Geschäftsausgaben 2025 senken: Der 3-Punkte-Plan für Unternehmen

Wenn Sie 2025 Ihre Geschäftskosten senken möchten – ohne Wachstum oder Servicequalität zu gefährden – finden Sie hier eine praxisorientierte Checkliste, mit der Sie direkt starten können.

1. Budgets und Einnahmen überprüfen

Kenntnis der eigenen Geschäftsausgaben

Wer wahllos Geschäftskosten kürzt, riskiert oft mehr Schaden als Nutzen. Beginnen Sie deshalb mit einer genauen Analyse Ihrer Ausgaben der letzten 6 bis 12 Monate – und identifizieren Sie alle variablen Kosten. Dazu zählen zum Beispiel:

• Spenden oder andere freiwillige Ausgaben
• Aufmerksamkeiten für Mitarbeitende und Kunden (z. B. Weihnachtsgeschenke, Genesungskörbe)
• Optionale Weiterbildungen (z. B. Sprachkurse oder Schulungen ohne direkten Arbeitsbezug)
• Marketingkosten (Messen, Events, Werbeflächen)
• Variable Gehaltsbestandteile (z. B. Vertriebsprovisionen)
• Reisekosten

Manche variablen Kosten – wie etwa Vertriebsprovisionen – lassen sich zwar nicht streichen, sollten aber dennoch vollständig erfasst werden, um maximale Transparenz zu schaffen.

Ein Ausgabenmanagement-System hilft dabei, diese Ausgabenkategorien schnell und übersichtlich aufzulisten. Mithilfe integrierter Reporting-Funktionen lassen sich die Ausgaben nach Kategorien filtern und zur weiteren Analyse bereitstellen.

Wichtig dabei: Keine Ausgabe ist zu klein, um sie zu überprüfen – jede Position verdient Aufmerksamkeit.

Mit diesen Daten können Führungskräfte fundierter entscheiden, welche Kosten bei einer Reduktion die größte Wirkung erzielen – und dabei gleichzeitig den geringsten negativen Einfluss auf das Geschäft haben.

Budgetieren Sie mit aktuellen Daten

Überprüfen Sie Ihre Finanzplanung regelmäßig und beziehen Sie verschiedene Szenarien mit ein: Müssen Sie Kosten senken, die Sie eigentlich vermeiden möchten – etwa durch Personalabbau? Oder lassen sich die Zahlen auch auf anderen Wegen ins Gleichgewicht bringen?

Ein oft übersehener Hebel zur Umsatzsteigerung – insbesondere für SaaS-Unternehmen – ist die jährliche Indexierungsklausel, die in vielen Verträgen enthalten, aber nicht immer angewendet wird.

Falls das auch in Ihrem Unternehmen der Fall ist, lohnt es sich, ältere Verträge zu prüfen und die Indexierung gegebenenfalls durchzusetzen.

• Die Identifikation dieser Kosten und die Bündelung der Daten gelingt mit einer Ausgabenmanagement-Software deutlich einfacher.
• Nutzen Sie diese Zahlen als Verhandlungsgrundlage mit Ihren Lieferanten, um bessere Konditionen zu erzielen – und Ihr Unternehmen noch ein Stück krisensicherer aufzustellen.

Erstellen Sie eine „Best-Case“- und eine „Worst-Case“-Finanzprognose

Wer weiß, was sich in guten Zeiten und in der Krise erreichen lässt, kann fundierte Entscheidungen treffen – und vorausschauend planen, je nachdem, in welche Richtung sich die Zahlen entwickeln.

Im „Worst Case“ müssen Erwartungen sowohl intern als auch seitens der Kundschaft überprüft und angepasst werden.

Das kann bedeuten, dass Kundenservicezeiten reduziert oder KI-gestützte Chatbots eingesetzt werden, um häufige Anfragen automatisiert zu beantworten.

Ein vollständiger Forecast sollte außerdem mindestens einen realistischen Wiederanlaufplan enthalten, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende und Geschäftsprozesse bereit sind, sobald die Konjunktur wieder anzieht.

