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Compli­ance: Bedeu­tung, Anfor­de­run­gen und Ziele

Compliance Bedeutung Unternehmen

Für Mitarbeiter, die internationale Dienstreisen unternehmen, wird es immer schwieriger, den Überblick über ihre Ausgaben zu behalten und mit der neuesten Technologie Schritt zu halten.

Hotelrechnungen, Geschäftsessen, private Mahlzeiten, Tankquittungen und vieles mehr müssen erfasst, gebucht und gesetzeskonform aufbewahrt werden. Jedes Unternehmen und jeder Mitarbeiter muss sich an Gesetze und Regeln verschiedener Länder halten.

Auch treten auf Dienstreisen diverse Fragen auf: Welche Kosten übernimmt das Unternehmen? An welche Höchstwerte für tägliche Aufwendungen muss sich der Mitarbeiter im In- und Ausland halten?

Ein Compliance Management System, in dem alle betriebsinternen Vorgaben erfasst sind, ist hier die Lösung.

Im internationalen Geschäftsverkehr müssen die Vorschriften des Auslands gemäß Foreign Corrupt Practices Act (USA) und der UK Bribary Act (GB) beachtet werden. Für Deutschland ist der Deutsche Corporate Governance Kodex anzuwenden. Dieser wurde von einer Kommission aus Unternehmern und Wissenschaftlern entwickelt und enthält Empfehlungen für eine gesetzeskonforme Unternehmensführung.

Was bedeutet Compliance für Ihr Unternehmen?

Compliance bedeutet per Definition Regelkonformität. Gesetze müssen befolgt und bindende Bestimmungen innerhalb des Unternehmens eingehalten werden. Vorgaben des privaten und öffentlichen Rechts als auch des Strafrechts müssen beachtet werden. Compliance ist keine Möglichkeit mehr für Ihr Unternehmen, es ist eine Pflicht, wenn Sie nicht wegen (unbeabsichtigter) Regelverstöße belangt werden wollen. Compliance dient daher vornehmlich dem Schutz Ihres Unternehmens.

Compliance Anforderungen

Die Compliance-Anforderungen hängen von der Branche und der Unternehmensgröße ab. Für ein Compliance Management System (CMS) gibt es verschiedene Empfehlungen und Anforderungen. Jedes System ist individuell anpassbar. In der ISO 19600 (Level B-Norm) sehen Sie Empfehlungen für die Compliance. Streben Sie jedoch eine Zertifizierung an, müssen Sie bestimmte Anforderungen erfüllen, die in der ISO 37301 (global geltende Level A-Norm) nachzulesen sind.

Definition und Ziele der Compliance

Die Hauptziele der Compliance sind Risikominimierung, Effizienzsteigerung und Effektivitätssteigerung. Die Compliance-Ziele und -Anforderungen sind in der ISO 37301 ausführlich beschrieben. Definiert wird die Compliance in der ISO 37301, P. 3.29 wie folgt: “Werte, ethische Grundsätze und Überzeugungen, die in der gesamten Organisation bestehen und mit den Strukturen und Steuerungssystemen der Organisation interagieren, um Verhaltensnormen zu erzeugen, die die Compliance unterstützen.

Die Hauptziele der Compliance auf einen Blick:

1. Risikominimierung

Bei der Risikominimierung werden Sicherheitsverletzungen eliminiert. Das bedeutet weniger negatives Reporting. Zudem erhalten Prozesse mehr Transparenz.

2. Effizienzsteigerung

Zentrale Verwaltung und schneller Datenzugriff stehen im Vordergrund. Vorhandene Kontrollmechanismen werden optimiert. Das Ergebnis ist eine höhere Produktivität.

3. Effektivitätssteigerung

Automatisierung von Kontrollmechanismen spart Verwaltungsaufwand und Zeit. Dank gesetzeskonformer Daten können fundierte und transparente Entscheidungen getroffen werden.

Die ISO 37301 sieht regelmäßige Mitarbeiterschulungen ab Arbeitsbeginn vor. Auch wird durch regelmäßige Kontrollen sichergestellt, dass die Compliance-Ziele erreicht werden.

Compliance Management System

Wie Sie Compliance in Ihrem Unternehmen aufbauen, ist nicht per Gesetz definiert. Sie haben einen eigenen Ermessensspielraum, welche Elemente Sie integrieren möchten. Je mehr Ihr Unternehmen den oben erwähnten Deutschen Corporate Governance Kodex handhabt, desto wettbewerbsfähiger wird es letztendlich sein.

Viele Auftraggeber prüfen mittlerweile vor der Vergabe von Aufträgen die Compliance potentieller Geschäftspartner. Ein gutes Compliance Management System ist daher mit Blick auf die Zukunft von Vorteil.

