Karten-Manage­ment: Geschäft­li­che Bankkar­ten richtig verwal­ten

Für die Verwendung geschäftlicher Zahlungsmittel gibt es verschiedene Argumente und Einwände. Während einige Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern geschäftliche Zahlungen weitestgehend erleichtern möchten, sind andere bei der Bereitstellung von Firmen-Kreditkarten eher zurückhaltend. Der Einsatz eines benutzerfreundlichen Kartenmanagement-Systems kann die Kontrolle über betriebsbedingte Ausgaben deutlich erhöhen. Darüber hinaus öffnet ein flexibles Kartenmanagement-System die Tür zu modernen Zahlungsmethoden, die langfristig zur Kosteneinsparung beitragen.

Geschäftliche Kredit-, Debit- und Prepaidkarten

Grundsätzlich unterscheiden wir drei verschiedene Arten von Karten: Kredit-, Debit- und Prepaidkarten. Um es vorweg zu nehmen: Das perfekte Zahlungsmittel existiert nicht. Jedoch entwickelt sich der Markt in rasantem Tempo und moderne Zahlungsmethoden wie beispielsweise virtuelle Karten sind auf dem Vormarsch. Diese relativ günstige Lösung ermöglicht Mitarbeitern die sichere Zahlung von jedem Ort auf der Welt mit den vom Unternehmen eingestellten Restriktionen. In Kombination mit einem guten Kartenmanagement-System bieten virtuelle Karten unübertroffene Flexibilität. Sie sind ebenfalls mit Google Pay und Apple Pay zu verwenden.

Wo liegt der Unterschied?

Um Karten richtig vergleichen zu können, sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Welches Ziel verfolgt der Arbeitgeber? Welche Rolle spielt der Nutzer? Nachfolgend einige Beispiele:

• Reduzierung von (ausgelegtem) Bargeld
• Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit
• Kontrolle über Ausgaben
• Korrekte Verbuchung
• Verantwortungsbewusster Umgang mit geschäftlichen Ausgaben seitens des Mitarbeiters
• Und schließlich: die Kosten!

*Durchschnittlicher Zinssatz bei Überziehung.

Aktuelle Entwicklungen geschäftliche Bankkarten

Prepaidkarten

Die Akzeptanz von Prepaidkarten war vormals ein Thema. Manche Autoverleihfirmen akzeptierten dieses Zahlungsmittel nicht. Durch eine Kombination von Maestro- und Mastercard wird inzwischen von den Anbietern internationale Deckung und Akzeptanz geboten. Ebenso kann Mitarbeitern mittels virtueller Karten weltweit Bargeld zur Verfügung gestellt werden. Vorschüsse (in bar) und Überziehungen gehören somit der Vergangenheit an. Zahlungen werden mit einer Realtime-Dateneingabe mittels Smartphone-App vorgenommen und bei Missbrauch kann direkt eingeschritten werden.

Kreditkarten

Traditionell populär: ein flexibles, aber teures Zahlungsmittel. Aufgrund der (notwendigen) 2-Stufen-Authentifizierung bei Zahlungen immer sicherer, jedoch mit abnehmender Flexibilität. Es steht fortwährend eine Dateneingabe mit minimaler Verzögerung von höchstens einem Tag zur Verfügung, was die Rechtfertigung betriebsbedingter Aufwendungen für Nutzer erleichtert.

Debitkarten

Eine Bankkarte, wie wir sie alle kennen. Natürlich verteilen Unternehmen nicht ohne Weiteres Bankkarten an ihre Mitarbeiter. Die wenigsten Unternehmen akzeptieren es, wenn ihre Mitarbeiter gedankenlos ihre verursachten Parkgebühren, Restaurant-Rechnungen und weitere personenbezogene Kosten direkt von der Firmenkarte abbuchen lassen. Indem neben dem Hauptkonto ein separates Konto (z.B. bei Bunq) geführt wird, gehört dieses Manko der Vergangenheit an.

Geschäftliche Karten vs. Expense Management

Beide Disziplinen treffen immer öfter aufeinander. Die Reisekosten-App der Zukunft bietet Unterstützung bei der Rechtfertigung sämtlicher Kosten und Ausgaben der Mitarbeiter, beispielsweise bei Kilometerabrechnungen, Tagesspesen und anderen Vergütungen und Erstattungen, Vorschüssen usw.. Ebenso bietet die App eine einfache Verwaltung aller Aufwendungen und die Kontrolle über alle zur Verfügung gestellten Zahlungsmittel. Im Optimalfall wird die Reisekosten-App zentral, von einem benutzerfreundlichen Portal verwaltet.