Ganz gleich, was ein Wiederanlauf für Ihr Unternehmen bedeutet – stellen Sie sicher, dass Sie eine realistische Strategie in der Hinterhand haben, die Sie bei Bedarf schnell und mit gutem Gefühl umsetzen können.

2. Cashflow und Geschäftstätigkeit ins Gleichgewicht bringen

Ein stabiler und verlässlicher Cashflow ist entscheidend – insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Das gilt vor allem für neu gegründete oder kleinere Unternehmen, die noch keinen Zugang zu Kreditlinien haben oder deren Bonität bei Gläubigern noch nicht gefestigt ist.

Ein paar einfache Maßnahmen zur Sicherung eines ausreichenden Cashflows:

• Führen Sie Remote-Arbeitsrichtlinien ein oder behalten Sie diese bei, um Ausgaben für Reisen, Bürobedarf und sonstige Betriebskosten zu senken.
• Verschieben Sie Neueinstellungen – es sei denn, diese bringen einen unmittelbaren positiven Effekt auf Ihren Umsatz.
• Streichen oder reduzieren Sie nicht essenzielle Projekte sowie freiberufliche Aufträge (nach sorgfältiger Prüfung der Verträge und Kündigungsbedingungen).
• Gehen Sie alle Dienstleistungsverträge durch, kündigen Sie nicht notwendige Services und verschieben Sie Vertragsverlängerungen, wo möglich.
• Führen Sie offene Gespräche mit Lieferanten über mögliche Zahlungsaufschübe – und verhandeln Sie bessere Konditionen.
• Vergleichen Sie aktiv Angebote. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich am Markt umzusehen – vielleicht finden Sie einen Anbieter mit besseren Konditionen, einem überzeugenderen Service oder längeren Zahlungszielen.

Der Zugang zu aktuellen und präzisen Daten ist entscheidend für fundierte Entscheidungen. Mit einer Ausgabenmanagement-Software lassen sich Ausgabenkategorien und Lieferanten ganz einfach identifizieren und analysieren.

 

Überlegen Sie, ob größere Vorhaben – etwa ein Bürowechsel, ein Rebranding, eine Renovierung oder Projekte mit hohen Kosten und ungewisser Rendite – abgesagt oder zumindest aufgeschoben werden können.

Was genau das bedeutet, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Es kann bedeuten, die Bestellung neuer Maschinen oder IT-Ausstattung zu pausieren. Vielleicht lohnt sich auch ein kritischer Blick darauf, ob neue Büroflächen wirklich notwendig sind – vor allem, wenn das Team verkleinert wurde oder vermehrt remote oder hybrid gearbeitet wird.

Auch der Verzicht auf eine Roadshow oder Messebesuche kann vorübergehend sinnvoll sein.

Günstigere Alternativen prüfen

Ein möglicher Ansatz: bestehende Prozesse optimieren. Wenn Außendienstreisen zunehmend Kosten verursachen, kann es sinnvoll sein, die Leadgenerierung stattdessen digital durchzuführen.

Kosteneffizientere Methoden – wie z. B. gezielte E-Mail-Kampagnen – helfen dabei, Zielgruppen aus der Ferne zu identifizieren, zu segmentieren und anzusprechen. So lässt sich die Vertriebsstrategie optimieren, während gleichzeitig Reisekosten gesenkt und Vertriebspipelines gestärkt werden.

„Nicht jetzt“ heißt nicht „nie“

Wenn sich hochpreisige Investitionen aktuell im Budget befinden, kann es sich lohnen, sie zu verschieben – zumindest so lange, bis sich die wirtschaftliche Lage stabilisiert oder mehr Klarheit über die nächsten Schritte besteht.

Solche Entscheidungen sind oft nicht leicht – weder für Mitarbeitende noch für andere Stakeholder. Aber sie können entscheidend sein, um das Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen.

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Diese Transparenz hilft Teams, Budgets im Blick zu behalten, Trends frühzeitig zu erkennen und den Cashflow souveräner zu steuern – ohne den Arbeitsalltag unnötig zu verkomplizieren.

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