Compliance

Verpflegungspauschale 2025: Was gilt für Dienstreisende?

Lesedauer: 3 min

Apr. 2, 2025

Wer beruflich unterwegs ist, hat grundsätzlich Anspruch auf eine Erstattung seiner Reisekosten. Neben Fahrt- und Übernachtungskosten betrifft das vor allem die Verpflegung – denn während einer Dienstreise entstehen in der Regel zusätzliche Ausgaben für Mahlzeiten.

Für diese sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen können Arbeitnehmende eine Verpflegungspauschale geltend machen. Arbeitgeber können die Pauschalen steuerfrei erstatten, oder Mitarbeitende machen sie in der Steuererklärung selbst geltend.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige zur Verpflegungspauschale 2025: Welche aktuellen Beträge gelten, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie die Pauschalen korrekt abgerechnet werden.

Verpflegungspauschale auf Dienstreisen

Ob ein- oder mehrtägige Geschäftsreise, ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden hat ein Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf einen Verpflegungszuschuss im Rahmen der Verpflegungspauschale.

Ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von zu Hause greift der kleine Spesensatz mit € 14, beträgt die Abwesenheit mindestens 24 Stunden, erhält der Reisende € 28 Spesen netto zur freien Verfügung. Bis zu den genannten Beträgen sind die Spesen steuerfrei.

Abwesenheit	Verpflegungspauschale 2025
Mehr als 8 Stunden	14 €
Mindestens 24 Stunden (ganztägige Abwesenheit)	28 €
An- oder Abreisetag bei mehrtägiger Reise	14 €

Hinweis: Ursprünglich war im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eine weitere Anhebung der Pauschalen geplant. Das im März 2024 verabschiedete Gesetz enthält diese Erhöhung jedoch nicht mehr. Daher gelten für Dienstreisen im Inland weiterhin die zum 1. Januar 2024 angepassten Beträge.

Für Berufskraftfahrer wurde die zusätzliche Pauschale ab dem 1. Januar 2024 von 8 € auf 9 € je Kalendertag erhöht. Diese Regelung gilt auch 2025 unverändert weiter.

Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen

Für Dienstreisen ins Ausland gelten abweichende Verpflegungspauschalen, die je nach Zielland unterschiedlich hoch sind.
Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jährlich eine Übersicht über die gültigen Auslandspauschalen.

Beispielsweise sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand in Ländern wie Frankreich oder den USA deutlich höher als in Deutschland.

Wichtig:
Die Auslandspauschalen müssen bei der Reisekostenabrechnung separat berücksichtigt werden. Auch hier gelten die gleichen Kürzungsregeln bei gestellten Mahlzeiten.

Besonderheiten bei der Verpflegungspauschale

Nachfolgend finden Sie einige wichtige Aspekte, die Arbeitnehmer:innen zum Thema Verpflegungspauschale wissen sollten.

Anspruch auf Verpflegungspauschale

Viele Arbeitnehmende gehen davon aus, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, eine Verpflegungspauschale für Dienstreisen zu zahlen.
Das ist jedoch nicht der Fall.

Eine Erstattungspflicht besteht nur für tatsächlich angefallene Aufwendungen, die anhand von Belegen nachgewiesen werden müssen – zum Beispiel für Eintrittskarten, Geschäftsessen oder Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel.

Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt. Wichtig: Die Auslagen müssen mit der Ausführung des Auftrags in Zusammenhang stehen und „für erforderlich gehalten werden können“ (Verhältnismäßigkeitsgrundsatz).

Für die pauschale Zahlung einer Verpflegungspauschale besteht hingegen keine gesetzliche Pflicht.
Arbeitgeber können diese freiwillig gewähren, sind dazu jedoch nicht verpflichtet.

Erhalten Mitarbeitende keine oder nur eine geringere Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber, können sie die Differenz im Rahmen ihrer Steuererklärung 2025 als Werbungskosten geltend machen.

Für Werbungskosten gilt 2025 ein jährlicher Pauschbetrag von 1.230 €.
Übersteigen die tatsächlichen Kosten diesen Betrag, müssen entsprechende Nachweise erbracht werden.

Dreimonatsfrist bei der Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale kann grundsätzlich nur für einen begrenzten Zeitraum von drei Monaten für denselben auswärtigen Tätigkeitsort gezahlt werden. Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert.

Was bedeutet das konkret?
Bleibt ein Arbeitnehmer länger als drei Monate ununterbrochen an derselben auswärtigen Arbeitsstätte, entfällt der Anspruch auf die Verpflegungspauschale.
Der Gesetzgeber geht dann davon aus, dass es sich nicht mehr um eine Dienstreise, sondern um einen dauerhaften Aufenthalt handelt.

Ausnahmen von der Dreimonatsfrist

Wie so oft gibt es auch hier Ausnahmen:
Die Dreimonatsfrist gilt nicht für Tätigkeiten auf sogenannten mobilen Einrichtungen, wie zum Beispiel:

Lastkraftwagen (Lkw)
Flugzeuge
Schiffe

Mitarbeitende, die auf mobilen Einrichtungen beschäftigt sind, können die Verpflegungspauschale auch über den Zeitraum von drei Monaten hinaus beanspruchen.

Die genauen rechtlichen Regelungen finden sich in § 9 Einkommensteuergesetz.

Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten

Grundsätzlich steht die Verpflegungspauschale dem Reisenden zur freien Verfügung.

Wichtig zu wissen:
Werden Mahlzeiten während der Dienstreise vom Arbeitgeber oder von Dritten gestellt, muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden.

Kürzungsregeln im Überblick

Frühstück: Kürzung um 20 % des Pauschalbetrags
Mittagessen oder Abendessen: Kürzung um jeweils 40 % des Pauschalbetrags

Beispiel:
Ist bei einer vom Arbeitgeber bezahlten Hotelübernachtung das Frühstück im Preis enthalten, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20 % reduziert.
Zahlt ein Kunde ein Mittag- oder Abendessen, werden jeweils 40 % der Tagespauschale abgezogen.

Die Kürzung erfolgt unabhängig davon, ob die bereitgestellte Mahlzeit tatsächlich angenommen wurde.

Hinweis zur Steuererklärung

Bei der Angabe der Verpflegungspauschale in der Steuererklärung müssen Reisende darauf achten, die Kürzungen korrekt zu berücksichtigen.
Andernfalls kann es zu Rückfragen oder einer Korrektur durch das Finanzamt kommen.

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