Viele Arbeitnehmer wissen, dass diese Kosten grundsätzlich vom Arbeitgeber zu erstattet sind. Auch sind Ausdrücke wie Spesen für viele ein Begriff.
Doch worauf hat ein Arbeitnehmer recht, und wie werden diese Kosten und Pauschalen berechnet und bezahlt? In diesem Artikel haben wir das Wichtigste rund um Reisekosten für Arbeitnehmer zusammengefasst.
Arten der Reisekosten
Bei den Reisekosten wird zwischen tatsächlich anfallenden und pauschalen Kosten unterschieden.
Tatsächliche Reisekosten
Tatsächliche Reisekosten können Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel, Benzinkosten, Mautgebühren oder Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen sein. Diese nachweisbaren Ausgaben sind anhand von Belegen darzulegen und werden exakt erstattet.
Pauschale Reisekosten
Pauschale Reisekosten sind steuerfreie Bezüge, die dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung stehen. Hierzu gehören die Verpflegungspauschale und die Übernachtungspauschale. Die aktuellen Werte für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr für alle Länder aktualisiert.
3 Komponenten von Reisekosten
Reisekosten (sog. Spesen) setzen sich aus drei Bestandteilen zusammen.
1. Verpflegung
Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es die sogenannten Verpflegungspauschalen. Diese dienen dazu, Mahlzeiten (also Verpflegung) des Arbeitnehmers zu decken. Die Verpflegungspauschalen werden pro Tag berechnet und setzen sich aus drei Mahlzeiten zusammen: Frühstück, Mittagessen und Abendessen.
Wird eine oder mehrere Mahlzeiten vom Arbeitgeber bezahlt (z.B. Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, Geschäftsessen abends...), werden die Pauschalen entsprechend gekürzt. Die Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt prozentual, ungeacht der tatsächlichen Ausgaben.
Die Verpflegungspauschalen werden jährlich zum Jahresende vom Bundesministerium der Finanzen für Deutschland und das Ausland angepasst und veröffentlicht.
2. Übernachtung
Für Übernachtungen wird die Übernachtungspauschale angesetzt. Hierbei gibt es deutliche Unterschiede, ob der Mitarbeiter im In- oder Ausland übernachtet.
Auch diese wird jährlich vom BMF für alle Länder aktualisiert.
3. Reisenebenkosten
Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Tankbelege, Parktickets, Rechnungen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Kundenpräsente.
Reisenebenkosten sind oft sehr zeitaufwendig in Sachen Bearbeitung. Grundsätzlich muss für jede Ausgabe ein Beleg vorhanden sein und jede noch so kleine Ausgabe auf der Reisekostenabrechnung aufgeführt sein. Bei den Reisenebenkosten ist es besonders interessant, die Möglichkeiten des mobilen Scannens (Belegscannen) mit dem Arbeitgeber zu besprechen. Dies spart sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmern viel Zeit und Mühe.
Anspruch auf Reisekosten vom Arbeitgeber
Ab einer Abwesenheit von 8 Stunden hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Reisekostenpauschale. Zur Zahlung von Reisekostenpauschalen ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet; eine Erstattung in Form von Pauschalen ist eine freiwillige Leistung. Diese Beträge kann der Reisende jedoch bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.
Es muss hierbei das Datum und die Dauer der Reise, der oder die Zielort(e) und der Zweck der Reise angegeben werden. Bei den Werbungskosten gilt seit dem 1. Januar 2023 eine jährliche Freigrenze von aktuell € 1.230.
Zahlt der Arbeitgeber eine Pauschale für Übernachtungen, ist zu beachten, ob beispielsweise das Frühstück im Übernachtungspreis inbegriffen ist. Ist dies der Fall, wird die Tagespauschale für die Verpflegung um 20% gekürzt. Bezahlt der Arbeitgeber eine weitere Mahlzeit oder lädt ein Dritter den Arbeitnehmer zum Mittag- oder Abendessen ein, wird die Tagespauschale um 40% gekürzt.
Erstattung von Reisekosten
Maximale Erstattung tatsächlicher Reisekosten
Wie bereits erwähnt werden nachweisbare, tatsächlich angefallene Reisekosten exakt erstattet. Die Höhe der Erstattung ist mit einigen Bedingungen verknüpft. So muss der Reisende grundsätzlich die günstigste, mögliche Transportmöglichkeit nutzen.
