln. Dies verhindert, dass Papierbelege verloren gehen. Nicht selten verzichten Arbeitnehmer auf die Erstattung von Auslagen, weil sie die entsprechenden Belege nicht mehr finden... Dies gilt übrigens nicht nur für Fahrtkosten, sondern zahlreiche weitere Auslagen der Dienstreisenden.
Pauschale Erstattung
Je nach Verkehrsmittel kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die sogenannte Kilometerpauschale zahlen. Hierbei handelt es sich um eine pauschale Vergütung, auf die der Arbeitnehmer für dienstlich veranlasste Fahrten mit dem privaten Fahrzeug Anspruch hat.
Aber Achtung: Die Zahlung von Reisekostenpauschalen durch den Arbeitgeber ist keine gesetzliche Pflicht. Zahlt dieser keine Pauschalen, kann der Arbeitnehmer diese über die jährliche Einkommensteuererklärung geltend machen.
In der Praxis ist es üblich, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die Fahrtkosten bei der Fahrt mit dem privaten Fahrzeug anhand von Pauschalen erstatten.
Fazit
Fahrtkostenerstattung ist in den meisten Unternehmen Deutschlands Gang und Gebe.
Bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln (Bahn, Bus...), dem Flugzeug oder dem Taxi ist eine Erstattung dieser Kosten in tatsächlicher Höhe üblich. Bei der Erstattungspflicht (insbesondere die Notwendigkeit und die Höhe betreffend) gibt es gesetzliche Regeln. Um zu verhindern, dass Arbeitnehmer die Erstattung von Kunden anfordern, die gemäß dem Arbeitgeber unverhältnismäßig oder nicht erforderlich waren, hantieren viele Unternehmen eine Reisekostenrichtlinie.
Die pauschale Fahrtkostenerstattung ist in vielen deutschen Unternehmen für dienstliche Fahrten mit dem privaten Fahrzeug des Mitarbeiters üblich. Auch ist die Zahlung von Pauschalen für den Arbeitgeber grundsätzlich keine Pflicht, wird sie dennoch von vielen Unternehmen gewährt. Dies dient unter anderem der Mitarbeiterzufriedenheit. Auch für das Unternehmen ist die pauschale Vergütung eine relativ einfache Lösung.
Insbesondere größere Unternehmen stellen Mitarbeitern, die viele dienstliche Fahrten bewältigen, oft einen Dienstwagen zur Verfügung. Je nach individueller Lage kann das für das Unternehmen sogar vorteilhafter sein, als die Erstattung von Bahntickets, Taxifahrten oder Zahlung von Pauschalen. Hierfür gelten wiederrum eigene Regeln.
Beim Thema Fahrtkostenerstattung und -abrechnung schreibt der Gesetzgeber zahlreiche Voraussetzungen, Regeln und Ausnahmen vor, die nicht Gegenstand dieses Artikels sind. Bei diesem Artikel handelt es sich um allgemeine Informationen, die zur Orientierung dienen und keine steuerliche Beratung ersetzen.
Erstellung der Fahrtkostenabrechnung
Mit der praktischen App von Mobilexpense erstellen Sie eine Fahrtkostenabrechnung im Handumdrehen. Die praktische Reisekosten-App von Mobilexpense ist nach den Vorgaben der entsprechenden Gesetze immer auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Werte in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Gehen Sie bei der Fahrtkostenabrechnung kein unnötiges Risiko ein und verlassen Sie sich auf die Mobilexpense Reisekosten-App. So sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie für wichtigere Dinge in Ihrem Unternehmen nutzen können.
