Dreimo­nats­frist beim Verpfle­gungs­mehr­auf­wand (Wissens­wer­tes und Ausnah­men)

Dienstreisen im In- und Ausland erstrecken sich oft über mehrere Wochen oder sogar Monate. Um die nicht unerheblichen Kosten für Verpflegungsmehraufwand und Unterkunft des reisenden Mitarbeiters aufzufangen, wurden die Reisekostenpauschalen eingeführt, die jeder Reisende geltend machen kann. Die Verpflegungspauschalen gelten jedoch nicht unbegrenzt, sondern sind grundsätzlich auf drei Monate befristet. Diese Regel ist auch als Dreimonatsfrist bekannt.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Regeln und Ausnahmen es rund um die Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand zu beachten gilt.

Verpflegungsmehraufwand im Inland und Ausland

Zunächst ein paar Worte zum Verpflegungsmehraufwand.

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, auch Spesen genannt, werden in verschiedene Stufen aufgeteilt. Für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden erhält der Reisende die sogenannte ‘kleine Pauschale’, das sind in Deutschland € 14. Für eine Abwesenheit ab 24 Stunden darf der Reisende die ‘große Pauschale’, im Inland € 28, geltend machen.

Darüber hinaus gibt es die ‘Mitternachtsregelung’. Diese greift bei Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung, beispielsweise, wenn sich eine Dienstreise mit nächtlicher Tätigkeit über zwei Kalendertage erstreckt. Für diese Nachtarbeit darf der Pauschbetrag von € 14 berechnet werden. Er wird dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit zugeordnet.

Für das In- und Ausland gelten verschiedene Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand. Für das Ausland gelten teils deutlich höhere Pauschalen als im Inland, die sich nach den Lebenshaltungskosten des Ziellandes richten.

Alle aktuellen Höchstwerte sind in der Tabelle des Bundesministerium der Finanzen (BMF) aufgelistet, die 180 Länder umfasst. Jährlich zum Jahresende veröffentlicht das BMF eine neue Tabelle mit den aktuellen Verpflegungspauschalen. Berechnen Sie Ihre Spesen mit der Reisekosten App von Mobilexpense, wird der Verpflegungsaufwand automatisch mit den aktuellen Pauschalen des jeweiligen Landes berechnet.

Was ist die Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand?

Die Höchstgrenze für die Zahlung der oben erklärten Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert und gilt sowohl für angestellte Reisende als auch für selbständige Unternehmer. Diese Höchstgrenze ist auch als Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand bekannt.

Die Dreimonatsfrist bedeutet, dass der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand auf drei Monats begrenzt ist. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale, da hier nicht mehr von einer Dienstreise, sondern von einem festen Verbleib ausgegangen wird.

Für wen gilt die Dreimonatsfrist?

Die Dreimonatsfrist gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Einsatz an unterschiedlichen Orten, wenn die Tätigkeit für nur einen Auftraggeber ausgeführt wird. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur ständige Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

In dem “Ergänzten BMF-Schreiben zur Reisekostenreform 2014“ wird ausführlich erklärt, wann bei wechselnden Einsatzorten die Dreimonatsfrist gilt. Kommt es während einer Auswärtstätigkeit zu einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen, beginnt die Dreimonatsfrist von Neuem. Die Gründe für die Unterbrechung sind irrelevant.

Ist der Mitarbeiter hintereinander für verschiedene Auftraggeber an demselben oder an verschiedenen Orten tätig und beträgt die Unterbrechung der Reise weniger als vier Wochen, greift die Dreimonatsfrist nicht und der Reisende kommt weiterhin in den Genuss des Verpflegungsmehraufwands.

Auch wenn der Reisende jeweils nur ein bis zwei Tage an einem auswärtigen Ort tätig ist, ist die Zahlung der Spesen nicht auf drei Monate beschränkt.

Ausnahmen der Dreimonatsfrist

Die Dreimonatsfrist gilt in den nachstehenden Situationen nicht. Dies bedeutet, dass die Zahlung des Verpflegungsmehraufwands in den nachfolgenden Szenarien nicht auf drei Monate begrenzt ist.

1. Die Auswärtstätigkeit wird für mehr als 4 Wochen unterbrochen (Innendienst, Urlaub, Krankheit...).
2. Die Auswärtstätigkeit wird für verschiedene Auftraggeber ausgeführt.
3. Die Auswärtstätigkeit beansprucht maximal 2 Tage pro Woche.

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