Steuer­freie Ausla­ge­n­er­stat­tung: Das sind die Regeln (2022)

Parken auf der Messe, Eintrittskarten, die vor Ort erworben müssen - nicht alles lässt sich im Vorhinein buchen. Oft entstehen zusätzliche Kosten während einer Dienstreise. Streckt der Mitarbeiter den Betrag vor, tritt er in Auslage.

Doch der Mitarbeiter bleibt in den meisten Fällen nicht auf den Zusatzkosten sitzen. Aufwendungen, die ein Mitarbeiter für das Unternehmen, für das er arbeitet, tätigt, werden laut § 3 Nr. 50 EstG erstattet.

In diesem Artikel lesen Sie, welche Regeln es bezüglich Auslagenerstattung zu beachten gilt.

Was ist Auslagenerstattung?

Unter Auslagenerstattung versteht man Geldbeträge, die ein Reisender auf einer Dienstreise vorgestreckt hat und die er im Nachhinein von seinem Unternehmen erstattet bekommt.

Bei diesen Auslagen wird zwischen Auslagenersatz und durchlaufenden Geldern unterschieden. Auslagenersatz bedeutet, dass der Mitarbeiter den für das Unternehmen vorgestreckten Betrag (z.B. für eine Unterkunft) erstattet bekommt. Als durchlaufende Gelder werden Zahlungen bezeichnet, die der Mitarbeiter (vorab) für regelmäßig anfallende Aufwendungen (z.B. Büromaterial, Bahnkarten) erhält.

Auslagen können sein:

• Übernachtungskosten
• Fahrkarten für der ÖPNV
• Aufwendungen für Geschäftsessen
• Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen
• Parktickets
• Mobile Endgeräte (Smartphone, Tablet)

Voraussetzungen für die steuerliche Absetzung

Eine Grundvoraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit von Auslagen ist, dass diese betrieblich veranlasst sind. Der Mitarbeiter darf kein privates Interesse an einem erworbenen Gegenstand (z.B. dem Smartphone zur betrieblichen Nutzung) haben. Zudem geht das Eigentum an dem erworbenen Produkt an das Unternehmen über, da es ansonsten als Sachbezug gelten würde, der nur bis zu einer Höhe von € 50 steuerfrei ist.

Aufwendungen, die der Mitarbeiter erstattet bekommt, müssen betrieblich und zur Ausübung seiner Tätigkeit notwendig sein. Dazu gehören beispielsweise ein Smartphone oder Tablet, wenn diese Geräte beispielsweise zum mobilen Scannen von Belegen auf einer Dienstreise notwendig sind. Auch Zubehör wie beispielsweise Ladegeräte für mobile Endgeräte, Schutzhüllen oder -taschen, Kabel, Stecker oder weitere notwendige Accessoires gehören zu den betrieblichen Aufwendungen.

Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft können entweder vom Arbeitgeber exakt oder anhand der vom BMF veröffentlichen Reisekostenpauschalen erstattet oder bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Steuerfreie Auslagenerstattung

Damit das Finanzamt den steuerfreien Charakter einer Aufwendung anerkennt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Hier sehen Sie diese im Überblick:

• Der Mitarbeiter tätigt eine Aufwendung für seinen Arbeitgeber (auf Namen und Rechnung des Unternehmens).
• Der Mitarbeiter hat kein Eigeninteresse an der Anschaffung.
• Angeschaffte Produkte müssen einzeln auf dem Beleg, der Kaufquittung oder der Rechnung aufgeführt sein.
• Soll Vorsteuer abgezogen werden, muss diese auf der Rechnung ausgewiesen sein.
• Steuerfreie Erstattungen für konkrete Aufwendungen; pauschale Erstattungen für Verpflegung und Unterkunft bis zum aktuell gültigen Höchstsatz.

Sowohl die exakte Auslagenerstattung als auch die durchlaufenden Gelder sind gemäß § 3 Nr. 50 EstG steuer- und sozialversicherungsfrei. Bis zu einem Betrag von € 250 (Kleinbetragsregelung) genügt ein Kassenbon, für höhere Beträge muss eine Rechnung vorgelegt werden können. Pauschale Auslagenerstattungen sind gewöhnlich voll zu versteuern, es gibt jedoch Ausnahmen.

Wann ist die pauschale Auslagenerstattung steuerfrei?

Die pauschale Auslagenerstattung ist unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Es gelten Höchstwerte für pauschale Erstattungen von Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Des Weiteren muss der Mitarbeiter für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nachweisen können, dass diese Aufwendungen regelmäßig wiederkehren. Entsprechen die Pauschalen den tatsächlichen Aufwendungen, sind diese gemäß H 3.50 LStH steuerfrei.

Vorsteuerabzug bei der Auslagenerstattung

Der Mitarbeiter bekommt sämtliche betrieblich veranlassten Aufwendungen in voller Höhe und steuerfrei erstattet. Für Aufwendungen unter € 250 braucht auf dem Kaufbeleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen zu sein. Bei Anschaffungen über diesem Betrag muss der Mitarbeiter seinem Unternehmen eine Rechnung vorlegen, falls ein Vorsteuerabzug gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG in Betracht kommt. Für den Vorsteuerabzug müssen bei beiden Belegarten immer Name und Anschrift des Unternehmens aufgeführt sein.

Einfache Berechnung mit Mobilexpense

Auf einer Dienstreise fallen Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft an. Auch legt ein reisender Mitarbeiter oft Geld für Parktickets, Bahnkarten oder Geschäftsessen aus. Dank der Neufassung der GoBD darf der Reisende sämtliche Belege mobil scannen und muss diese nicht nach jeder Dienstreise persönlich einreichen, digitalisieren und abheften.

Noch einfacher wird die Verwaltung der Reisekostenabrechnung, wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine Firmenkreditkarte zur Verfügung stellen, die in die Reisekosten-App integriert wird. Zuvor wird ein Budget festgelegt, innerhalb welchem die Mitarbeiter Zahlungen mit der Firmenkreditkarte vornehmen dürfen. Die App ordnet Zahlungen sofort den eingescannten Belegen zu, so dass eine manuelle und zeitaufwändige Überprüfung der getätigten Auslagen überflüssig ist.

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