Mehrwert­steu­er­erstat­tung von auslän­di­scher Mehrwert­steuer mit Mobil­ex­pense

Unternehmen, deren Ausgaben im Ausland mit Umsatzsteuer (Vorsteuer) belastet werden, können von der Finanzbehörde des besuchten Landes eine Rückerstattung der Vorsteuer (VAT Recovery) verlangen. In einigen EU-Ländern werden Produkte exklusive USt angeboten; dies kann beim Wareneinkauf zu einer unangenehmen Überraschung führen, da zunächst der Bruttobetrag bezahlt werden muss.

Für Unternehmen ist dies jedoch kein Problem: Die in diesem Fall anfallende Vorsteuer (VSt) kann von Gewerbetreibenden zurückgefordert werden, auch aus dem Ausland.

Wann ist eine Erstattung ausländischer Mehrwertsteuer möglich?

Damit eine Ausgabe für eine Steuerrückerstattung in Frage kommt, muss sie unter die in dem betreffenden Land zulässigen Ausgabearten fallen und von einem vollständigen und korrekten Beleg (z. B. einer Quittung oder Rechnung) begleitet sein.

In Europa muss die Erstattung über die Behörden des Landes beantragt werden, in dem sich der Sitz des Unternehmens befindet. Diese leiten den Antrag anschließend an die Behörden des Landes weiter, in dem die Ausgaben getätigt wurden.

Mehrwertsteuer können Sie für alle Arten von Ausgaben zurückfordern, nicht nur für Reisen und Bewirtung. Zu den am häufigsten erstattungsfähigen Ausgaben gehören:

• Hotels
• Autovermietungen
• Konferenzen und Veranstaltungen
• Ausbildung, Schulungen
• Marketing

Wie funktioniert die Mehrwertsteuererstattung?

Die Integration des von Ihnen gewählten Partners für die Mehrwertsteuererstattung aus dem Ausland in Mobilexpense ist ein einfacher Zwei-Schritte-Prozess, der zum Einen darin besteht, dass Sie Ihren Partner auswählen und uns sodann Unterlagen zur Verfügung stellen, die Ihre Beziehung zu ihm nachweisen.

Sobald dies erfolgt ist, wird alles für Sie erledigt: von der Beschaffung der vollständigen Unterlagen bis zur Archivierung.

1. Ihre Mitarbeiter geben Reisedaten und Fotos in Ihr EMS ein.
2. Ihr EMS lädt diese Daten regelmäßig in die Datenbank Ihres Partners für die Mehrwertsteuererhebung hoch.
3. Der Partner lädt die Daten herunter und filtert sie, um zu ermitteln, ob es sich um erstattungsfähige oder nicht erstattungsfähige Ausgaben handelt.
4. Für nicht konforme, aber dennoch erstattungsfähige Ausgaben fordert der Partner vollständige Dokumente vom ursprünglichen Anbieter an.
5. Anschließend werden die Daten überprüft, oft mittels optischer Zeichenerkennung (OCR), bevor sie mit menschlichem Fachwissen und/oder AI (Artificial Intelligence) zusammengestellt werden.
6. Schließlich reicht der Rückforderungspartner Ihren Antrag bei der zuständigen Steuerbehörde ein.
7. Abschließend wird Ihnen die Mehrwertsteuererstattung ausgestellt.

Zu keinem Zeitpunkt in diesem Prozess sind die Ressourcen Ihrer Finanzabteilung involviert, was zu einem völlig losgelösten Ansatz ohne jedes Risiko führt.

Vorteile der automatisierten Mehrwertsteuererstattung

Durch die Integration eines Partners für die Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer in Ihr EMS erhalten Sie folgende Vorteile:

• Genauigkeit: Große Volumen von Rechnungen werden mittels OCR und Regeln überprüft, um sicherzustellen, dass nur korrekte Daten erfasst und für Mehrwertsteuerrückforderungen verwendet werden.
• Globale Konformität, sogar für multinationale Unternehmen: Ihr Partner für die Rückforderung der Mehrwertsteuer kennt die Mehrwertsteuersätze der Länder, in denen Sie tätig sind, und verfolgt regelmäßig alle Änderungen, damit Sie es nicht tun müssen.
• Keine manuellen/menschlichen Fehler: Durch den Einsatz von OCR und AI werden Eingabefehler und Unstimmigkeiten aus den Daten herausgefiltert, um eine einwandfreie Datenqualität zu gewährleisten.
• Ein "Hands-off"-Prozess: Ihr Partner für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer fordert die Neuausstellung von Rechnungen, die nicht den Vorschriften entsprechen, für erstattungsfähige Ausgaben an, was minimalen Mehrwertsteuerverlust und maximalen Wert gewährleistet.
• Peace of mind: Die Verantwortung für die Datenerfassung und die Korrektheit der Ansprüche liegt bei Ihrem Partner, so dass Sie nicht Gefahr laufen, Strafen für falsche oder unvollständige Ansprüche zu riskieren.

Und da die Beauftragten für die MwSt-Erstattung nach dem Prinzip "no cure, no pay" arbeiten, zahlen Sie nur einen geringen Prozentsatz der erstatteten Mehrwertsteuer. Sollten Sie nichts zurückerhalten, müssen Sie auch nichts bezahlen.

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