Nachstehend finden Sie 5 Fakten rund um den Verpflegungsmehraufwand, die Dienstreisende und Unternehmen kennen sollten.
1. Zahlung von Verpflegungsmehraufwands ist freiwillig
Auch wenn viele Unternehmen Ihren Mitarbeiter Reisekostenpauschalen (u.a. Verpflegungsmehraufwand) zahlen, ist die Zahlung des Verpflegungsmehraufwands eine freiwillige Leistung.
Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Verpflegungsmehraufwand nicht verpflichtet; dies ist eine freiwillige Leistung ohne Rechtsanspruch. Bekommt der Reisende die Mehraufwendungen für seine Verpflegung nicht erstattet, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Verpflegungspauschale gilt ein jährlicher Freibetrag von aktuell € 1.230.
2. Unterschiedliche Pauschalen für In- und Ausland
Die Reisekostenpauschalen, zu denen die Verpflegungspauschale gehört, werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland angepasst und zum Jahresende veröffentlicht. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder und Landesteile. Die Werte für das Ausland wurden teilweise erhöht, für das Inland sind die Werte gegenüber dem Vorjahr unverändert.
Verpflegungsmehraufwand im Inland
Für auswärtige Verpflegung und Übernachtung hat jeder Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 bzw. 24 Stunden fernbleibt, einen Anspruch auf einen Pauschbetrag für seine Verpflegung. Dieser steht ihm netto zur freien Verfügung. Der Arbeitnehmer darf selbst entscheiden, ob und wie er dieses Geld verwendet. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht dem Reisenden in Deutschland die kleine Pauschale von € 14 für die Verpflegung zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 28 (große Pauschale).
Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Pauschalen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.
Verpflegungsmehraufwand im Ausland
Alle Pauschalen für Verpflegung im Ausland sind der aktuellen Tabelle des BMF zu entnehmen. Ist ein Land in dieser Tabelle nicht enthalten, wird die Pauschale für Luxemburg angewendet. Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Pauschalen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.
3. Der Verpflegungsmehraufwand kann gekürzt werden
Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, beträgt die Kürzung der Verpflegungspauschale 40% von der Tagespauschale.
4. Der Verpflegungsmehraufwand ist auf 3 Monate begrenzt
Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.
5. Die Berechnung kann digital erfolgen
Anhand der aktuellen Tabelle des BMF kann eine Reisekostenabrechnung manuell erstellt werden. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die nicht nur in Deutschland, sondern weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung und der korrekte Umgang mit dem Verpflegungsmehraufwand unter Beachtung der aktuellen Höchstwerte der Reisekostenpauschalen eine Herausforderung für Arbeitgeber und Reisenden dar.
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