Verpfle­gungs­zu­schuss: Steuer­freier Zuschuss bei Auswärts­tä­tig­kei­ten

Jeder dienstlich Reisende hat Anspruch auf Erstattung seiner Reisekosten. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht zur Zahlung von Reisekostenpauschalen verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter bei seiner dienstlich veranlassten Fahrt und seiner Auswärtstätigkeit keinen Verpflegungszuschuss und keine Vergütung für Übernachtungen von seinem Betrieb, kann er diese Aufwendungen bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Für die Werbungskosten gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Kürzungen des Verpflegungszuschusses

Grundsätzlich stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Werden Mahlzeiten jedoch durch Dritte gestellt oder sind diese im Hotelpreis enthalten, wird eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen. Ist bei einer Übernachtung das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Höchstdauer für die Zahlung des Verpflegungszuschusses

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert und gilt sowohl für angestellte Reisende als auch für selbständige Unternehmer. Verbleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale, da hier nicht mehr von einer Dienstreise, sondern von einem festen Verbleib ausgegangen wird. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Einsatz an unterschiedlichen Orten, wenn die Tätigkeit für nur einen Auftraggeber ausgeführt wird. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur ständige Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Steuerfreier Verpflegungszuschuss

Alle Höchstwerte der täglichen Verpflegungspauschalen sind in der Tabelle des Bundesfinanzministeriums der Finanzen (BMF) aufgeführt, die insgesamt 180 Länder umfasst. Diese Beträge stehen dem Arbeitnehmer steuerfrei zu. Zahlt ein Arbeitgeber darüber hinaus weitere Verpflegungszuschüsse, müssen diese versteuert werden.

Mobiles Scannen, Speichern und Berechnen mit Mobilexpense

Verpflegungspauschalen können anhand der Tabelle des BMF manuell berechnet und im System gespeichert werden. Quittungen und Rechnungen können ebenfalls per Hand eingepflegt werden. Warum sollten Sie sich diese Arbeit machen? Das geht jetzt auch einfacher, nicht zuletzt dank der Neufassung der GoBD: Möchten Sie auf Dienstreisen Ihre Belege sofort mobil scannen und im System speichern? Mobilexpense ermöglicht Ihnen das mobile Scannen aller Belege in Echtzeit, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Die Mobilexpense App arbeitet mit der sogenannten ‘Realtime OCR’ (Datenerkennung in Echtzeit). Sie scannen lediglich die auf einer Reise anfallenden Belege für Verpflegung, Unterkunft und Reisenebenkosten wie Kraftstoffkosten, Park- oder Eintrittstickets usw ein, die Berechnung aller Zuschüsse und Pauschalen übernimmt die App. Diese ist gemäß der aktuellen Werte des BMF immer auf dem neuesten Stand. Erstellen Sie Ihre Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks!