Eigen­be­leg erstel­len: so geht’s

Kaufen Sie als Unternehmer Waren oder beanspruchen Sie eine Dienstleistung, erhalten Sie eine Rechnung über den zu zahlenden Betrag. Als Privatperson werfen Sie Rechnungen, Quittungen und sonstige Belege oftmals gedankenlos fort. Das sollten Sie als Unternehmer tunlichst vermeiden! Wer erinnert sich nicht an den Spruch in der Berufsschule: Keine Buchung ohne Beleg! Das war früher so und das ist noch immer so. Belege sind unerlässlich. Es gibt sie noch stets in Papierform, nur die Bearbeitung und Speicherung wurde in den letzten Jahrzehnten stark digitalisiert.

Warum Eigenbeleg erstellen?

Ein Unternehmer darf und will seine Aufwendungen steuerlich geltend machen. Dazu muss er diese beweisen können. Bei Geschäftsessen im Restaurant erhält der Mitarbeiter eine Rechnung, die er der heimischen Buchhaltung zukommen lässt, die diese bucht und aufbewahrt. An der Tankstelle erhält man eine Tankquittung. Auch diese muss zeitnah an das Unternehmen geschickt oder digital gesendet werden, um Kosten und Vorsteuer korrekt buchen zu können.

Geht eine Rechnung oder Quittung verloren oder wurde gar nicht ausgestellt, muss ein sogenannter Eigenbeleg erstellt werden. Der Eigenbeleg wird vom Finanzamt als Ersatzbeleg für einen Originalbeleg anerkannt.

Wer darf einen Eigenbeleg erstellen?

Jeder Unternehmer oder Mitarbeiter darf einen Eigenbeleg ausstellen, wenn kein Originalbeleg vorliegt. Wichtig sind die Pflichtangaben auf dem Eigenbeleg, damit dieser vom Finanzamt anerkannt wird und einer möglichen Steuerprüfung standhält.

Pflichtangaben Eigenbeleg

Alle Angaben, die üblicherweise in einer ordentlichen Rechnung oder Quittung enthalten sind, muss auch der Eigenbeleg enthalten:

• Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
• Art und Datum der Aufwendung
• Rechnungsbetrag
• Grund für das Ausstellen des Eigenbeleges (Verlust des Originalbeleges)
• Datum und Unterschrift des Ausstellers

Höhe des Eigenbelegs

Es gibt keine gesetzlich geregelte Höchstgrenze für den Betrag auf einem Eigenbeleg. Während kleine Beträge wie Aufwendungen für Porto oder Parkgebühren gewöhnlich anstandslos vom Finanzamt anerkannt werden, ist bei hohen Beträgen jedoch Vorsicht geboten, vor allem, wenn des Öfteren Eigenbelege über hohe Summen ausgestellt werden.

Aufbewahrungsart und Aufbewahrungsfrist Eigenbeleg

Für den Eigenbeleg gilt die gleiche Aufbewahrungsfrist wie für Originalrechnungen, -quittungen und -belege: 10 Jahre. Neu ist gemäß der Neufassung der GoBD die Art der Übermittlung, Speicherung und gesetzeskonformen Aufbewahrung eines Belegs. Belege dürfen jetzt mobil gescannt, in Echtzeit an den heimischen Server gesendet und digital gespeichert werden. Der Zugriff auf sämtliche Belege muss jederzeit gewährleistet sein, um etwaigen Kontrollen seitens des Finanzamts standhalten zu können.

Rechnung oder gar Eigenbeleg verloren, was tun?

Geht Ihnen eine Rechnung oder Ihr kürzlich ausgestellter Eigenbeleg über einen hohen Betrag verloren, sollten Sie möglichst vom Verkäufer/Dienstleister eine neue Rechnung oder eine Ersatzrechnung erbitten, um beim Finanzamt keine Zweifel über die Korrektheit Ihres Eigenbelegs aufkommen zu lassen. Stellen Sie aber konsequent über jede Aufwendung einen Eigenbeleg aus, wenn Ihnen das Originaldokument nicht vorliegt und es nicht erneut zu beschaffen ist!

Scannen Sie Ihre Belege mobil, nutzen Sie die praktische App von Mobilexpense! Sämtliche Reisekosten, Spesennachweise, Übernachtungsbelege und andere Quittungen und Tickets werden mobil in die App gescannt, in OCR-Realtime an den heimischen Server gesendet und digital gespeichert. Reisekostenabrechnungen mit wenigen Klicks - sprechen Sie uns an!