Bedeutung und Akzeptanz der Unternehmens-Compliance

Ein Compliance Management System ist nur erfolgreich, wenn es innerhalb des Unternehmens von oben nach unten gelebt wird. Führungskräfte müssen daher mit gutem Beispiel vorangehen. Sinnvoll ist ebenfalls ein betriebsinterner Leitfaden, an dem sich die Mitarbeiter orientieren können. Auch ein zentraler Ansprechpartner kann bei der Einhaltung der Compliance-Richtlinien helfen und den Mitarbeitern Sicherheit geben.

Ohne eine gute Kommunikation kann Compliance nicht funktionieren. Nicht nur müssen die Mitarbeiter miteinander kommunizieren, sondern auch kontinuierlich Informationen an Vorgesetzte und Untergebene weitergeben, damit alle immer auf dem neuesten Stand sind.

Regeln, die verstanden werden und sinnvoll sind, werden von Arbeitnehmern am besten akzeptiert und verinnerlicht. Souveräne Compliance-Manager wissen ihren Mitarbeitern mögliche Ängste oder Vorbehalte zu nehmen und schaffen ein für alle angenehmes Betriebsklima.

Compliance mit Mobilexpense

Mit Mobilexpense werden Risiken und relevante Handlungsfelder in Ihrem Unternehmen identifiziert. Anschließend werden die Compliance-Strukturen im Unternehmen entsprechend aufgebaut, aktualisiert oder angepasst. Beispielsweise können Compliance-Richtlinien neu definiert oder ein Verhaltenskodex für die Arbeitnehmer eingeführt werden.

Natürlich kann Compliance nur funktionieren, wenn sie von der Führungsebene gelebt, kommuniziert und kontrolliert wird. Zudem müssen ausreichend Ressourcen für die Einhaltung der Compliance zur Verfügung gestellt werden

Die innovative Reisekosten-App von Mobilexpense erfüllt internationale Compliance-Anforderungen. Ihre Mitarbeiter erstellen per mobilem Endgerät mit wenigen Klicks die Reisekostenabrechnung, die von Ihrem System automatisch geprüft, genehmigt und gebucht wird. Die Datenspeicherung erfolgt digital, so dass ein permanenter Zugriff auf sämtliche Belege und Daten stets gewährleistet ist. Datenübertragung und Speicherung erfolgen über eine verschlüsselte Verbindung, so dass auch in Punkto Sicherheit keine Wünsche offenbleiben. Zudem müssen dank der Neufassung der GoBD in den meisten Fällen keine Originalbelege mehr aufbewahrt werden, was Ihnen wertvollen Lagerraum spart.

Compliance in mehr als 70 Ländern

Wir betreuen Kunden weltweit. Unsere Lösungen für Ihr Expense Management erfüllen die Compliance-Anforderungen für mehr als 70 Länder. Mobilexpense ist stets mit aktuellen Finanzdaten, Umsatzsteuersätzen, Freibeträgen, Reisekostenpauschalen und Wechselkursen des Inlands und Auslands versehen. Wir folgen Gesetzesänderungen auf dem Fuß und passen Steuersätze, Pauschalen und Höchstwerte unmittelbar nach Erscheinen an.

Die Travel & Expense Lösung von Mobilexpense

Die cloudbasierte Plattform von Mobilexpense erleichtert Arbeitgebern und Arbeitnehmern eine reibungslose Reisekostenabrechnung. Sämtliche auf Dienstreisen anfallende Belege können dank mobilem Scannen per OCR erfasst, in Realtime an den heimischen Server übermittelt und digital gespeichert werden. Eigene Unternehmensrichtlinien können jederzeit in die Reisekosten-App integriert werden, so dass Sie beispielsweise auch mit eigenen Reisekostenpauschalen arbeiten können.

Zudem verfügt die Reisekosten-App von Mobilexpense über eine Kreditkartenintegration, so dass alle Zahlungen automatisch den eingescannten Belegen zugeordnet werden. Die Zeiten, da Mitarbeiter ihre Reisekosten vorstrecken mussten, gehören der Vergangenheit an. Mit einer Firmenkreditkarte sparen Arbeitgeber und Reisende lästige Abrechnungen und Erstattungen.

Welche Compliance-Ziele wir verfolgen

Im Zeitalter der Technik möchten wir die Arbeit für Unternehmer und Mitarbeiter vereinfachen. Wir folgen den neuesten Business-Trends und digitalisieren, wo es möglich und sinnvoll ist. Dabei verlieren wir niemals die internationalen Compliance-Anforderungen aus den Augen. Unsere Travel & Expense Management Lösung arbeitet immer gesetzeskonform und kann problemlos in Ihr bestehendes System integriert werden. Lassen Sie sich von unserem Team umfassend beraten und buchen Sie eine persönliche Demo!

Veröffentlicht am 09 Jan. 2023

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