Eigenbeleg (Ersatzbeleg): Vorlage, Pflichtangaben & Steuer

Einleitung: Wenn der Beleg verloren geht – und was Sie dann tun können

Belege sind das Fundament jeder ordnungsgemäßen Buchführung – doch was passiert, wenn einer fehlt?

Ob beim Geschäftsessen, an der Parkuhr oder während einer Dienstreise: Im Unternehmensalltag kommt es immer wieder vor, dass Quittungen oder Rechnungen verloren gehen oder gar nicht erst ausgestellt werden. Damit Ausgaben trotzdem korrekt abgerechnet werden können, gibt es eine Lösung – den Eigenbeleg, auch bekannt als Ersatzbeleg.

Doch in der Buchhaltung gilt nach wie vor der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Was also tun, wenn der Nachweis fehlt? Hier kommt der Eigenbeleg, auch Ersatzbeleg genannt, ins Spiel. Dieses kleine Dokument kann über die Anerkennung einer betrieblichen Ausgabe entscheiden – und darüber, ob Mitarbeitende ihre Kosten erstattet bekommen.

Was ist ein Eigenbeleg – und wann wird er gebraucht?

Ein Eigenbeleg ist ein selbst ausgestellter Nachweis über eine Ausgabe, wenn kein offizieller Beleg – etwa eine Rechnung oder Quittung – vorhanden ist. Er gilt als Ersatz für den Fremdbeleg, also für Dokumente, die normalerweise von Dritten ausgestellt werden.

Das kann aus ganz unterschiedlichen Gründen nötig werden:

• Der Beleg wurde verloren oder ist unleserlich geworden.
• Der Zahlungsempfänger hat keinen Beleg ausgestellt (z. B. Münzautomat, Trinkgeld, kleine Bargeschäfte).
• Die Zahlung erfolgte unterwegs, etwa auf einer Dienstreise, ohne Möglichkeit, eine Quittung anzufordern.

Auch bei Privatübernachtungen oder Kilometerpauschalen kommt der Eigenbeleg häufig zum Einsatz. Wichtig ist jedoch: Nur betrieblich oder beruflich veranlasste Ausgaben dürfen so dokumentiert werden. Private Aufwendungen können auf diesem Weg nicht geltend gemacht werden.

Der Eigenbeleg ist damit eine Art Notlösung – nützlich, aber mit klaren Grenzen. Er ersetzt keinen Originalbeleg, sondern dient lediglich dazu, den geschäftlichen Charakter einer Ausgabe plausibel zu machen.

Vorlage Eigenbeleg

Damit der Eigenbeleg alle Anforderungen von Buchhaltung und Finanzamt erfüllt, lohnt sich die Arbeit mit einer einheitlichen Vorlage. Sie sorgt dafür, dass keine Pflichtangaben vergessen werden und jede Ausgabe vollständig dokumentiert ist.

Was das Finanzamt akzeptiert – und was nicht

Kein Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen

Ein häufiger Irrtum: Ein Eigenbeleg genügt zwar, um eine Betriebsausgabe steuerlich zu berücksichtigen, nicht jedoch, um die Vorsteuer geltend zu machen.
Der Grund liegt in den Paragrafen § 14 und § 15 des Umsatzsteuergesetzes (UStG): Nur eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer berechtigt zum Vorsteuerabzug.
Ein selbst erstellter Beleg erfüllt diese Anforderung nicht – daher ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Auch die Umsatzsteuerrückerstattung ist in diesem Fall nicht möglich, da das Finanzamt für eine Erstattung ebenfalls eine korrekte Rechnung verlangt.

Kleinbetragsgrenze: 250 €

Die Grenze von 250 Euro betrifft lediglich Kleinbetragsrechnungen, also vereinfachte Fremdbelege. Sie besagt, dass bei diesen Beträgen weniger Pflichtangaben nötig sind (z. B. keine Steuernummer).
Für Eigenbelege gilt diese Vereinfachung nicht – sie müssen immer plausibel und nachvollziehbar sein, unabhängig von der Höhe des Betrags.

Besonders kritisch: Bewirtungs- und Hotelkosten

Bewirtungen und Übernachtungen sind steuerlich sensible Bereiche.
Bei Bewirtungsbelegen sind zwingend folgende Angaben erforderlich: Anlass der Bewirtung, Ort, Datum, Teilnehmende (Namen und Firmen) sowie Höhe der Aufwendungen.
Fehlt hier die Originalrechnung, lehnen Finanzämter einen Eigenbeleg in der Regel ab. Ähnlich streng sind die Vorgaben bei Hotelrechnungen: Diese müssen stets auf die Unternehmensanschrift ausgestellt sein, selbst bei Kleinbeträgen unter 250 €.

Aufbewahrungsfristen und GoBD

Eigenbelege unterliegen denselben Regeln wie andere Buchungsunterlagen:
Nach § 147 der Abgabenordnung (AO) beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre.
Besonders wichtig ist hierbei die GoBD-Konformität – also die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form.
Das bedeutet: Belege dürfen nicht nachträglich verändert werden, müssen revisionssicher archiviert und jederzeit nachvollziehbar abrufbar sein.

So füllen Sie einen Eigenbeleg korrekt aus

Damit ein Eigenbeleg von der Buchhaltung oder dem Finanzamt anerkannt wird, sollte er alle wesentlichen Informationen enthalten, die auch auf einem Originalbeleg stehen würden.

