Expense Compli­ance Deutsch­land mit Mobil­ex­pense

Dienstreisen und die Einhaltung von Reisekostenregelungen sind überall ein komplexes Thema, insbesondere in Deutschland. In diesem Artikel fassen wir alle Aspekte der deutschen Compliance im Bereich Spesen zusammen und versuchen, das Thema leicht verständlich zu machen.

Es gibt drei Kernpunkte für die Einhaltung der Vorschriften für Geschäftsreisen und Expense-Compliance in Deutschland:

• Tagegelder (Spesen)
• Kilometergeld und Pendlerpauschale
• GoBD Reporting und Kontrolle

Tagegelder (Spesen)

In Deutschland haben Dienstreisende, die mindestens acht Stunden auf Dienstreise sind, Anspruch auf Erstattung ihrer Verpflegung. Dieses sogenannte Tagegeld ist unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Die Spesensätze sind in der Tabelle des BMF (Bundesministerium der Finanzen) festgelegt und hängen vom Reiseziel (innerhalb Deutschlands oder im Ausland) und der Reisedauer ab.

Tagegelder (Spesen) 2023

Die Spesenregelung gilt sowohl für Reisen innerhalb als auch außerhalb von Deutschland:

• Abwesenheit < 8 Stunden: kein Anspruch auf Spesen
• Abwesenheit 8 - 24 Stunden: kleiner Spesensatz
• Abwesenheit > 24 Stunden: großer Spesensatz

Für Deutschland gilt 2023 ein kleiner Spesensatz von max. 14 Euro und ein großer Spesensatz von max. 28 Euro. Bis zu dieser Höhe sind die Spesen (Tagegelder) steuerfrei.

Hinweis: Bei mehrtägigen Reisen erhält der Reisende am ersten und letzten Tag, unabhängig von der Dauer der Reise, den kleinen Spesensatz.

Abzüge vom Tagegeld

Für Mahlzeiten, die Arbeitnehmer nicht selbst bezahlt haben, werden Abzüge vom Tagegeld vorgenommen. Ist beispielsweise das Frühstück in den Übernachtungskosten enthalten (die vom Arbeitgeber erstattet werden) oder wird dem Reisenden im Rahmen einer Veranstaltung ein Mittagessen serviert, gelten, unabhängig vom Reiseland, folgende Abzüge:

• 20 % für ein Frühstück
• 40 % für ein Mittagessen
• 40 % für ein Abendessen

Dreimonatsregel

Tagegelder sind nur bis zu drei Monaten ununterbrochenen Aufenthalts an einem Reiseziel steuerfrei. Dies ist die "Dreimonatsregel", auch bekannt unter dem Namen "Dreimonatsfrist".

Dauert ein Aufenthalt länger als drei Tage in einer Woche, gilt er als "langer Aufenthalt". Jeder weitere Aufenthalt an demselben Ort verlängert den "langen Aufenthalt", wenn zwischen jedem dieser weiteren Aufenthalte weniger als 28 Tage liegen.

Spesen für Aufenthalte, die länger als drei Monate an einem Ort dauern, sind für den Arbeitnehmer steuerpflichtig.

Kilometergeld und Pendlerpauschale 2023

Nutzt der Reisende sein privates Fahrzeug für betrieblich veranlasste Fahrten, steht ihm eine vollständige Erstattung seiner Fahrtkosten zu. Die Erstattung erfolgt ab dem ersten Kilometer, bei dem der Reisende sein Fahrzeug für die Dienstfahrt einsetzt, also beispielsweise bereits ab seinem Wohnort. Arbeitgeber können ihren Beschäftigten die Nutzung ihres eigenen Fahrzeugs für Dienstreisen mit dem sogenannten Kilometergeld vergüten.

Für 2023 gilt folgendes Kilometergeld:

• Pkw: 0,30 €/km ab dem ersten Kilometer, 0,38 €/km ab dem 21. Kilometer
• Motorrad/Roller/Moped: 0,20 €/km
• Fahrrad: 5 €/Monat

Die Werte sind im Bundesreisekostengesetz (BRKG) zu finden. Die einst geltenden Kilometersätze für Fahrräder (0,05 €/km) sowie die Pauschsätze für die Mitnahme von Fahrgästen (0,02 €/km) dürfen nach dem aktuellen Gesetzeswortlaut nicht mehr angewendet werden.

Das Kilometergeld darf nicht mit der Pendlerpauschale verwechselt werden. Diese gilt für Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnort. Nutzt ein Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug für Fahrten zur Arbeitsstätte, steht ihm die sogenannte Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) zu. Die Pendlerpauschale ist verkehrsmittelunabhängig. Die Höhe der Pendlerpauschale beträgt 2023 0,30 €/km ab dem ersten Kilometer und 0,38 €/km ab dem 21. Kilometer. Für diese Pauschale gilt derzeit ein jährlicher Höchstbetrag von 4.500 Euro.

GoBD Reporting und Kontrolle

Reporting und digitale Aufbewahrung

In der GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff definiert. Sie befassen sich mit der ordnungsgemäßen elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen und dem Umgang mit steuerlich relevanten Dokumenten wie beispielsweise Spesen.

Die Neufassung der GoBD ermöglicht das mobile Scannen, die digitale Speicherung (E-Archivierung) und die Nutzung von Cloud-Systemen für ein papierloses Finanzwesen.

Kontrolle

Die GoBD weisen auch auf die Compliance-Anforderungen an den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen durch die deutschen Finanzbehörden hin. Dabei gibt es drei Stufen des Zugriffs, wobei die Finanzverwaltung entscheiden kann, welchen Zugriff sie bei einer Prüfung erhalten muss:

• Z1 - Direkter Nur-Lesezugriff
• Z2 - Indirekter Zugriff
• Z3 - Datenträgerfreigabe/Datentransfer

BONUS: Rückerstattung der Mehrwertsteuer

Unternehmen, die sich korrekt an die GoBD halten, können ein vollständig papierloses Finanzwesen und Steuerverfahren hantieren, einschließlich der Rückforderung der ausländischen Mehrwertsteuer. Sie können entweder ihre eigenen Rückforderungen einreichen oder ein Steuerbüro mit der Rückforderung der Mehrwertsteuer beauftragen.

Zu den am häufigsten erstattungsfähigen Ausgaben gehören:

• Hotelaufenthalte
• Autovermietung
• Konferenzen und Veranstaltungen
• Aus- und Fortbildungsmaßnahmen
• Marketing

Mit zahlreichen in Deutschland tätigen Kunden hat Mobilexpense die Compliance-Anforderungen des Landes gemeistert. Unsere Compliance-Abteilung überwacht aktiv Updates aus über 70 Ländern und aktualisiert die Anwendung mit den neuesten Änderungen. Von Freibeträgen über GoBD-Grundsätze bis hin zur integrierten Mehrwertsteuererstattung garantieren wir unseren Kunden ein sorgenfreies und problemloses Expense Management.

Ob Sie ein deutsches Unternehmen oder ein in Deutschland tätiger multinationaler Konzern sind - Mobilexpense hat die richtige Compliance-Lösung für Sie.