Verpfle­gungs­pau­scha­len erklärt: Anspruch, Höhe, Kürzun­gen und Höchst­werte

Die Verpflegungspauschale ist Teil der Reisekostenpauschale. Diese umfasst Verpflegung und Übernachtung eines reisenden Mitarbeiters. Jährlich, zum Jahresende, werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) die aktuellen Werte für alle Länder angepasst und veröffentlicht. Die Pauschale für Übernachtungen beträgt für Deutschland auch in 2022 unverändert € 20. Ebenso bleibt die Verpflegungspauschale gegenüber 2021 unverändert bei € 14 (kleine Pauschale) bzw. € 28 (große Pauschale).

Anspruch auf die Verpflegungspauschale

Viele Arbeitgeber zahlen ihren reisenden Mitarbeitern eine Verpflegungspauschale, auch genannt Spesen. Dieses Geld steht dem Mitarbeiter zur freien Verfügung. Er kann es in eine Mahlzeit in einem Restaurant investieren oder sparen, indem er sich beispielsweise Verpflegung von zu Hause mitnimmt.

Der Arbeitgeber ist zur Zahlung der Verpflegungspauschale nicht verpflichtet. Erhält der Reisende keine Spesen von seinem Betrieb, kann er die Pauschbeträge bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Verpflegungspauschale gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Höhe der Verpflegungspauschale 2022

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Sie beträgt € 14 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 28. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.

In der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel einer 3-tägigen Geschäftsreise innerhalb Deutschlands:

Neben der Verpflegungspauschale hat der Arbeitsgeber bei einer mehrtätigen Dienstreise Anspruch auf eine Übernachtungspauschale.

Besonderheiten bei Verpflegungspauschalen

Kürzung der Verpflegungspauschale

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Ausnahmen und Höchstgrenzen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Verpflegungspauschalen unkompliziert und gesetzeskonform berechnen

Verpflegungspauschalen können anhand von Tabellen manuell berechnet werden. Bei einer Vielzahl von reisenden Mitarbeitern, die nicht nur in Deutschland, sondern weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Verpflegungspauschale und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar. Leicht kommt es hier zu einer Fehlberechnung, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird.

Vermeiden Sie ein solches Risiko und verlassen Sie sich bei Ihrer Verpflegungskosten-Abrechnung auf die praktische Mobilexpense App. Ihnen stehen immer die aktuellen Werte des BMF zur Verfügung, Eingabe- oder Rechenfehler gehören somit der Vergangenheit an. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und mit diesen arbeiten.