Zusatzausgaben bei mehrtägigen Reisen
Nicht jeder reisende Mitarbeiter kehrt täglich an den Ort seiner Arbeitsstätte zurück. Ein LKW-Fahrer übernachtet normalerweise in seinem Fahrzeug, ein Handelsreisender mit einem PKW ist jedoch auf eine Fremdunterkunft angewiesen, wenn er nicht zufällig (gratis) bei Freunden oder Bekannten unterkommen kann. Da bei einer solchen auswärtigen Übernachtung gewöhnlich Mehrkosten für den Arbeitnehmer anfallen, greift hier das Gesetz. Das bedeutet, dass der Reisende Anspruch auf eine Reisekostenpauschale hat, um seine Extrakosten aufzufangen. Diese Pauschalen und die jeweiligen Höchstwerte werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) angepasst und in einer Tabelle anschaulich dargestellt. Für viele Länder gelten in 2023 neue Höchstwerte, für Deutschland ist in Bezug auf die Übernachtungspauschale jedoch keine Änderung zu verzeichnen.
Tatsächliche Ausgaben des reisenden Mitarbeiters, wie beispielsweise Benzinkosten oder Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, werden anhand von Belegen exakt mit dem Arbeitgeber und dem Finanzamt abgerechnet.
Anspruch des Arbeitnehmers auf die Reisekostenpauschale
Für zu erwartende Ausgaben bezüglich Kost und Logis hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die Reisekostenpauschale. Dieses Geld steht ihm netto zur freien Verfügung. Dem Reisenden ist selbst überlassen, ob er in einem teuren Restaurant feudal speisen möchte oder sich von zu Hause Brote mitnimmt. Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht verpflichtet, so dass sich manche Reisende die Pauschalen über ihre Einkommensteuererklärung erstatten lassen müssen. Es müssen hierbei das Datum und die exakte Dauer der Reise, alle Zielorte und der Zweck der Reise explizit dokumentiert werden. Für diese sogenannten Werbungskosten gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2023 ein jährlicher Freibetrag von € 1.230.
Berechnung der Reisekostenpauschale
Kleine und große Pauschale richtig anwenden
Es gibt aktuell zwei Spesensätze: die ‘kleine Pauschale’ und die ‘große Pauschale’. Ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von zu Hause greift der kleine Spesensatz mit € 14, beträgt die Abwesenheit mindestens 24 Stunden, erhält der Reisende € 28 Spesen netto zur freien Verfügung. Für eine auswärtige Unterkunft gilt in Deutschland eine Übernachtungspauschale von € 20.
Beispiel einer Reisekostenabrechnung
In der folgenden Tabelle sehen Sie die Abrechnung einer typischen Arbeitswoche eines reisenden Mitarbeiters innerhalb Deutschlands:
| Tag |
Abwesenheit |
Fahrtstrecke |
Zweck der Reise |
Verpflegungs- pauschale |
Übernachtungs- pauschale |
| Tag 1 |
09:00 - 20:00 |
Köln - Hannover - Köln |
Warenauslieferung |
€ 14,00 |
--- |
| Tag 2 |
14:00 - 00:00 |
Köln - Hamburg |
Termine mit Lieferanten |
€ 14,00 |
€ 20,00 * |
| Tag 3 |
00:00 - 00:00 |
Hamburg - Kiel - Flensburg |
Besprechungen mit div. Kunden |
€ 28,00 ** |
€ 20,00 |
| Tag 4 |
00:00 - 00:00 |
Flensburg - Kiel |
Besichtigung div. Fabriken |
€ 28,00 |
€ 20,00 |
| Tag 5 |
00:00 - 15:00 |
Kiel - Bremen - Köln |
Kundentermin und Rückreise |
€ 14,00 *** |
--- |
*An Tag 2 hat der Arbeitnehmer die Nacht bei einem Bekannten in Hamburg verbracht. Es entstanden keine Logierkosten, dennoch steht dem Reisenden die Pauschale zu.
**In Flensburg wurde der Mitarbeiter von einem Kunden zum Abendessen eingeladen. Für diesen Tag wird die Verpflegungspauschale um 40% gekürzt.
***Im Übernachtungspreis des B&B in Kiel war das Frühstück inbegriffen. Hier werden 20% vom Spesensatz abgezogen.
Reisekostenpauschalen stehen dem Reisenden grundsätzlich zur freien Verfügung. Werden jedoch Mahlzeiten beispielsweise durch Dritte bezahlt, werden die Tagessätze gekürzt. Lesen Sie hier ausführliche Informationen über Kürzungen der Verpflegungspauschale.
Besonderheiten bei der Berechnung
Lenk- und Ruhezeiten dokumentieren
Ein Arbeitstag ist schnell vorbei. Lange Fahrtstrecken, viele verschiedene Zielorte, Staus oder ungeplante Aufenthalte halten einen reisenden Mitarbeiter der Heimat fern. Reisen Sie mit dem Fahrzeug, müssen gesetzliche Lenk- und Ruhezeite beachten und einhalten werden. Bei Zuwiderhandlungen drohen empfindliche Strafen und Bußgelder. In einem Fahrtenbuch für den Dienstwagen bzw. auf der Fahrerkarte eines LKW-Fahrers werden sämtliche Lenkzeiten und die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen exakt dokumentiert.
Andere Pauschalen für Auslandsreisen
Neben den Reisekostenpauschalen für Deutschland gelten unterschiedliche Pauschalen für Dienstreisen weltweit. Für diese komplizierte Berechnung der Reisekostenpauschalen Ausland steht Ihnen die intuitive Declaree App zur Verfügung. Die Berechnung mehrtägiger Reisen, mit diversen Verkehrsmitteln, oft in entfernte Länder mit anderen Zeitzonen ist dank der App im Handumdrehen erledigt. Sie geben lediglich die Reisedaten Ihres Mitarbeiters ein, die komplette Berechnung der Reisekostenpauschalen erledigt die Mobilexpense App für Sie.
Immer auf dem neuesten Stand mit der intuitiven Mobilexpense App
Für die korrekte und zeitsparende Berechnung all Ihrer Reisekosten und Aufwendungen bietet Mobilexpense die intuitive App. Sie geben für jeden Mitarbeiter lediglich die Daten seiner Reise ein, alles Weitere überlassen Sie der Mobilexpense App. Komplizierte Reisekosten-Berechnungen für eine Vielzahl von Mitarbeitern gehören damit der Vergangenheit an. Mobilexpense aktualisiert jährlich sämtliche Höchstwerte der Reisekostenpauschalen für Deutschland und das Ausland. Verfügen Sie in Ihrem System über eigene Raten, kommen Sie bei Nutzung der praktischen Mobilexpense App alsnoch in den Genuss einer unkomplizierten, schnellen und gesetzeskonformen Berechnung.
