Reise­kos­ten­ab­rech­nung: Erfas­sung und Aufbe­wah­rung von Belegen

Das Jahr neigt sich dem Ende zu. Bei vielen Unternehmen ist das Geschäftsjahr gleich dem Kalenderjahr. Das bedeutet, es müssen Abschlüsse und Bilanzen erstellt werden. (Reisende) Mitarbeiter denken bereits an die jährliche Einkommensteuererklärung und das Absetzen von Werbungskosten. Mitarbeiter und Unternehmer müssen Belege und Dokumente sortieren, buchen und ablegen. Die Ordner stapeln sich und die Frustration bei Mitarbeitern und Unternehmern steigt.

Viele dieser umfangreichen und zeitraubenden Tätigkeiten sind zwar notwendig, dank der heutigen Technik und neuen Regelungen können einige Arbeiten jedoch erheblich vereinfacht werden.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles rund um die Belegerfassung und -aufbewahrung für die Reisekostenabrechnung und wie Sie diese gemäß GoBD digitalisieren.

Belegen für die Reisekostenabrechnung erfassen und aufbewahren

Belegerfassung

Das manuelle Erfassen von Belegen gehört längst der Vergangenheit an. Dank der Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dürfen Belege wie Hotel- und Restaurantrechnungen, Tankquittungen, Eintrittskarten usw. nun ortsunabhängig mobil gescannt werden. Jeder Reisende kann mit seinem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) von jedem Ort der Welt seine Belege zeitnah mobil erfassen und an das heimische Computersystem senden. Dies geschieht mit der richtigen Reisekosten-App in OCR-Realtime (Echtzeit), ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung.

Belegaufbewahrung

Auch für die Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten ist eine Neuerung in Kraft getreten: Die novellierte GoBD erlaubt nicht nur das mobile Scannen sämtlicher Belege, sondern ermöglicht ebenfalls das Vernichten der Originale.

Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente. Für alle anderen Dokumente gilt, dass eine Aufbewahrung des Originalbelegs nicht notwendig ist, sofern die Unverfälschbarkeit und der ständige Zugriff gewährleistet sind. Im System gespeicherte Daten müssen zu 100 % fälschungssicher, jederzeit vom Unternehmer abrufbar und für die Steuerbehörde einsehbar sein.

Pflichtangaben einer Reisekostenabrechnung

Dank der oben beschriebenen Neuerungen ist das Erstellen einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung vereinfacht worden. Der tägliche Kampf mit unzähligen Quittungen, die zudem schnell unlesbar (Thermopapier) werden, ist vorbei. Um einige manuelle Tätigkeiten kommt jedoch kein Unternehmer und kein Reisender umhin: Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte manuell einzutragenden Pflichtangaben, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird. Eine Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

1. Name und Anschrift des Betriebs
2. Name und Anschrift des Reisenden
3. Benutztes Verkehrsmittel
4. Datum und Dauer der Reise
5. Reiseziel(e)
6. Zweck der Reise
7. Reise-Nebenkosten (mit Belegen)

Sind diese Angaben einmal im System hinterlegt, kann die Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks erstellt werden. Die Werte der Verpflegungspauschalen und der Übernachtungspauschalen können ebenso einmalig gespeichert werden. Der Arbeitgeber berechnet die Reisekosten entweder mit den aktuellen Höchstwerten des BMF (Bundesministerium der Finanzen), oder er gibt eigene Werte in sein System ein. Die praktische Reisekosten-App von Mobilexpense - mit integrierter Kreditkartenfunktion - erfasst und verarbeitet sämtliche eingescannten Daten und Belege und erstellt die komplette Reisekostenabrechnung.

Reisekostenabrechnung mit Mobilexpense

Dank der innovativen Reisekosten-App von Mobilexpense erstellen Sie nicht nur Ihre Reisekostenabrechnung im Handumdrehen, sondern scannen, erfassen, übermitteln und speichern Sie sämtliche Belege Ihrer reisenden Mitarbeiter aus allen Ländern und Zeitzonen. Die Mitarbeiter scannen ihre Belege mobil ein, das heimische Computersystem erfasst diese und speichert sie gesetzeskonform auf Datenträgern. Fixe Daten wie die oben aufgeführten Pflichtangaben und die Beträge für Verpflegung und Unterkunft sind einmalig im System gespeichert, mit den variablen Daten, die die Mitarbeiter einreichen, arbeitet die App.