Die beste Ausgabenmanagement-Software für Deutschland: GoBD-konform & automatisiert

Checkliste: Die wichtigsten Kriterien für Ausgabenmanagement-Software in Deutschland

Diese Punkte entscheiden, ob ein Tool langfristig belastbar ist – oder ob Finanzteams weiterhin manuell nacharbeiten müssen.

Fragen, die Sie stellen sollten

Ja oder nein?

Speichert die Lösung digitale Belege GoBD-konform und revisionssicher für mindestens 10 Jahre?

Automatisiert die Lösung deutsche Umsatzsteuersätze und dokumentiert den Vorsteuerabzug korrekt?

Unterstützt die Software eine Integration mit DATEV oder anderen deutschen ERP-Systemen?

Hält die Lösung Ausgabenrichtlinien automatisch ein und bildet Freigabeprozesse klar ab?

Nutzt die Software KI, um Fehler zu erkennen oder mögliche Betrugsfälle zu melden?

Kann das System prüfungsfähige, GoBD-konforme Berichte erzeugen?

Berechnet die Lösung Verpflegungspauschalen und Kilometerpauschalen korrekt nach deutschem Steuerrecht?

Werden alle Daten verschlüsselt und vollständig DSGVO-konform verarbeitet?

Unterstützt die Lösung Firmenkreditkarten inklusive Echtzeit-Transaktionsabgleich?

Bietet die Lösung eine deutschsprachige Oberfläche und lokalen Support für deutsche Unternehmen?

Auswertung der Checkliste:  

• Überwiegend Ja: Die Lösung ist sehr gut für den deutschen Markt geeignet. Sie unterstützt GoBD-konforme Archivierung, automatisiert die Mehrwertsteuer, berücksichtigt deutsche Pauschalen und bietet Integrationen zu DATEV oder anderen deutschen ERP-Systemen. Auch DSGVO-konforme Datensicherheit und lokaler Support sind gewährleistet.
  
• Gemischte Antworten: Die Lösung erfüllt einige deutsche Anforderungen, weist jedoch Lücken bei GoBD-Berichten, DATEV-Integrationen oder der korrekten Berechnung steuerlicher Pauschalen auf. Möglicherweise sind zusätzliche Konfigurationen notwendig, um vollständige Compliance sicherzustellen.
• Überwiegend Nein: Die Lösung ist nicht ausreichend für die Anforderungen des deutschen regulatorischen Umfelds. Wichtige Funktionen wie GoBD-Archivierung, Mehrwertsteuerlogik, Pauschalenberechnung oder DATEV-Integrationen fehlen. Es sollte eine stärker auf den deutschen Markt ausgerichtete Alternative geprüft werden.

Vergleich: Die wichtigsten Ausgabenmanagement-Lösungen in Deutschland

Der deutsche Markt bietet eine Vielzahl an Lösungen – von spezialisierten Tools bis hin zu großen internationalen Plattformen. Während einige Anbieter sich auf Reisekosten fokussieren, decken andere den gesamten Ausgabenprozess ab.

Was alle erfolgreichen Lösungen verbindet:
Automatisierung, Compliance und nahtlose Integration in ERP-, HR- und Lohnabrechnungssysteme.

Declaree punktet hier mit starker GoBD-Ausrichtung, hoher Benutzerfreundlichkeit und einer besonders schnellen Implementierung. Andere Lösungen sind umfangreich, richten sich jedoch eher an große Unternehmen oder bieten weniger Flexibilität für den Mittelstand.

Die ideale Ausgabenmanagement-Lösung für Deutschland

Deutschland verfolgt einen klar geregelten, strukturierten und zunehmend digitalen Ansatz im Ausgabenmanagement. Unternehmen setzen verstärkt auf Automatisierung, nutzerfreundliche Abläufe und papierlose Prozesse. Gleichzeitig verlangt der Gesetzgeber strikte Compliance: Digitale Belege müssen mindestens zehn Jahre revisionssicher gespeichert werden, und die Software muss GoBD-konform, auditfähig und steuerlich korrekt arbeiten.

Echtzeit-Transparenz, korrekte Mehrwertsteuerlogik und eine nahtlose Integration in DATEV gehören daher zu den zentralen Erfolgsfaktoren für eine moderne Lösung.

