Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand

Lesedauer: 2 min
Nov 18, 2022
Auswärtstätigkeiten erstrecken sich oft über mehrere Wochen oder sogar Monate. Um die nicht unerheblichen Kosten für des reisenden Mitarbeiters aufzufangen, wurde der Verpflegungsmehraufwand eingeführt.
 
Der Verpflegungsmehraufwand gilt jedoch nicht unbegrenzt, sondern ist  grundsätzlich auf drei Monate befristet. Diese Regel ist auch als Dreimonatsfrist bekannt.


In diesem Artikel erfahren Sie einige grundlegende Informationen zur Dreimonatsfrist.

Verpflegungsmehraufwand 2024

Zunächst ein paar grundlegende Worte zum Verpflegungsmehraufwand.

Beim Verpflegungsmehraufwand, auch Spesen genannt, wird zwischen der "kleinen Pauschale" und der "großen Pauschale" unterschieden. Für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden erhält der Reisende die sogenannte kleine Pauschale, das sind in Deutschland € 14 (*). Für eine Abwesenheit ab 24 Stunden darf der Reisende die große Pauschale, im Inland € 28 (*), geltend machen. Für das Ausland gelten abweichende Werte.

(*) Hinweis: Die oben genannten Werte beziehen sich auf 2023. Die Werte für das Jahr 2024 werden voraussichtlich erhöht: €15 (statt €14) für den kleinen Spesensatz sowie €30 (statt €28) für den großen Spesensatz. Die Werte sind jedoch noch nicht definitiv, da sich die Verabschiedung des Wachstumsförderungsgesetzes verzögert. (Stand 01.01.2024)

Was ist die Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand?

Die Zahlung des Verpflegungsmehraufwands beträgt drei Monate. Diese Höchstgrenze ist auch als Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand bekannt. Die Dreimonatsfrist bedeutet, dass der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand auf drei Monate begrenzt ist. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, endet der Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand.

Die Dreimonatspflicht ist Teil des Einkommenssteuergesetz und lautet "Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt." (Quelle: § 9, Abs. 4a, Satz 6). 

Für wen gilt die Dreimonatsfrist?

Grundsätzlich gilt die Dreimonatsfrist für Arbeitnehmer, die eine erste Tätigkeitsstätte haben. Hierzu zählen unter anderem auch Arbeitnehmer, die ausschließlich wechselnde Einsatzorte haben (z.B. Leiharbeiter). Dazu zählen jedoch nicht ständige Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Ausnahmen der Dreimonatsfrist

Es gibt zahlreiche Szenarien, in denen die Dreimonatsfrist nicht gilt. Dies bedeutet, dass die Zahlung des Verpflegungsmehraufwands in den jeweiligen Fällen nicht auf drei Monate begrenzt ist.

Eine dieser Ausnahmen ist die Unterbrechung der Auswärtstätigkeit für einen Zeitraum von mindestens 4 Wochen. Der Grund für die Unterbrechung ist hierbei irrelevant (Innendienst, Urlaub, Krankheit...).

Übrigens: Ist der Arbeitnehmer zwischenzeitich krank und führt die Tätigkeit nicht aus, liegt die Abwesenheit jedoch unter 4 Wochen (z.B. 1 Woche), führt dies nicht zu einer Unterbrechung, Verlängerung oder Neubeginn der Dreimonatsfirst.

Außerdem beginnt die Dreimonatsfrist nicht zum Jahresbeginn neu, sondern gilt immer für drei aufeinanderfolgende Monate, ungeachtet eines Jahreswechsels. Beginnt ein Mitarbeiter seine Auswärtstätigkeit zum 1. Dezember eines Jahres, endet die Dreimonatsfirst zum 30. April des nächsten Jahres. Sie wird also nicht zum 1. Januar neu begonnen (bis Ende Mai). 

Es gibt weitere Besonderheiten und Ausnahmeregelungen rund um die Dreimonatsfrist. Diese entnehmen Sie dem Einkommensteuergesetz (EStG).

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