Anspruch auf die Verpflegungspauschale
So manch ein Arbeitnehmer denkt, dass der Arbeitgeber zur Zahlung des Verpflegungspauschale verpflichtet ist. Doch dem ist nicht so. Im Gegensatz zur Pflicht der Auslagenerstattung, ist die Zahlung von Pauschalen eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers.
Erhält ein reisender Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber, steht ihm dieses Geld grundsätzlich zur freien Verfügung. Er ist nicht verpflichtet, es auch tatsächlich auszugeben. Der Mitarbeiter kann also selber entscheiden, ob er das Geld in eine Mahlzeit in einem Restaurant investieren oder sparen möchte, indem er sich beispielsweise Verpflegung von zu Hause mitnimmt.
Erhält der Reisende keine Verpflegungspauschale von seinem Betrieb, kann er die Pauschbeträge bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Spesen gilt aktuell ein jährlicher Freibetrag von € 1.230 (Stand: 2023).
Aktuelle Werte Verpflegungspauschale 2024
Es gibt zwei Pauschbeträge bei der Verpflegungspauschale: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden. Sie beträgt € 14 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 28.
Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.
In der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel einer 3-tägigen Geschäftsreise innerhalb Deutschlands:
| Tag |
Abwesenheit |
Fahrtstrecke |
Verpflegungspauschale |
| Tag 1 |
08:00 - 00:00 (16 Std) |
Berlin - Hamburg |
€ 14,00 |
| Tag 2 |
00:00 - 00:00 (24 Std) |
Hamburg - Kiel - Lübeck |
€ 28,00 |
| Tag 3 |
00:00 - 15:30 (15,5 Std) |
Lübeck - Berlin |
€ 14,00 |
Hinweis: Ursprünglich war eine Erhöhung der Spesen für das Inland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplant. Das im März 2024 verabschiedete Gesetz enthält jedoch nicht mehr die geplante Erhöhung. Demnach gelten für Dienstreisen im Inland weiterhin die oben genannten Pauschalen von 2023.Die Pauschale für Berufskraftfahrer wurde ab dem 01.01.2024 von € 8 je Kalendertag auf € 9 je Kalendertag angehoben.
Besonderheiten bei Verpflegungspauschalen
Nachstehend finden Sie einige wichtige Besonderheiten der Verpflegungspauschale, die Arbeitnehmer kennen sollten.
Kürzung der Verpflegungspauschale
Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Doch natürlich sollte es nicht so sein, dass ein Arbeitnehmer "doppelt kassiert", indem er einerseits Verpflegung vom Arbeitnehmer erhält und obendrei eine Verpflegungspauschale.
Ist bei einer durch den Arbeitgeber bezahlten Übernachtung beispielsweise das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt.
Bezahlt der Arbeitgeber oder ein Kunde dem Arbeitnehmer das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.
Erfahren Sie mehr zum Thema Kürzung der Verpflegungspauschale.
Dreimonatsfirst
Grundsätzlich ist die Zahlung der Verpflegungspauschale auf drei Monate begrenzt, was auch als Dreimonatsfrist bekannt ist. Verbleibt ein Arbeitnehmer beispielsweise 4 Monate in einer anderen Stadt (z.B. zur Ausführung eines Kundenauftrags), hat er einen Spesenanspruch von drei Monaten.
Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert. Dort lesen Sie alle Besonderheiten und Ausnahmen zur Dreimonatsfrist. So gilt diese z.B. nicht für Arbeitnehmer auf mobilen Einrichtungen uvm.
Hinweis: Die in diesem Artikel genannten Informationen dienen der groben Orientierung zum Thema, ohne Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Beim Thema Reisekosten gibt es zahlreiche Regeln und Ausnahmen zu beachten. Konsultieren Sie stets einen Steuerberater.
Verpflegungspauschalen berechnen mit Mobilexpense
Verpflegungspauschalen können anhand von Tabellen manuell berechnet werden. Bei einer Vielzahl von reisenden Mitarbeitern, die nicht nur in Deutschland, sondern weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Verpflegungspauschale und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar.
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