Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand

Was bedeutet die Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand?

Dienstreisen können sich über Wochen oder sogar Monate erstrecken. Damit Mitarbeitende für zusätzliche Mahlzeiten außerhalb ihres Wohnorts entschädigt werden, gibt es den Verpflegungsmehraufwand – eine steuerfreie Pauschale für Mehrkosten auf Geschäftsreisen.

Doch: Diese Pauschale gilt nicht unbegrenzt.
Die sogenannte Dreimonatsfrist legt fest, dass Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Einsatzstelle steuerfrei ausgezahlt werden dürfen.

Diese Regelung basiert auf § 9 Abs. 4a Satz 6 Einkommensteuergesetz (EStG).

„Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt.“

Warum gibt es die Dreimonatsfrist?

Die Frist soll verhindern, dass ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis am selben Ort steuerlich wie eine ständig wechselnde Dienstreise behandelt wird.
Nach drei Monaten gilt der Einsatzort steuerlich als erste Tätigkeitsstätte – damit entfällt der Anspruch auf den steuerfreien Verpflegungsmehraufwand.

Für Unternehmen bedeutet das:
Nur für die ersten drei Monate einer langfristigen Entsendung dürfen Spesen steuerfrei erstattet werden. Danach gelten andere Regeln, etwa für Unterkunft oder Fahrtkosten.

Verpflegungsmehraufwand 2025: Aktuelle Pauschalen

Im Jahr 2025 gelten weiterhin die bekannten Inlandspauschalen:

• 14 € bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
• 28 € bei ganztägiger Abwesenheit (mindestens 24 Stunden)
• 9 € Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer (seit 2024)

Für Auslandsreisen gelten abweichende Werte, die je nach Land variieren.
Eine geplante Erhöhung der Inlandspauschalen wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes nicht umgesetzt. Die Aktuellen Spesenpauschalen für das Ausland finden Sie in unserem Blogartikel.

Für wen gilt die Dreimonatsfrist?

Die Dreimonatsfrist gilt für alle Arbeitnehmer:innen mit einer ersten Tätigkeitsstätte, die zeitweise an einem anderen Ort arbeiten.

Dazu zählen u. a.:

• Außendienstmitarbeitende
• Leiharbeitende mit wechselnden Einsatzorten
• Projektmitarbeitende, z. B. auf Baustellen

Nicht betroffen sind Tätigkeiten auf mobilen Einrichtungen wie Flugzeugen, Schiffen oder Fahrzeugen. Hier liegt keine feste Tätigkeitsstätte vor, daher greift die Dreimonatsfrist nicht.

Beginn, Ende und Unterbrechung der Dreimonatsfrist

Die Frist beginnt mit dem ersten Tag der Auswärtstätigkeit und endet nach drei vollen Monaten.

Ausnahmen: Wann beginnt die Dreimonatsfrist neu?

Die Dreimonatsfrist gilt nicht uneingeschränkt. Es gibt Situationen, in denen sie unterbrochen oder vollständig neu gestartet wird. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn eine Auswärtstätigkeit mindestens vier Wochen lang unterbrochen wird – unabhängig vom Grund.

Das bedeutet:
Auch wenn die Tätigkeit am selben Ort später wieder aufgenommen wird, darf der Verpflegungsmehraufwand erneut für weitere drei Monate steuerfrei gezahlt werden.

Typische Gründe für eine solche Unterbrechung sind:

• Urlaub – z. B. eine längere Reise oder Jahresurlaub
• Krankheit – wenn der Mitarbeitende über vier Wochen ausfällt
• Einsatz im Innendienst – etwa für interne Projekte oder Schulungen
• Wechsel der Einsatzstelle – z. B. von einer Baustelle auf eine andere

Eine Unterbrechung muss mindestens vier Wochen betragen, um die Frist zurückzusetzen. Kurzzeitige Abwesenheiten – etwa eine Woche Krankheit oder ein verlängertes Wochenende – reichen dafür nicht aus.

Übrigens: Die Dreimonatsfrist beginnt nicht automatisch zum Jahresanfang neu. Sie gilt immer für drei zusammenhängende Kalendermonate, unabhängig vom Jahreswechsel.

In der Praxis gibt es noch weitere Besonderheiten und Sonderfälle, etwa bei unterbrochenen Projekten oder saisonalen Tätigkeiten.
Die rechtliche Grundlage hierfür finden Sie im § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG).

Dreimonatsfrist digital und fehlerfrei einhalten

Gerade bei vielen Mitarbeitenden, mehreren Projekten und unterschiedlichen Einsatzorten kann es leicht passieren, dass Fristen übersehen oder falsch berechnet werden.

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Fazit: Dreimonatsfrist einfach im Blick behalten

Die Dreimonatsfrist ist ein zentrales Element der steuerfreien Reisekostenabrechnung. Unternehmen, die diese Regel konsequent beachten, vermeiden nicht nur Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen, sondern profitieren auch von einem transparenten und fehlerfreien Prozess.

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