Pflichtangaben im Überblick

• Zahlungsempfänger (Name und Anschrift, soweit bekannt)
• Datum der Zahlung
• Betrag (brutto, ggf. Einzelpreise)
• Art und Zweck der Ausgabe (geschäftlicher Anlass)
• Grund für den Eigenbeleg (z. B. Parkautomat, Beleg verloren, Trinkgeld)
• Fortlaufende Nummer zur eindeutigen Zuordnung
• Unterschrift der Person, die den Beleg ausstellt
• Belege zur Plausibilisierung – etwa Kontoauszug, Preislisten oder Fotos, falls vorhanden

Ein kurzer Hinweis auf der Belegvorlage, warum der Originalbeleg fehlt, sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Praxisbeispiele

• Reisekosten:
  Ein Mitarbeitender fährt mit dem Privat-Pkw zu einem Kundentermin. Für die Kilometerpauschale genügt ein Eigenbeleg mit Angaben zur Strecke, zum Anlass der Fahrt und zum Datum.
• Trinkgeld:
  Beim Geschäftsessen wird das Trinkgeld bar bezahlt und nicht auf der Rechnung vermerkt. Hier reicht ein kurzer Eigenbeleg mit Anlass, Restaurantname, Datum und Betrag.
• Parkautomaten:
  Ein klassischer Fall: Der Automat druckt keine Quittung aus. Auch hier hilft ein Eigenbeleg, auf dem Ort, Datum, Uhrzeit und Betrag vermerkt sind.

Einheitliche Vorlagen erleichtern die Erstellung erheblich – und verhindern, dass wichtige Angaben vergessen werden.

Warum zu viele Eigenbelege problematisch sind

In der Praxis kommt es häufig vor, dass sich Eigenbelege in der Buchhaltung häufen. Das kann schnell kritisch werden – aus mehreren Gründen:

• Fehlender Vorsteuerabzug: Unternehmen zahlen letztlich mehr, da sie keine Umsatzsteuer geltend machen können.
• Prüfungsrisiko: Je mehr Eigenbelege, desto eher stellen Finanzämter Rückfragen oder fordern Nachweise.
• Zeitaufwand: Jede einzelne manuelle Erklärung kostet Zeit – für Mitarbeitende ebenso wie für die Buchhaltung.

Ein Beispiel:
Ein Finanzteam erhält die Reisekostenabrechnung eines Mitarbeitenden mit 15 Eigenbelegen – für Taxi, Trinkgeld, Parkgebühren. Jeder dieser Belege muss manuell geprüft und freigegeben werden. Das verzögert nicht nur die Auszahlung, sondern erschwert auch die Nachvollziehbarkeit.

Darum gilt: Eigenbelege sind eine Ausnahme, kein Ersatz für eine sorgfältige Belegerfassung.

Wie digitale Tools helfen, Eigenbelege zu vermeiden

Die gute Nachricht: Moderne Technologien machen das Thema „Beleg verloren“ fast überflüssig.
Mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Mobilexpense lassen sich Belege sofort digital erfassen – GoBD-konform, sicher und automatisiert.

Sofort erfassen statt später suchen

Mit dem KI-gestützten Belegscanner von Mobilexpense genügt ein Foto:
Die App liest alle relevanten Daten automatisch aus, erstellt den digitalen Beleg und ordnet ihn der richtigen Ausgabe zu.
So gehen Quittungen weder verloren noch werden sie unleserlich – und Eigenbelege werden zur seltenen Ausnahme.

Erinnerungen bei fehlenden Nachweisen

Falls doch ein Beleg fehlt, erkennt das System die Lücke automatisch. Mitarbeitende erhalten eine Erinnerung, die Ausgabe nachzureichen oder falls nötig einen Eigenbeleg einzureichen.

Transparenz für Finanzteams

Für Buchhaltende oder Controller wird die Prüfung einfacher:
Jede Ausgabe ist eindeutig nachvollziehbar, inklusive Historie, Kommentaren und Anhängen.

Revisionssichere Archivierung

Alle digital erfassten Belege werden GoBD-konform archiviert – unveränderbar, nachvollziehbar und bei Bedarf sofort abrufbar.
Das senkt den Verwaltungsaufwand, vermeidet Papierchaos und reduziert das Risiko, dass Dokumente im Prüfungsfall fehlen.

Eigenbelege richtig im Unternehmen verankern

Damit der Umgang mit Eigenbelegen klar geregelt ist, lohnt sich eine einfache interne Richtlinie. Sie sollte festlegen:

1. Wann Eigenbelege zulässig sind
2. Welche Nachweise (z. B. Kontoauszug, Foto, Unterschrift) erforderlich sind
3. Wer sie prüfen und freigeben darf
4. Wie lange sie aufzubewahren sind
5. Und: dass Eigenbelege nur eine Ausnahme darstellen

So schaffen Sie einheitliche Standards, vermeiden Diskussionen und sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen im Fall einer Prüfung auf der sicheren Seite steht.

Fazit: Eigenbelege als Ausnahme – nicht als Routine

Ein Eigenbeleg ist hilfreich, wenn es keine andere Lösung gibt. Aber er sollte nicht zur Gewohnheit werden. Er bringt zusätzliche Arbeit, birgt steuerliche Risiken und schränkt den Vorsteuerabzug ein.

Mit einer modernen, digitalen Lösung lässt sich das vermeiden.
Die Mobilexpense-App ermöglicht eine automatische Echtzeit-Erfassung von Belegen, Erinnerungen bei fehlenden Nachweisen und eine GoBD-konforme Archivierung.

So bleiben Sie steuerlich auf der sicheren Seite, sparen Zeit und behalten den Überblick – auch dann, wenn im Alltag einmal ein Beleg verschwindet.