Reise­kos­ten­er­stat­tung: Was Arbeit­ge­ber ihren Mitar­bei­tern erstat­ten müssen (und was nicht)

Dienstreisen sind mit außergewöhnlichen Kosten verbunden, sowohl für den Reisenden, der Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft hat, als auch für den Unternehmer, der diese Kosten grundsätzlich erstatten muss.

Aber welche Reisekosten müssen erstattet werden und bis zu welcher Höhe kann ein Mitarbeiter seine Aufwendungen einfordern? Lesen Sie nachstehend die wichtigsten Vorschriften über Reisekostenerstattung, Reisekostenpauschalen und Pflichten des Arbeitgebers.

Anspruch auf Reisekostenerstattung

Es wird zwischen einer Erstattung der Reisekosten für tatsächlich angefallene Ausgaben und pauschal zur Verfügung gestellten Beträgen unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung der Reisekosten bei Dienstreisen bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.

Die Zahlung der Reisekostenpauschalen sind jedoch eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Da ein Arbeitnehmer aber grundsätzlich das Recht auf Reisekostenpauschalen hat, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Pauschale Reisekosten sind steuerfreie Bezüge, die dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung stehen. Hierzu gehören beispielsweise die Verpflegungspauschale, die Übernachtungspauschale und die Kilometerpauschale. Die aktuellen Höchstwerte für insgesamt 180 Länder werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr aktualisiert.

Welche Kosten fallen auf einer Dienstreise an und welche müssen Arbeitgeber erstatten?

Eine Reisekostenerstattung besteht aus mehreren Komponenten, die einzeln berechnet werden. Bei den einzelnen Punkten kann dann eine exakte Erstattung oder eine Vergütung anhand von Reisekostenpauschalen hantiert werden.

Verpflegungskosten

Hat ein Arbeitnehmer auf der Dienstreise Aufwendungen für beispielsweise ein Mittagessen mit Kunden, muss der Arbeitgeber diese Kosten erstatten. Dazu reicht der Mitarbeiter entweder persönlich die Restaurantrechnung ein oder scannt diese mobil mit seinem Smartphone und unserer praktischen Reisekosten-App, die die Daten per OCR erfasst und in Echtzeit an den heimischen Server übermittelt.

Für die Verpflegung des Reisenden selbst zahlen viele Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale, auch genannt Spesen. Dieses Geld steht dem Mitarbeiter zur freien Verfügung. Der Arbeitgeber ist zur Zahlung der Verpflegungspauschale nicht verpflichtet. Erhält der Reisende keine Spesen von seinem Betrieb, kann er die Pauschbeträge bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.

Übernachtungskosten

Dauert eine Dienstreise mehrere Tage, so dass der Reisende gezwungen ist, auswärts zu übernachten, bekommt er die Kosten für die Unterkunft vom Arbeitgeber erstattet, oft mit einem Pauschalbetrag laut Tabelle des BMF. Übernachtet der reisende Mitarbeiter in Deutschland, stehen ihm für eine Übernachtung maximal € 20 zu.

Die Übernachtungspauschalen für das Ausland unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Die Höchstwerte für Deutschland und das Ausland werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert und in einer Tabelle, die insgesamt 180 Länder umfasst, veröffentlicht.

Zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale für eine Unterkunft und in dieser ist beispielsweise eine Mahlzeit enthalten, wird die Verpflegungspauschale bei einem Frühstück um 20 % gekürzt. Steht dem Reisenden ein kostenloses Mittag- oder Abendessen zur Verfügung, wird eine Kürzung des Pauschbetrages für die Verpflegung um 40 % angesetzt.

Fahrtkosten

Nicht immer steht einem reisenden Mitarbeiter ein Dienstwagen zur Verfügung. Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Reisekostenerstattung seiner dienstlichen Fahrtkosten, wenn er keinen Firmenwagen zur freien Verfügung hat und sein Privatfahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel benutzt.

Die Kosten für ein privates Fahrzeug werden ab dem ersten gefahrenen Kilometer vergütet. Abgerechnet wird entweder anhand eines Fahrtenbuchs, in dem der Reisende sämtliche, das Fahrzeug betreffende, Ausgaben notiert oder anhand von Kilometerpauschalen.

Eine Kombination der beiden Abrechnungsarten ist für die Reisekostenerstattung nicht erlaubt. Benutzt der Mitarbeiter auf der Dienstreise öffentliche Verkehrsmittel, bekommt er nach Vorlage (oder mobilem Scannen und Übermitteln mit der Reisekosten-App) der Belege die Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe erstattet.

Bei Fahrten, die nicht eine Dienstreise, sondern den Arbeitsweg des Angestellten betreffen, ist der Arbeitgeber nicht zur Zahlung einer Kilometerpauschale verpflichtet. Offiziell ist die Vergütung von Fahrtkosten zum Arbeitsplatz eine Gefälligkeit, auf die sich der Mitarbeiter nicht berufen kann. In der jährlichen Steuererklärung darf er jedoch seine Fahrtkosten als sogenannte Werbungskosten absetzen.

Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Tankbelege, Parktickets, Rechnungen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Kundenpräsente.

Reisekostenrichtlinie

Bei Unternehmen ab einer bestimmten Größe ist eine Reisekostenrichtlinie für die Reisekostenerstattung essentiell. Eine Reisekostenrichtlinie (Travel & Expense Policy) ist ein offizielles Dokument, in dem die Dos & Don’ts in Bezug auf Geschäftsausgaben aufgeführt sind.

Eine Reisekostenrichtlinie enthält sämtliche Ausgaben, die Dienstreisende im Namen des Unternehmens tätigen dürfen sowie Ausgaben, die vom Unternehmen nicht automatisch genehmigt sind. Zu den dienstlich veranlassten Ausgaben gehören unter anderem Geschäftsessen, Hotelübernachtungen, Eintrittskarten für Meetings und Parktickets.

Eine Reisekostenrichtlinie sorgt besonders in großen Unternehmen mit vielen Reisenden für Transparenz. Regeln und Budgets sind klar definiert, was den Verwaltungsaufwand (u. a. Genehmigung von Reisekosten) erheblich reduziert.

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