Grundwissen Reisekostenabrechnung für Arbeitnehmer (2024)

Doch worauf hat ein Arbeitnehmer recht, und wie werden diese Kosten und Pauschalen berechnet und bezahlt?

In diesem Artikel haben wir das Wichtigste rund um Reisekosten und die Reisekostenabrechnung für Arbeitnehmer zusammengefasst.

Möglichkeiten der Reisekostenabrechnung

Bei den Reisekosten wird unterschieden zwischen tatsächlich angefallenen Kosten, die durch Belege nachweisbar sind, und pauschalen Kosten, die pauschal erstattet werden. Tatsächliche Kosten müssen vom Dienstreisenden durch Belege nachgewiesen werden, während Pauschalen für bestimmte Kostenarten ohne Nachweise gezahlt werden können. Hierbei gilt es, aktuelle GoBD-Richtlinien zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass alle Belege revisionssicher digital archiviert sind.

Tatsächliche Reisekosten

Tatsächliche Reisekosten können Auslagen sein, die vom Dienstreisenden aus eigener Tasche vor Ort bezahlt wurden. Ein Beispiel sind Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen. Diese nachweisbaren Ausgaben sind anhand von Belegen darzulegen und müssen vom Arbeitgeber grundsätzlich erstattet werden. Diese Pflicht und die Voraussetzungen sind in § 670 des BGB verankert.

Pauschale Reisekosten

Pauschale Reisekosten, auch bekannt als steuerfreie Reisekostenzuschüsse, stellen eine vereinfachte Möglichkeit dar, bestimmte Ausgaben zu erstatten. Dazu gehören beispielsweise die Verpflegungspauschalen, die abhängig von der Abwesenheitsdauer und dem Reiseziel (Inland oder Ausland) berechnet werden. Auch hier gilt: Die Höhe dieser Pauschalen unterliegt gesetzlichen Regelungen, und der Arbeitgeber kann frei entscheiden, ob er diese gewährt oder nicht. Fehlt eine Erstattung durch den Arbeitgeber, können diese Beträge über die Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden..

Arten von Reisekosten

Eine Reisekostenabrechnung bzw. Spesenabrechnung setzt sich aus verschiedenen Kostenarten zusammen.

1. Verpflegung

Für den Mehraufwand für Verpflegung, den ein Arbeitnehmer auf einer dienstlich veranlassten Fahrt hat, gibt es die sogenannte Verpflegungspauschale, auch genannt Verpflegungsmehraufwand.

Diese dient dazu, Mahlzeiten (also Verpflegung) des Arbeitnehmers zu decken. Die Verpflegungspauschalen werden pro Tag berechnet und setzen sich aus drei Mahlzeiten zusammen: Frühstück, Mittagessen und Abendessen.

Wird eine oder mehrere Mahlzeiten vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt (z.B. Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, Geschäftsessen abends...), werden die Pauschalen entsprechend gekürzt. Die Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt prozentual, ungeachtet der tatsächlichen Ausgaben.

Die Verpflegungspauschale richtet sich unter anderem nach der Dauer der Abwesenheit sowie dem Ziel der Dienstreise (Deutschland vs. weltweit). Lesen Sie dazu auch unseren Artikel zum Thema Verpflegungspauschalen.

2. Übernachtung

Erstreckt sich eine Dienstreise über mehrere Tage oder Wochen, ist es üblich, dass der reisende Mitarbeiter auf Hotels angewiesen ist. Für Übernachtungen wird die Übernachtungspauschale angesetzt.

Genau wie bei der Verpflegungspauschale gibt es auch bei der Übernachtungspauschale deutliche Unterschiede in den Beträgen, je nachdem, ob der Mitarbeiter im In- oder Ausland übernachtet. 

3. Kilometerpauschale

Bei der Nutzung des privaten Fahrzeugs für Dienstfahrten kann der Arbeitnehmer eine Kilometerpauschale geltend machen. Diese beträgt in der Regel 30 Cent pro Kilometer. Für Reisenebenkosten wie Parkgebühren oder Mautstrecken, die nicht durch Pauschalen abgedeckt sind, gilt eine separate Erstattungspflicht. Auch hier kann die Digitalisierung, wie durch Mobilexpense, den Erfassungsprozess erheblich vereinfachen und beschleunigen, insbesondere durch die automatische Berechnung und Erstattung solcher Ausgaben. 

Genau wie bei den Pauschbeträgen für Verpflegung und Unterkunft ist auch die Kilometerpauschale eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Zahlt dieser dem Arbeitnehmer also keine Kilometerpauschale, kann er diese über die Einkommensteuererklärung geltend machen.

In der Praxis ist es jedoch Gang und Gebe, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die Kilometerpauschale bezahlen. Ein Grund dafür ist die Mitarbeiterzufriedenheit. 

4. Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben, aber nicht über die Pauschalen abgeglichen werden. Beispiele dafür sind Eintrittskarten oder auch Kundenpräsente. 

