Bewir­tungs­be­lege Anfor­de­run­gen im Überblick

Ein entspanntes Geschäftsessen mit Ihren Kunden oder Mitarbeitern ist oft eine kostenintensive Angelegenheit. Auch wenn das erfolgreiche Essen mit einem potentiellen Geschäftspartner ein voller Erfolg war, möchten Sie die Kosten der Bewirtung gerne von der Steuer absetzen. Das ist unter bestimmten Voraussetzungen auch möglich, wenn Sie die Anforderungen an die Restaurantrechnung und den Bewirtungsbeleg erfüllen. Wir erklären Ihnen nachfolgend, wie es geht.

Anforderungen an ein Geschäftsessen

Zunächst müssen Sie sich bei einem Geschäftsessen an bestimmte Regeln halten. Ein Geschäftsessen muss einige Anforderungen erfüllen: Teilnehmen dürfen nur Betriebsangehörige, Geschäftspartner und/oder Personen, die für eine Geschäftsbeziehung gewonnen werden sollen. Es muss also eine nachvollziehbare Verbindung zum ausrichtenden Unternehmen gegeben sein. Zum möglichen Personenkreis zählen demnach die eigenen Mitarbeiter, bestehende Geschäftspartner, (potentielle) Kunden, Lieferanten und Handelsvertreter.

Anforderungen an den Bewirtungsbeleg

Zur steuerlichen Absetzung reicht es nicht, nur den Begriff Geschäftsessen zu nennen. Vielmehr muss auch der betriebliche Anlass genannt werden. Statt nur Meeting auf den Beleg zu schreiben, sollten Sie demnach ‘Meeting zum Projekt X’ oder ‘Besprechung bezüglich Bauvorhaben Y’ notieren. Auf einen Bewirtungsbeleg gehören die folgenden Angaben:

• Datum des Geschäftsessens
• Ort des Geschäftsessens
• Gastgeber (das sind Sie selbst)
• Anlass des Geschäftsessens (genau definieren!)
• Namen der Teinehmer (Vor- und Nachname)
• Gesamtbetrag des Geschäftsessens
• Ort, Datum und Unterschrift des Gastgebers
  

Bewirtungsbeleg und Restaurantrechnung gehören zusammen, damit das Finanzamt den Bewirtungsbeleg bzw. das Geschäftsessen anerkennt. Verfügt eine Restaurantrechnung nicht über einen Bewirtungsbeleg auf der Rückseite, müssen Sie ein Formular maschinell erstellen und vollständig ausfüllen. Anschließend wird der Bewirtungsbeleg an die Rechnung geheftet. Der Teufel sitzt auch hier im Detail: Vergessen Sie nur eine der genannten Pflichtangaben, wird Ihr Bewirtungsbeleg nicht anerkannt und Sie zahlen das Geschäftsessen aus eigener Tasche!

Belegverwaltung mit Mobilexpense

Mobilexpense erleichtert die Arbeit rund um die Belegerfassung und im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Die mobilexpense App ermöglicht das Scannen und Erkennen von Belegen in einem. Die Datenerkennung erfolgt direkt auf dem mobilen Endgerät, in Echtzeit, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Die mobilexpense App arbeitet mit der sogenannten ‘Realtime OCR’ (Datenerkennung in Echtzeit). Die eingegebenen Daten können sofort kontrolliert werden, bevor die Eingabe per Smartphone oder Tablet bestätigt wird.