Um diese Kosten im Sinne des Arbeitnehmers aufzufangen, gibt es die sogenannten Reisekostenpauschalen, die jedes Jahr vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert werden.
Art der Reisekosten
Bei den Reisekosten wird zwischen zwei Arten unterschieden: tatsächlichen Ausgaben und pauschalen Aufwendungen. Tatsächliche Ausgaben werden dem Arbeitgeber und dem Finanzamt anhand von Belegen dargelegt und exakt verrechnet.
Reisekostenpauschalen stehen dem reisenden Mitarbeiter netto zur freien Verfügung. Zahlt der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale, entscheidet der Reisende selbst, ob er dieses Geld in Mahlzeiten in teuren Restaurants investiert oder sich günstig selbst versorgt, indem er sich zum Beispiel von zu Hause seine Verpflegung mitnimmt.
Anspruch auf Reisekostenpauschalen
Ab einer Abwesenheit von 8 Stunden hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Reisekostenpauschale. Der Arbeitgeber ist jedoch zur Zahlung nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter keine Spesen von seinem Betrieb, kann er seine Ausgaben bei der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Es muss hierbei das Datum und die Dauer der Reise, der oder die Zielort(e) und der Zweck der Reise angegeben werden. Bei den Werbungskosten gilt eine jährliche Freigrenze von € 1.000.
Zahlt der Arbeitgeber eine Pauschale für Übernachtungen, ist zu beachten, ob beispielsweise das Frühstück im Übernachtungspreis inbegriffen ist. Ist dies der Fall, wird die Tagespauschale für die Verpflegung um 20% gekürzt. Bezahlt der Arbeitgeber eine weitere Mahlzeit oder lädt ein Dritter den Arbeitnehmer zum Mittag- oder Abendessen ein, wird die Tagespauschale um 40% gekürzt.
Reisekostenpauschalen im Inland und Ausland
Seit 2014 gibt es nur noch zwei Spesensätze (zuvor waren es drei). Die ‘kleine’ Pauschale wird bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden angewandt und beträgt seit dem 1. Januar 2020 für das Inland € 14, der ‘große’ Satz greift bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden und beträgt ab 2020 € 28. Diese Werte (Deutschland) gelten unverändert auch in 2022.
Für einen An- und Abreisetag wird immer die kleine Pauschale angerechnet. Der Ort, der am Anreisetag vor Mitternacht erreicht wird, ist maßgebend für die Berechnung der Pauschale. Für den Abreisetag gilt der Ort der letzten Tätigkeit. Zwischentage werden mit 24 Stunden und dem Höchstsatz des entsprechenden Ortes / Landes abgegolten. Es gelten unterschiedliche Reisekostenpauschalen für Inlandsreisen sowie Auslandsreisen.
Änderungen Reisekostenpauschalen 2022
Im November 2021 hat das BMF die Änderungen der Reisekostenpauschalen für 2022 herausgegeben. Wegen der Pandemie wurden keine Änderungen vorgenommen. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder, in denen die Reisekostenpauschalen teilweise deutlich höher sind als in Deutschland. Hintergrund für die jährliche Neuberechnung und Anpassung der Reisekostenpauschalen sind die stets steigenden Lebenshaltungskosten und die Inflation.
Berechnung der Reisekostenpauschale am Beispiel
Ein reisender Mitarbeiter startet um 8 Uhr morgens von seiner Arbeitsstätte in Hamburg und erreicht um 23 Uhr die Hauptstadt Spaniens. Für diesen Tag seiner Anreise erhält er die kleine Reisekostenpauschale für Madrid, das sind € 27. Er bleibt einen vollen Tag (24 Stunden, € 40 Spesen) in Madrid und reist am darauffolgenden Tag weiter nach Paris, wo er um 20 Uhr sein Hotelzimmer betritt.
Da für Madrid und Paris verschiedene Pauschalen gelten, aber für einen Tag nur eine Pauschale angerechnet werden kann, wird hier der höhere Wert angesetzt: Der Reisende hat Anspruch auf die Pauschale, die für Paris gilt, diese beträgt € 58. Bleibt er am folgenden Tag von 0 bis 24 Uhr in Paris, erhält er für diesen Tag ebenfalls € 58. Am folgenden Tag verlässt er morgens seine Pariser Unterkunft kehrt er zu seiner Betriebsstätte in Hamburg zurück, die er nachmittags erreicht. Für diesen Abreisetag wird die kleine Pauschale des letzten Tätigkeitsortes angerechnet: Paris.
Wird dem Reisenden beispielsweise das Abendessen in Paris von Dritten bezahlt, müssen von der Tages- Verpflegungspauschale 40% abgezogen werden. Gleiches gilt für ein Frühstück, das gegebenenfalls im Übernachtungspreis in Madrid oder Paris enthalten ist: Hier werden 20% vom Tagessatz abgezogen.
Eine Reisekostenabrechnung inklusive Verpflegungs- und Übernachtungspauschale sieht dann so aus:
Reisekostenpauschalen für Auto und Flugzeug
Bei einer kurzen und nationalen Geschäftsreise mit dem Dienstwagen ist die Abrechnung recht einfach und übersichtlich. Reisen Sie oder Ihre Mitarbeiter aber nicht nur mit dem Auto, sondern benutzen auch das Flugzeug, womöglich in Ländern mit anderen Zeitzonen, wird die korrekte Berechnung bereits anspruchsvoller. Ein kleiner Rechenfehler zu Ihren Gunsten kann bereits bedeuten, dass Sie sich in den Augen des Finanzamtes illegal bereichern.
Höchstgrenzen und Ausnahmen
Verpflegungspauschalen werden für die Dauer von maximal drei Monaten Abwesenheit von der Arbeitsstätte gezahlt. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, greifen andere gesetzliche Regelungen. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.
Reisekostenpauschalen mit Mobilexpense
Alle Reisekostenpauschalen können anhand von Tabellen manuell berechnet werden. Bei der Abrechnung für eine große Anzahl reisender Mitarbeiter, die sich an unterschiedlichen Orten im In- und Ausland befinden und zudem verschiedene Transportmittel benutzen, stehen Sie vor einer zeitaufwändigen und anspruchsvollen Aufgabe. Vermeiden Sie das Risiko einer Fehlberechnung, sparen Sie darüber hinaus Zeit und Kosten und verlassen Sie sich auf die praktische Mobilexpense App.
Mit der Mobilexpense App verfügen Sie immer über die aktuellen Werte der Reisekostenpauschalen. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen, profitieren Sie dann dank der App noch stets von der schnellen und gesetzeskonformen Berechnung.
