Alles, was Sie über die GoBD wissen müssen

Was bedeutet GoBD?

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Diese Grundsätze werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) zu den steuerlichen Buchführungsgrundsätzen für die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften und die interne Kontrolle aufgestellt. Sie befassen sich zudem mit der ordnungsgemäßen elektronischen Aufbewahrung und dem richtigen Umgang mit steuerrelevanten Belegen.

Die GoBD sind die Grundlage für ein papierloses, digitales Finanzwesen in Deutschland.

Geschichte der GoBD

Die GoBD wurde am 14. November 2014 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht. Eine geänderte Fassung wurde am 11. Juli 2019 veröffentlicht, jedoch wieder zurückgezogen. Die neueste Fassung der GoBD wurde am 28. November 2019 veröffentlicht und trat am 1. Januar 2020 in Kraft.

Anwendungsbereich der GoBD

Die GoBD gelten für alle Bereiche des Finanzwesens in Deutschland, also auch für das Expense Management. Die darin enthaltenen Vorgaben sind für alle IT-Systeme maßgeblich, die steuerrelevante Daten erfassen oder verarbeiten. Sie legen Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit, Kontrollen und Prozessdokumentation fest. Ein Format, an das sich Unternehmen halten müssen, wird jedoch nicht vorgeschrieben.

Die deutsche Steuerverwaltung verlangt, dass Belege und Dokumente lückenlos zurückverfolgt und jederzeit überprüft werden können. Sämtliche Belege müssen fälschungssicher gespeichert werden. Das bedeutet, dass die nach dem GoBD-Verfahren digital erfassten Dokumente den Papierbelegen rechtlich gleichgestellt sind. Die nach diesem Verfahren digital erfassten Papierdokumente dürfen in den meisten Fällen vernichtet werden. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente.

Die GoBD regeln in Deutschland auch den Zugriff der Wirtschaftsprüfer auf die Steuerdaten und den Geltungsbereich der Richtlinien sowie die Einhaltung von Buchhaltungsprozessen und die gesetzeskonforme Protokollierung.

Bedeutung der GoBD für deutsche Unternehmen

Die Beweislast, dass die Vorschriften der GoBD eingehalten werden, liegt beim Unternehmer. Deutsche Unternehmen müssen mehr als 20 Dokumente vorlegen, um ihre GoBD-Konformität nachzuweisen. Diese Dokumente schaffen für die Finanzbehörde Transparenz über die vom Unternehmen genutzten Digitalisierungsprozesse und Anbieter. Anhand dieser Nachweise kann festgestellt werden, ob das Unternehmen tatsächlich auf digitale statt auf Papierdokumente zurückgreifen darf.

Dies sind die wichtigsten Änderungen hinsichtlich eines gesetzeskonformen Expense Managements:

• Das mobile Scannen von Belegen mit einem Smartphone oder Tablet ist dem regulären Scannen gleichgestellt.
• Sind alle Bedingungen erfüllt, reicht eine digitale Kopie des Originalbelegs und das Papierdokument darf vernichtet werden.
• Ortsunabhängiges mobiles Scannen von Belegen (mit OCR-Realtime-Erfassung und Digitalisierung) ist im In- und Ausland erlaubt.
• Cloud-Systeme sind explizit eingeschlossen.

Damit erleichtern die GoBD den reisenden Mitarbeitern und Steuerprüfern das Leben effektiv. Reisende haben nun die Möglichkeit, mit ihrem mobilen Endgerät Belege und Rechnungen zu scannen und digital zur Erstattung einzureichen, ohne die Original-Papierbelege aufbewahren zu müssen.

Wie Mobilexpense die GoBD-Anforderungen unterstützt

GoBD-Dokumentation

Zur Umsetzung der GoBD-Anforderungen bietet Mobilexpense seinen in Deutschland tätigen Kunden eine vollständige, von PwC geprüfte GoBD-Dokumentation an. Die meisten Dokumente sind bereits in unserem eigenen Format vorkonfektioniert, nur fünf müssen vom Kunden mit seinen eigenen Angaben ergänzt werden.

Dank der aktuellen Änderungen der GoBD sind jetzt mobiles Scannen, digitale Speicherung und die Nutzung von Cloud-Systemen erlaubt. Dies ermöglicht unseren Kunden ein vollständig papierloses Expense Management.

Z1 Zugang für Wirtschaftsprüfer

Die GoBD beziehen sich auch auf die Kontrolle von Finanzdaten. Mobilexpense ermöglicht diese Kontrolle, indem es den zuständigen Behörden einen Z1-Zugriff auf die Daten des zu prüfenden Unternehmens gewährt.

Die Konformitätsstufe Z1 ist die anspruchsvollste einer dreistufigen Konformitätsanforderung hinsichtlich des Datenzugriffs und der Überprüfbarkeit digitaler Dokumente durch die deutschen Steuerbehörden.

• Z1 - Direkter Nur-Lese-Zugriff
• Z2 - Indirekter Zugriff
• Z3 - Datenträgerfreigabe / Datentransfer

Es liegt im Ermessen der Steuerbehörde, welcher Zugriff erwünscht ist. In der Regel werden die Daten der letzten drei Jahre geprüft. Bei Verdacht auf Betrug oder sonstiges Fehlverhalten können jedoch Daten der letzten zehn Jahre angefordert werden.

Auf Wunsch kann Mobilexpense spezielle Konten für den "Auditor"-Zugang konfigurieren. Damit kann der entsprechende Benutzer auf sämtliche abgeschlossenen Reisekostenabrechnungen des zu prüfenden Zeitraums zugreifen, allerdings nur, wie von der GoBD gefordert, im Lesemodus.

Mobilexpense Software und die GoBD

Unsere mobile App SpendCatcher ermöglicht es Reisenden, Belege von überall auf der Welt mit ihrem mobilen Endgerät zu scannen. SpendCatcher erkennt dank OCR sämtliche Daten in Echtzeit und speichert diese digital. Der gesamte Prozess des Expense Managements, von der Erfassung über die Digitalisierung bis zur Buchung und Archivierung der Belege, findet in der App statt. Mobilexpense unterstützt Unternehmen auch bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation und vereinfacht so die Einhaltung der GoBD.