Reise­ne­ben­kos­ten: Was steckt dahin­ter & wie werden diese erstat­tet

Reisen Sie geschäftlich, fallen außer den üblichen Kosten für Übernachtung, Verpflegung und Fahrt (Sprit) oft noch weitere Kosten an: die sogenannten Reisenebenkosten.

Reisenebenkosten setzen sich meist aus vielen kleinen Posten zusammen. Doch auch viele kleine Ausgaben können am Ende eine beachtliche Summe ergeben. Ein Guter Grund, sich mit dem Thema Reisenebenkosten auseinander zu setzen.

Was sind Reisenebenkosten?

Reisenebenkosten sind alle Kosten, die nicht zu den Verpflegungsaufwendungen, Übernachtungskosten und Fahrtkosten einer dienstlich veranlassten Reise gehören.

Im BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ist festgelegt, welche Ausgaben zu den Reisenebenkosten gehören. Dies sind:

• Fahrtkosten für Taxi, Mietwagen oder öffentliches Verkehrsmittel
• Straßengebühren (Mautgebühren, Fährkosten, Tunnelbenutzung)
• Aufwendungen infolge eines Verkehrsunfalls
• Gepäckgebühren (Transport und Aufbewahrung)
• Reisegepäckversicherung
• Parkgebühren
• Eintrittsgelder für dienstlich veranlasste Veranstaltungen (Seminare, Messen, Workshops)
• Trinkgeld
• Kundenpräsente
• Berufliche Telefonate
• Schäden am und Diebstahl von Reisegepäck (wenn diese auf der Dienstreise verloren oder beschädigt worden sind und diese für die Dienstreise notwendig sind)

Nicht zu den Reisenebenkosten zählen:

• Ordnungs- und Bußgelder (wie beispielsweise Strafzettel für Falschparken usw)
• Persönliche Lebenshaltungskosten
• Kosten für Kleidung, Koffer und sonstiger Reiseausrüstung
• Erwerb von Essensgutscheinen

Persönliche Telefonate zählen grundsätzlich nicht zu den Reisenebenkosten, wobei es hier Ausnahmen gibt. Mehr dazu später.

Kilometergeld, Übernachtung- und Verpflegung zählen zu den Reisekosten (nicht Reisenebenkosten). Diese werden in der Regel über sogenannte Reisekostenpauschalen berechnet, können aber auch in tatsächlicher Höhe erstattet werden. Reisekosten sind auch als Spesen bekannt.

Reisenebenkosten Erstattung: Arbeitgeber vs. Steuererklärung

Die Erstattung der Reisenebenkosten kann auf zwei Arten erfolgen:

1. Erstattung durch den Arbeitgeber. Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Reisenebenkosten, kann er diese wiederrum als Betriebskosten geltend machen und ebenfalls die Vorsteuer abziehen.
2. Anlage N in der Steuererklärung. Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Reisekosten nicht oder nur teilweise, kann der Arbeitnehmer den Restbetrag über die Anlage N der jährlichen Steuererklärung geltend machen.

Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei.

Höhe der Reisenebenkosten

Zu beachten ist, dass die angefallenen und abzusetzenden Ausgaben verhältnismäßig sind. Flüge eines flugbegeisterten Mitarbeiters mit seinem Privatjet werden laut einem aktuellen Gerichtsurteil daher nur teilweise ersetzt. Teure Taxifahrten sind ebenfalls nicht in voller Höhe absetzbar, wenn ein kostenloses oder günstigeres (öffentliches) Transportmittel zur Verfügung stand.

Telefonate werden grundsätzlich nur vergütet, wenn sie dienstlicher Natur sind. Hier gibt es jedoch Ausnahmen. Befindet sich ein Reisender über einen längeren Zeitraum (> 1 Woche) an einem auswärtigen Tätigkeitsort, darf er laut einer BFH-Rechtsprechung auch private Telefongespräche geltend machen, da oftmals auch private Angelegenheiten eine Dringlichkeit haben und auf Dienstreisen nur fernmündlich erledigt werden können.

Nachweis der Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind anhand von Belegen nachzuweisen. Daher sollten Hotelrechnungen, Tankquittungen, Eintrittskarten und alle anderen Nachweise sorgfältig aufgehoben werden.

Praktisch und viel genutzt ist das mobile Scannen von Belegen. Ortsunabhängig scannt und erfasst das mobile Endgerät (Smartphone oder Tablet) des Reisenden sämtliche Belege in Echtzeit.

Gemäß der Neufassung der GoBD ist das mobile Scannen zugelassen; in vielen Fällen ist sogar das Aufbewahren des Originalbelegs überflüssig.

Sortieren und verbuchen Sie Ihre Belege erst bei Erstellung Ihrer Steuererklärung und fehlen Ihnen einige Nachweise, ist das kein großes Problem. In solchen Fällen dürfen Sie einen Eigenbeleg ausstellen, in dem alle notwendigen Daten aufgeführt sind. Da es sich hierbei oft um eher kleine Ausgaben handelt, die ohne Quittung getätigt werden (Trinkgelder, Imbiss), erkennt das Finanzamt Ihre selbst erstellten Belege meist problemlos an. Auch hier gilt natürlich die Verhältnismäßigkeit und keine unglaubwürdige Phantasieausgabe.

Reisekosten Management mit Mobilexpense

Machen Sie sich nicht mehr Arbeit als notwendig! Das manuelle Erfassen und Buchen von Belegen, die ordnungsgemäße Erstellung einer Reisekostenabrechnung unter Beachtung aller gesetzlichen Vorschriften stellt für jeden Arbeitgeber und jeden reisenden Mitarbeiter eine Herausforderung dar.

Dank der praktischen Mobilexpense App erledigen Sie diese zeitaufwändige Arbeit mit wenigen Klicks. In der App sind alle aktuellen Werte und Pauschalen des BMF gespeichert, sollten Sie nicht eigene Raten in Ihrem System hinterlegt haben. Sie geben lediglich die Eckdaten der Dienstreise ein, alle Berechnungen werden von der App ausgeführt. Die Mobilexpense App ermöglicht Ihnen zudem das mobile Scannen Ihrer Belege in Realtime. So sind Sie ortsunabhängig, vermeiden unnötigen Papierkram und sparen wertvolle Zeit.