Geschäftsreisen

Reisekostenpauschalen: Berechnung und aktuelle Werte 2024

Lesedauer: 2 min

Apr 30, 2024

4:07

Geschäftsreisen sind in den meisten Fällen mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Ein reisender Mitarbeiter, der sich auf eine ein- oder mehrtägige Reise im Inland oder ins Ausland begibt, ist in der Regel auf auswärtige Verpflegung und Unterkunft angewiesen. Nicht selten sind die Kosten für Mahlzeiten unterwegs höher als zuhause oder in der Betriebskantine.

Um diese Mehraufwendungen im Sinne des Arbeitnehmers aufzufangen, gibt es die sogenannten Reisekostenpauschalen.

Art der Reisekosten

Bei den Reisekosten wird zwischen zwei Arten unterschieden: tatsächlichen Ausgaben und pauschalen Aufwendungen.

Tatsächliche Ausgaben werden dem Arbeitgeber anhand von Belegen (Tickets, Restaurant- und Hotelrechnungen...) in tatsächlicher Höhe erstattet (insofern die Ausgaben konform des BGB sind bzw. der Reisekostenrichtlinie des Unternehmens entsprechen). Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, Mehraufwendungen anhand von Reisekostenpauschalen zu erstatten. Anders als bei der Erstattung tatsächlicher Kosten, ist die Zahlung von Pauschalen durch den Arbeitgeber keine Pflicht.

Anspruch auf Reisekostenpauschalen

Auf dienstlich veranlassten Reisen von mehr als 8 Stunden hat der Arbeitnehmer (grundsätzlich) Anspruch auf eine Reisekostenpauschale.

Der Arbeitgeber ist jedoch zur Zahlung nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter keine Reisekosten von seinem Betrieb, kann er seine Ausgaben bei der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Hier gilt aktuell ein jährlicher Freibetrag von € 1.230 (Stand: 1.1.2024).

Reisekostenpauschalen (Aktuelle Werte 2024)

Die nachstehenden Reisekostenpauschalen gelten für das Inland (dienstliche Reisen innerhalb Deutschlands). Bei den Reisekostenpauschalen (Verpflegung und Übernachtung) gibt es abweichenende Werte für das Ausland.

Verpflegungspauschale

Es gibt aktuell zwei Spesensätze: die ‘kleine Pauschale’ und die ‘große Pauschale’. Ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von zu Hause greift der kleine Spesensatz mit € 14, beträgt die Abwesenheit mindestens 24 Stunden, erhält der Reisende € 28 Spesen netto zur freien Verfügung.

Hinweis: Ursprünglich war eine Erhöhung der Spesen für das Inland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplant. Das im März 2024 verabschiedete Gesetz enthält jedoch nicht mehr die geplante Erhöhung. Demnach gelten für Dienstreisen im Inland weiterhin die oben genannten Pauschalen von 2023.

Die Pauschale für Berufskraftfahrer wurde ab dem 01.01.2024 von € 8 je Kalendertag auf € 9 je Kalendertag angehoben.

Übernachtungspauschale

Für eine auswärtige Unterkunft gilt in Deutschland eine Übernachtungspauschale von € 20.

Kilometerpauschale

Für dienstlich veranlasste Fahrten mit dem eigenen PKW dürfen € 0,30 / Kilometer angesetzt werden. Für Fahrten mit dem Motorrad/Moped gilt eine Kilometerpauschale von € 0,20 pro gefahrenem Kilometer. Diese Werte gelten ab dem 1. Kilometer und gelten für das In- und Ausland.

Reisekostenpauschalen mit Mobilexpense

Alle Reisekostenpauschalen können anhand von Tabellen manuell berechnet werden. Bei der Abrechnung für eine große Anzahl reisender Mitarbeiter, die sich an unterschiedlichen Orten im In- und Ausland befinden und zudem verschiedene Transportmittel benutzen, stehen Sie vor einer zeitaufwändigen und anspruchsvollen Aufgabe. Vermeiden Sie das Risiko einer Fehlberechnung, sparen Sie darüber hinaus Zeit und Kosten und verlassen Sie sich auf die praktische Mobilexpense App.

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