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Gesetzliche vs. betriebliche Spesenregelung: Was Unternehmen und Arbeitnehmer wissen sollten

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Spesen sind Gelder, die aus dem Leben eines reisenden Mitarbeiters nicht wegzudenken sind. Ein Handelsreisender, der oft mehrere Tage unterwegs ist, ist auf Fremdverpflegung angewiesen. Aber wer bezahlt diese täglichen Aufwendungen? Muss der Reisende in Vorkasse gehen, kann er seine Spesen vom Arbeitgeber einfordern oder sollte er seine Mehrkosten von der Steuer abziehen?

Wir bringen Licht ins Dunkel und erklären Ihnen, welchen Anspruch auf Spesen ein Dienstreisender hat.

Anspruch auf Spesen

Viele Mitarbeiter fragen sich, ob sie ihre dienstlich bedingten Aufwendungen vom Arbeitgeber zurückfordern können. Einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der Spesen hat ein reisender Mitarbeiter gegenüber seinem Arbeitgeber nicht. Bekommt er von seinem Betrieb keine Reisekosten (Verpflegung und Unterkunft) erstattet, kann er diese jedoch bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Für die Spesen gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Für weitere Informationen rund um den Anspruch und die Berechnung von Spesen, lesen Sie unseren Artikel Spesen Grundwissen.

Höhe der Spesen

Wenn es um die Höhe der Spesen gibt, wird zwischen betrieblicher und gesetzlicher Spesenregelung unterschieden.

Gesetzliche Spesenregelung

Jeder dienstlich Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 Stunden fernbleibt, hat einen Anspruch auf Spesen. Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei.

Spesen stehen dem Reisenden netto zur freien Verfügung. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht ihm innerhalb Deutschlands der kleine Spesensatz von € 14 zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 28 (großer Spesensatz). Für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz angesetzt.

Betriebliche Spesenregelung

Zahlt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Spesen, ist er an Höchstsätze gebunden, damit die Spesen steuerfrei bleiben. Die Spesensätze, die Teil der Reisekosten ausmachen, werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland angepasst und zum Jahresende veröffentlicht. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder.

Spesen versteuern

Einige Arbeitgeber zahlen ihren Mitarbeitern höhere Spesen als die in der Tabelle des BMF aufgeführten Höchstsätze. Für den Reisenden hat das keine Nachteile, der Arbeitgeber muss jedoch den Betrag, der über den gesetzlichen Höchstwert hinausgeht, versteuern. Die ausbezahlten Spesen werden dann auf der Lohnabrechnung separat aufgeführt.

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Veröffentlicht am 04 Feb. 2022

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