In dringenden Fällen darf der Reisende eine höhere Beförderungsklasse wählen oder eine Taxifahrt geltend machen, dies muss aber zuvor vom Arbeitgeber auf Notwendigkeit geprüft und entsprechend genehmigt werden. Ein Beispiel dazu ist eine überstürzte Rückkehr aus dem Urlaub aufgrund eines Notfalls im Betrieb oder ein Streik bei öffentlichen Verkehrsmitteln, der die Nutzung eines anderen, teureren Transportmittels zur Wahrnehmung eines wichtigen Termins erfordert.
Welches Transportmittel in speziellen, möglicherweise dringenden Fällen jeweils benutzt werden darf, wird von Unternehmen zu Unternehmen natürlich unterschiedlich gehandhabt. Gesetzlicher Anspruch besteht nur für Bahnfahrten 2. Klasse beziehungsweise Economy Class bei Flugreisen.
Erstattungen und Kürzungen pauschaler Reisekosten
Zahlt der Arbeitgeber Reisekostenpauschalen, sind auch bei diesen Höchstwerte zu beachten. Die Tabelle des BMF umfasst 180 Länder mit den aktuellen Höchstwerten für Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen.
Übernachtungspauschale 2023
Die Übernachtungspauschale für Deutschland beträgt auch in 2023 € 20. Die Pauschalen des Auslands liegen teilweise deutlich höher und sind in der Länderliste des BMF nachzulesen.
Kürzung der Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale darf von dem Reisenden nach eigenem Ermessen genutzt werden. Besteht seitens des Arbeitgebers die Möglichkeit zur kostenfreien oder vergünstigten Unterbringung in eigenen Räumlichkeiten, wird die Erstattung für die Unterkunft entsprechend angepasst.
Verpflegungspauschale 2023
Seit 2014 gibt es nur noch zwei Spesensätze (zuvor waren es drei). Die ‘kleine’ Pauschale wird bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden angewandt und beträgt seit dem 1. Januar 2020 für das Inland € 14, der ‘große’ Satz greift bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden und beträgt ab 2020 € 28. Diese Werte (Deutschland) gelten unverändert auch in 2023.
Für einen An- und Abreisetag wird immer die kleine Pauschale angerechnet. Der Ort, der am Anreisetag vor Mitternacht erreicht wird, ist maßgebend für die Berechnung der Pauschale. Für den Abreisetag gilt der Ort der letzten Tätigkeit. Zwischentage werden mit 24 Stunden und dem Höchstsatz des entsprechenden Ortes / Landes abgegolten. Es gelten unterschiedliche Reisekostenpauschalen für Inlandsreisen sowie Auslandsreisen.
Kürzung der Verpflegungspauschale
Grundsätzlich steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale zur freien Verfügung. Bekommt er jedoch von seinem Arbeitgeber das Frühstück erstattet oder ist dieses im Übernachtungspreis inbegriffen, wird die Tagespauschale für Verpflegung um 20% gekürzt. Kommt der Arbeitgeber für das Mittag- oder Abendessen seines Mitarbeiters auf oder wird dieser von einem Dritten zum Essen eingeladen, beträgt die Kürzung der Verpflegungspauschale für diesen Tag 40%.
Höchstgrenzen und Ausnahmen
Verpflegungspauschalen werden für die Dauer von maximal drei Monaten Abwesenheit von der Arbeitsstätte gezahlt. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, greifen andere gesetzliche Regelungen. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.
Inhalt der Reisekostenabrechnung
Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte Pflichtangaben, damit sie von der Steuerbehörde anerkannt wird. Eine korrekte Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Betriebs
- Name und Anschrift des Reisenden
- Benutztes Verkehrsmittel
- Datum und Dauer der Reise
- Reiseziel(e)
- Zweck der Reise
- Reise-Nebenkosten (mit Belegen)
Diese Basisdaten werden durch weitere Angaben ergänzt: Jedes Reiseziel mit der Dauer und dem Zweck des Aufenthaltes, jede Übernachtung und jede Bewirtung müssen genauestens deklariert werden und jederzeit nachweisbar sein, um die Anerkennung durch das Finanzamt zu gewährleisten.
Die Mobilexpense App für eine korrekte Reisekostenabrechnung
Reisen erstrecken sich oft auf mehrere Länder mit verschiedene Zeitzonen und unterschiedlichen Transportmitteln. Eine Reisekostenabrechnung beansprucht viel Zeit, die Sie für wichtigere Dinge in Ihrem Unternehmen benötigen. Mobilexpense bietet die praktische App zur schnellen und gesetzeskonformen Berechnung all Ihrer Reisekosten. Mit den aktuellen Werten des BMF ist sie immer auf dem neuesten Stand. Sie können natürlich auch eigene Raten in Ihr System einpflegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Erstellen Sie im Handumdrehen eine perfekte Reisekostenabrechnung mit der intuitiven App von Mobilexpense!