Die Reisenebenkosten werden in der Regel anhand von Belegen nachgewiesen und vom Arbeitgeber in voller Höhe erstattet. Ob und in welcher Höhe eine Ausgabe gerechtfertigt ist, kann das Unternehmen in einer Reisekostenrichtlinie festlegen. So wird Missverständnissen bezüglich der Notwendigkeit in Art und Höhe vorgebeugt.

Reisenebenkosten sind oft sehr zeitaufwendig in Sachen Bearbeitung. Grundsätzlich muss für jede Ausgabe ein Beleg vorhanden sein und jede noch so kleine Ausgabe auf der Reisekostenabrechnung aufgeführt sein. Bei den Reisenebenkosten ist es besonders interessant, die Möglichkeiten des mobilen Scannens (Belegscannen) mit dem Arbeitgeber zu besprechen. Dies spart sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmern viel Zeit und Mühe.

Wissenswertes

Zum Thema Reisekostenabrechnung gibt es zahlreiche Besonderheiten, Regeln und Ausnahmen. Insbesondere Arbeitnehmer sind oft nicht mit den Feinheiten vertraut. Es gibt jedoch ein paar weitere Dinge, die auch Arbeitnehmer beherzigen sollten. Einige dieser Punkte finden Sie im Folgenden:

Kürzungen

Mahlzeiten vom Arbeitgeber bezahlt und trotzdem Verpflegungspauschale kassieren? So geht's nicht. Wird einem Arbeitnehmer eine (oder mehrere Mahlzeiten) gestellt, dann ist die Verpflegungspauschale für den entsprechenden Tag zu kürzen.

In unserem Artikel Kürzung der Verpflegungspauschale lesen Sie mehr zum Thema.

Inland vs. Ausland

Wie bereits erwähnt, gelten für einige der Reisekostenpauschalen unterschiedliche Werte für das In- und Ausland. Dies betrifft die Verpflegungspauschale und die Übernachtungspauschale. Die Kilometerpauschale für mit dem privaten Fahrtzeug absolvierte Dienstreisen ist für das In- und Ausland identisch (Stand 1.1.2024). 

Verpflegungsmehraufwand im Inland

Der Verpflegungsmehraufwand zählt zu den kompliziertesten Themen für Dienstreisende, da er als Erstattung für die Verpflegungskosten während der Reise dient. Die Pauschalen sind gestaffelt und gelten ausschließlich für Dienstreisen innerhalb Deutschlands.

Aktuelle Pauschbeträge:

• 14,00 Euro – kleine Pauschale
  Für Dienstreisen mit einer Dauer von 8 bis 24 Stunden oder für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen.

• 28,00 Euro – große Pauschale
  Für Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern.

Zukünftige Anpassungen: Der Bundesrat hat am 24.11.2023 die Zustimmung zum Wachstumschancengesetz verweigert, was eine Verzögerung der geplanten Änderungen für 2024 verursacht hat. Sobald die Verhandlungen abgeschlossen sind, könnten die neuen Pauschalen wie folgt aussehen:

• 16,00 Euro – kleine Pauschale
• 32,00 Euro – große Pauschale

Diese Pauschalen bieten eine unkomplizierte Möglichkeit, die Kosten für Verpflegung auf Dienstreisen abzurechnen. Mobilexpense sorgt dafür, dass diese Beträge automatisch und rechtssicher berechnet werden, sodass Unternehmen und Mitarbeitende stets auf der sicheren Seite sind.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Bei Auslandsreisen variiert die Kostenerstattung je nach Reiseziel, da die Pauschalen an die Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landes angepasst sind. So beträgt die große Pauschale für eine Dienstreise nach Finnland im Jahr 2024 42 Euro, während für eine Reise nach Indien 33 Euro fällig werden. Für Reisen in die USA liegt die Pauschale je nach Stadt zwischen 44 und 64 Euro.

Auch bei den Übernachtungspauschalen gibt es länderspezifische Unterschiede: In Schweden beträgt die Pauschale 154 Euro, während in Singapur 220 Euro anfallen.

Die vollständige Übersicht der aktuellen Reisekostenvergütungen für 2024, die jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht wird, finden Sie hier.

Weiterführende Artikel zum Thema:

• Übernachtungspauschalen im In- und Ausland
• Verpflegungspauschalen Deutschland
• Verpflegungspauschalen weltweit

Dreimonatsfrist

Grundsätzlich gilt, dass die Zahlung der Spesen auf eine Dauer von drei Monaten begrenzt ist. Arbeitet ein Ingenieur aus Köln beispielsweise im Auftrag seines Arbeitgebers an der Implementation einer Software für einen Kunden in München, besteht ein Spesenanspruch von drei Monaten. Es gibt jedoch zahlreiche Besonderheiten und Ausnahmen rund um die Dreimonatspflicht zu beachten (sie gilt zum Beispiel nicht für jeden).

Erfahren Sie hier mehr zur Dreimonatspflicht.

Reisekostenabrechnung mit Mobilexpense

Reisen erstrecken sich oft auf mehrere Länder mit verschiedene Zeitzonen und unterschiedlichen Transportmitteln. Eine Reisekostenabrechnung beansprucht viel Zeit und Aufwand.

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