Viele Arbeitnehmer wissen, dass diese Kosten grundsätzlich zu erstatten sind. Auch sind Ausdrücke wie Spesen für viele ein Begriff.
Doch worauf hat ein Arbeitnehmer recht, und wie werden diese Kosten und Pauschalen berechnet und bezahlt?
In diesem Artikel haben wir das Wichtigste rund um Reisekosten für Arbeitnehmer zusammengefasst.
Möglichkeiten der Reisekostenerstattung
Bei den Reisekosten wird zwischen tatsächlich anfallenden und pauschalen Kosten unterschieden.
Tatsächliche Reisekosten
Tatsächliche Reisekosten können Auslagen sein, die vom Dienstreisenden aus eigener Tasche vor Ort bezahlt wurden. Ein Beispiel sind Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen. Diese nachweisbaren Ausgaben sind anhand von Belegen darzulegen und müssen vom Arbeitgeber grundsätzlich erstattet werden. Diese Pflicht und die Voraussetzungen sind in § 670 des BGB verankert.
Pauschale Reisekosten
Pauschale Reisekosten sind (bis zu einer bestimmten Höhe) steuerfreie Bezüge, die dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung stehen. Im Gegensatz zu der Erstattung tatsächlicher Aufwendungen, ist der Arbeitgeber zur Zahlung von Reisepauschalen nicht verpflichtet. Zahlt ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keine Reisekosten, kann der Dienstreisende diese über die jährliche Einkommensteuererklärung geltend machen.
Arten von Reisekosten
Eine Reisekostenabrechnung bzw. Spesenabrechnung setzt sich aus verschiedenen Kostenarten zusammen.
1. Verpflegung
Für den Mehraufwand für Verpflegung, den ein Arbeitnehmer auf einer dienstlich veranlassten Fahrt hat, gibt es die sogenannte Verpflegungspauschale, auch genannt Verpflegungsmehraufwand.
Diese dient dazu, Mahlzeiten (also Verpflegung) des Arbeitnehmers zu decken. Die Verpflegungspauschalen werden pro Tag berechnet und setzen sich aus drei Mahlzeiten zusammen: Frühstück, Mittagessen und Abendessen.
Wird eine oder mehrere Mahlzeiten vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt (z.B. Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, Geschäftsessen abends...), werden die Pauschalen entsprechend gekürzt. Die Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt prozentual, ungeachtet der tatsächlichen Ausgaben.
Die Verpflegungspauschale richtet sich unter anderem nach der Dauer der Abwesenheit sowie dem Ziel der Dienstreise (Deutschland vs. weltweit). Lesen Sie dazu auch unseren Artikel zum Thema Verpflegungspauschalen.
2. Übernachtung
Erstreckt sich eine Dienstreise über mehrere Tage oder Wochen, ist es üblich, dass der reisende Mitarbeiter auf Hotels angewiesen ist. Für Übernachtungen wird die Übernachtungspauschale angesetzt.
Genau wie bei der Verpflegungspauschale gibt es auch bei der Übernachtungspauschale deutliche Unterschiede in den Beträgen, je nachdem, ob der Mitarbeiter im In- oder Ausland übernachtet.
3. Kilometerpauschale
Reist ein Mitarbeiter auf dienstlich veranlassten Fahrten mit dem privaten Fahrzeug, hat er Anspruch auf die Kilometerpauschale.
Genau wie bei den Pauschbeträgen für Verpflegung und Unterkunft ist auch die Kilometerpauschale eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Zahlt dieser dem Arbeitnehmer also keine Kilometerpauschale, kann er diese über die Einkommensteuererklärung geltend machen.
In der Praxis ist es jedoch Gang und Gebe, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die Kilometerpauschale bezahlen. Ein Grund dafür ist die Mitarbeiterzufriedenheit.
4. Reisenebenkosten
Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben, aber nicht über die Pauschalen abgeglichen werden. Beispiele dafür sind Eintrittskarten oder auch Kundenpräsente.
Die Reisenebenkosten werden in der Regel anhand von Belegen nachgewiesen und vom Arbeitgeber in voller Höhe erstattet. Ob und in welcher Höhe eine Ausgabe gerechtfertigt ist, kann das Unternehmen in einer Reisekostenrichtlinie festlegen. So wird Missverständnissen bezüglich der Notwendigkeit in Art und Höhe vorgebeugt.
Reisenebenkosten sind oft sehr zeitaufwendig in Sachen Bearbeitung. Grundsätzlich muss für jede Ausgabe ein Beleg vorhanden sein und jede noch so kleine Ausgabe auf der Reisekostenabrechnung aufgeführt sein. Bei den Reisenebenkosten ist es besonders interessant, die Möglichkeiten des mobilen Scannens (Belegscannen) mit dem Arbeitgeber zu besprechen. Dies spart sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmern viel Zeit und Mühe.
Wissenswertes
Zum Thema Reisekosten gibt es zahlreiche Besonderheiten, Regeln und Ausnahmen. Insbesondere Arbeitnehmer sind oft nicht mit den Feinheiten vertraut. Es gibt jedoch ein paar weitere Dinge, die auch Arbeitnehmer beherzigen sollten. Einige dieser Punkte finden Sie im Folgenden:
Kürzungen
Mahlzeiten vom Arbeitgeber bezahlt und trotzdem Verpflegungspauschale kassieren? So geht's nicht. Wird einem Arbeitnehmer eine (oder mehrere Mahlzeiten) gestellt, dann ist die Verpflegungspauschale für den entsprechenden Tag zu kürzen.
In unserem Artikel Kürzung der Verpflegungspauschale lesen Sie mehr zum Thema.
Inland vs. Ausland
Wie bereits erwähnt, gelten für einige der Reisekostenpauschalen unterschiedliche Werte für das In- und Ausland. Dies betrifft die Verpflegungspauschale und die Übernachtungspauschale. Die Kilometerpauschale für mit dem privaten Fahrtzeug absolvierte Dienstreisen ist für das In- und Ausland identisch (Stand 1.1.2024).
Weiterführende Artikel zum Thema:
Dreimonatsfrist
Grundsätzlich gilt, dass die Zahlung der Spesen auf eine Dauer von drei Monaten begrenzt ist. Arbeitet ein Ingenieur aus Köln beispielsweise im Auftrag seines Arbeitgebers an der Implementation einer Software für einen Kunden in München, besteht ein Spesenanspruch von drei Monaten. Es gibt jedoch zahlreiche Besonderheiten und Ausnahmen rund um die Dreimonatspflicht zu beachten (sie gilt zum Beispiel nicht für jeden).
Erfahren Sie hier mehr zur Dreimonatspflicht.
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