• Travel- und Ausgabenmanagement-Plattformen: Diese Tools unterstützen deutsche Unternehmen dabei, Richtlinien konsequent durchzusetzen, Genehmigungen zu automatisieren und die Reisekostenabrechnung GoBD-konform abzubilden. Automatisierte Mehrwertsteuerlogik, digitale Archivierung und klar strukturierte Workflows gehören zum Standard.
• Firmenkreditkarten-Lösungen: Besonders für Unternehmen mit vielen dezentralen Ausgaben geeignet. Firmenkarten mit Echtzeit-Transaktionsabgleich, Budgetregeln und automatischen Warnhinweisen sorgen für Transparenz – ohne zusätzliche manuelle Arbeit.
• Erstattungs-Tools: Für KMU, in denen Mitarbeitende häufig in Vorleistung gehen. Mobile-first Apps erleichtern das Einreichen, automatisierte Prüfungen reduzieren Fehler, und Vorsteuerbeträge werden korrekt dokumentiert.
• AP-Automation (Eingangsrechnungen): Noch nicht in allen Unternehmen verbreitet, aber stark wachsend. Diese Lösungen ergänzen das Ausgabenmanagement mit digitaler Rechnungserfassung, Budgetkontrolle und GoBD-konformen Freigaben – ideal, um Reisen-, Spesen- und Rechnungsläufe zusammenzuführen.
• Kilometer- und Verpflegungspauschalen: Tools in diesem Bereich müssen deutsche Steuerregeln vollständig abbilden:
  Verpflegungsmehraufwand nach BMF, Mahlzeitenkürzungen, Kilometerpauschalen. Eine korrekte Automatisierung ist entscheidend, um Fehler und steuerliche Risiken zu vermeiden.
• KI-gestützte Belegerfassung (OCR): Der Bedarf an zuverlässiger OCR wächst kontinuierlich. Unternehmen erwarten eine automatische, präzise Erkennung, korrekte Kategorisierung und eine GoBD-konforme Langzeitarchivierung. Declaree überzeugt hier mit einem KI-gestützten Belegscanner, der deutsche Steuerlogiken sauber erkennt und Belege revisionssicher speichert.
• Integrationsorientierte Lösungen: Für deutsche Unternehmen spielt die Anbindung an die bestehende Finanz- und Systemlandschaft eine zentrale Rolle. Moderne Ausgabenmanagement-Software sollte daher nahtlose Schnittstellen zu den gängigen Buchhaltungs- und ERP-Systemen bieten – darunter DATEV, SAP, Sage, Microsoft-Systeme sowie weitere lokale Lösungen. 

Zusammenfassung der wichtigsten Kategorien aus der deutschen Ausgabenmanagement-Checkliste

Kategorie

Declaree by Mobilexpense

GoBD-konforme Belegspeicherung (10+ Jahre)

Automatisierte Mehrwertsteuerlogik

Datenfluss mit DATEV, SAP, & deutschen ERPs

Automatisierte Workflows & Richtlinienkontrollen

KI-gestützter Belegscanner & weniger manuelle Eingaben

Skalierbar für nationale und internationale Teams

Deutschsprachige Oberfläche & lokaler Support

Mobile Ausgabenerfassung & Kilometertracking

Firmenkarten-Integration mit Echtzeit-Abgleich

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Ausgabenmanagement-Software, die für moderne Finanzteams entwickelt wurde

Declaree by Mobilexpense wurde 2012 gegründet – mit einer klaren Vision: den kompletten Ausgabenprozess zu digitalisieren und das Papier endgültig abzuschaffen. Aus dieser Idee ist eine der führenden Ausgabenmanagement-Lösungen im deutschsprachigen Raum geworden.

Heute ist Declaree Teil der Mobilexpense-Gruppe und wird von Finanzteams in ganz Europa eingesetzt. Trotz eines Marktes mit mehr als 300 Anbietern – darunter große internationale Plattformen – hebt sich Declaree durch eine konsequente Fokussierung auf Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und Compliance ab.

Was zeichnet Declaree besonders aus?

Declaree ist eine moderne Ausgabenmanagement-Software, die darauf ausgelegt ist, tägliche Finanzabläufe spürbar zu erleichtern – für Mitarbeitende ebenso wie für Finanzteams.

Einfach für Mitarbeitende

Belege fotografieren, Verpflegungsmehraufwand erfassen oder Auslagen einreichen – alles funktioniert in wenigen Sekunden. Fehlende Unterlagen gehören der Vergangenheit an, da alles digital archiviert wird.

Effizient für Finanzteams

Die Lösung bietet automatisierte Prüfungen, saubere Freigabeprozesse, Echtzeit-Transparenz und vollständig digitale Audit-Trails. Finanzverantwortliche behalten jederzeit die Kontrolle.

Hier sind einige der Funktionen, die Unternehmen besonders schätzen:

• Hervorragende Nutzererfahrung
  Klar strukturiert, intuitiv, minimaler Schulungsaufwand. Weniger Rückfragen und weniger Fehler.
• Klare Budget- und Richtlinienkontrollen
  Automatische Prüfungen und Warnhinweise sorgen für regelkonforme Ausgaben.
• Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsunterstützung
  Ideal für Unternehmen mit internationalen Teams oder europaweiten Standorten.
• Automatisierte Mehrwertsteuerlogik & auditfertige Dokumentation
  Entwickelt, um GoBD-Anforderungen und deutsche Steuerlogiken zuverlässig abzudecken.
• Automatische Zuordnung von Firmenkartentransaktionen
  Spart monatlich viele Stunden, reduziert manuelle Abstimmungsarbeit und schafft vollständige Transparenz.
• Eingebaute Betrugserkennung
  Intelligente Prüfmechanismen identifizieren Auffälligkeiten frühzeitig.

Ein moderner Ansatz für Ausgabenmanagement in Deutschland

Declaree by Mobilexpense macht Ausgabenmanagement einfach für Mitarbeitende und leistungsstark für Ihr Finanzteam.

Durch die Verbindung von Automatisierung, Transparenz und Compliance in einer benutzerfreundlichen Plattform erhalten Unternehmen in Deutschland die Sicherheit, ihre Prozesse effizient, regelkonform und skalierbar zu gestalten – ganz ohne administrativen Mehraufwand.