Anspruch auf Tagegeld
Laut dem Bundesreisekostengesetz (§ 6, Absatz 1) erhalten Dienstreisende Tagegeld als "Ersatz von Mehraufwendungen für Verpflegung".
Hierbei wird zwischen der kleinen Pauschale (kleiner Spesensatz) und der großen Pauschale (großer Spesensatz) unterschieden, die sich nach der Dauer der Abwesenheit richten. Für Deutschland beträgt die kleine Pauschale € 14 und die große Pauschale € 28.
Hinweis: Ursprünglich war eine Erhöhung der Spesen für das Inland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplant. Das im März 2024 verabschiedete Gesetz enthält jedoch nicht mehr die geplante Erhöhung. Demnach gelten für Dienstreisen im Inland weiterhin die oben genannten Pauschalen von 2023.
Die Pauschale für Berufskraftfahrer wurde ab dem 01.01.2024 von € 8 je Kalendertag auf € 9 je Kalendertag angehoben.
Bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden hat der Reisende ein Recht auf die kleine Pauschale. Bei einer Reise, die ihn mehr als 24 Stunden von seinem Heimatort fernhält, darf er die große Pauschaleberechnen. Für An- und Abreisetage wird jeweils die kleine Pauschale angesetzt.
Diese Tagespauschalen stehen dem Mitarbeiter netto zur freien Verfügung. Erhält er dieses Tagegeld nicht direkt von seinem Arbeitgeber, kann er es bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.
Es gibt einige Sonderregelungen und Ausnahmen rund um die das Tagegeld. Beispielsweise besteht kein Anspruch auf Tagegeld, wenn die Entfernung zwischen dem Ort der dienstlichen Tätigkeit und dem Wohnort/Dienststätte gering ist (gemäß § 6, Absatz 1, BRKG). Weitere Besonderheiten, Sonderfälle und Voraussetzungen sind im BRKG beschrieben.
Tagegeld Inland vs. Ausland
Im Ausland gelten andere Tagespauschalen, die teilweise deutlich von denen des Inlands abweichen. Jährlich werden die aktuellen Werte vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland veröffentlicht. Die Tabelle des BMF enthält sowohl sämtliche Pauschalen für das Tagegeld im Ausland als auch die aktuellen Übernachtungspauschalen für insgesamt 180 Länder.
Höchstgrenzen und Kürzungen
Der Anspruch auf Tagegeld ist grundsätzlich auf drei Monate begrenzt. Verbleibt der Reisende länger als drei Monate an einer festen auswärtigen Arbeitsstätte, greift die sogenannte 3-Monats-Frist und der Anspruch auf die Verpflegungspauschale endet.
Auch bei der Dreimonatsfirst gibt es einige Sonderregelungen und Besonderheiten zu beachten. Ausnahmen sind hier unter anderem Tätigkeiten auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise auf Schiffen oder LKW.
Erhält der Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber Tagegeld und wird ihm jedoch von diesem oder einem Dritten (z.B. einem Kunden) das Frühstück bezahlt, wird die Tagespauschale um 20 % gekürzt. Lädt ein Kunde den Mitarbeiter zu einem Mittag- oder Abendessen ein, beträgt die Kürzung der Spesen für diesen Tag 40 %.
Reisekostenabrechnung mit Mobilexpense
Das Tagegeld ist nur eine Komponente der Reisekosten. Auch Übernachtungspauschalen und andere Reisenebenkosten wie Kraftstoffkosten, Eintrittskarten oder Bahntickets müssen korrekt verbucht werden. Bei einer Vielzahl von Reisenden, mit verschiedenen Transportmitteln und Reisezielen, stellt eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung eine Herausforderung für jeden Arbeitgeber dar.
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