Gesetzliche vs. betriebliche Spesenregelung (Hauptunterschiede)

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Feb 4, 2022
Spesen sind wohl für jeden Dienstreisenden ein Begriff. Ein Arbeitnehmer, der mehrere Tage oder gar Wochen unterwegs ist, ist früher oder später auf auswärtige Verpflegung angewiesen.
 
In Sachen Kostenerstattung gibt es zahlreiche Möglichkeiten: von den gesetzlichen Spesenpauschalen zu unternehmensinternen Regelungen.
 

In diesem Artikel lesen Sie grundlegende Informationen zum Unterschied zwischen gesetzlicher und betrieblicher Spesenregelung und was es dabei zu beachten gilt.

Anspruch auf Spesen

Arbeitgeber sind zur Zahlung von Spesen (d.h. der Zahlung der Verpflegungspauschale) gesetzlich nicht verpflichtet. Dienstreisende haben dennoch einen gesetzlichen Spesenanspruch. Erhalten Sie keine Spesen vom Arbeitgeber, können Sie die Spesen in Ihrer jährlichen Steuererklärung geltend machen.

Übrigens: Unabhängig von den Spesen (Verpflegungsmehraufwand) hat ein Dienstreisender gemäß § 670 des BGB Anspruch auf Erstattung der Aufwendungen, die für den "Zweck der Ausführung des Auftrags erforderlich waren". 

Spesenregelung

Bei den Spesen wird zwischen betrieblicher und gesetzlicher Spesenregelung unterschieden. 

Gesetzliche Spesenregelung

Für dienstlich veranlasste Reisen von mehr als 8 Stunden besteht ein Spesenanspruch. Bis zu einer gewissen Höhe sind Spesen steuerfrei und stehen dem Reisenden netto zur freien Verfügung.

Der Gesetzgeber sieht für Dienstreisen im Inland die folgenden Pauschbeträge vor:
 
  • Abwesenheit von 8-24 Stunden sowie An- und Abreisetag: € 14,00 / Tag (*)
  • Abwesenheit über 24 Stunden: € 28,00 / Tag (*)

Neben den Spesen, also der Verpflegungspauschale, kann ein Arbeitnehmer für dienstliche Fahrten mit dem eigenen PKW ebenfalls die Kilometerpauschale geltend machen. Auch die Übernachtungspauschale (bei Übernachtungen auf mehrtägigen Dienstreisen) ist Teil der sogenannten gesetzlichen Reisenkostenpauschalen.

Bezahlt der Arbeitgeber keine Spesen, kann der Dienstreisende die gesetzlichen Spesenbeträge als Werbungskosten über die jährliche Einkommensteuererklärung gelten machen, wobei ein Freibetrag von € 1.230 gilt (Stand 1.1.2024).

(*) Hinweis: Die oben genannten Werte beziehen sich auf 2023. Die Werte für das Jahr 2024 werden voraussichtlich erhöht: €15 (statt €14) für den kleinen Spesensatz sowie €30 (statt €28) für den großen Spesensatz. Die Werte sind jedoch noch nicht definitiv, da sich die Verabschiedung des Wachstumsförderungsgesetzes verzögert. (Stand 01.01.2024)

Betriebliche Spesenregelung

Wie bereits erwähnt, ist ein Arbeitgeber nicht zur Spesenzahlung (also der pauschalen Vergütung von Verpflegung auf Dienstreisen) verpflichtet. Viele Unternehmen zahlen ihren Mitarbeitern jedoch auf freiwilliger Basis Spesen. Oft werden dabei die Pauschbeträge genutzt, die jährlich vom BMF geprüft und aktualisiert werden. 

Insbesondere viele mittelständische und große Unternehmen hantieren eine eigene betriebliche Spesenregelung. In dieser stellt ein Unternehmen Regeln auf, die unter anderem die Zahlung von Spesen betreffen.

Erhält ein Mitarbeiter durch die betriebliche Spesenregelung weniger Spesen als den Pauschbetrag der gesetzlichen Spesenregelung, kann er den Differenzbetrag als Werbungskosten in der Einkommensteuer geltend machen. 

Bitte beachten Sie, dass es beim Thema Spesen zahlreiche Regeln, Besonderheiten und Ausnahmen gibt, die nicht Teil dieses Artikels sind. Dieser Artikel soll lediglich einen groben Überblick über den Unterschied der verschiedenen Möglichkeiten, Spesen zu erhalten, geben.

Unter anderem das Thema Kürzungen und Dreimonatsfrist sind wichtige Themen, die es bei der Spesenberechnung zu beachten gilt. Die Regeln rund um Spesen entnehmen Sie u.a. dem Bundesreisekostengesetz, welches Teil des Einkommensteuergesetz ist. 

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