Bewirtungsbelege: Die wichtigsten Anforderungen im Überblick

Anforderungen an ein Geschäftsessen

Zunächst müssen Sie sich bei einem Geschäftsessen an bestimmte Regeln halten. Damit ein privates Essen mit Freunden nicht unzurecht als Betriebskosten deklariert werden kann, gibt es klare Bestimmungen rund um die Definition eines Geschäftsessen und die Anforderung an den Beleg eines solchens.

Grundsätzlich muss eine nachvollziehbare Verbindung zum ausrichtenden Unternehmen gegeben sein. Zum möglichen Personenkreis zählen unter anderem die eigenen Mitarbeiter, bestehende Geschäftspartner, (potentielle) Kunden, Lieferanten, Handelsvertreter usw.

Kundenbewirtung vs. Mitarbeiterbewirtung

Es gibt in Sachen Bewirtung einen Unterschied, ob nur Mitarbeiter (Personen des eigenen Unternehmens) oder Kunden (Personen eines anderen Unternehmens) anwesend waren. 

Diese Unterscheidung ist wichtig, da verschiedene steuerliche Vorschriften für diese beiden Arten von Veranstaltungen gelten. Bei der Kundenbewirtung können bis zu 70 % der Kosten abgesetzt werden, bei der Mitarbeiterbewirtung 100 %.

Übrigens: stellen Sie Ihren Kunden (z.B. Besucher eines Workshops in Ihrem Unternehmen) Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Tee oder Kuchen zur Verfügung? Solche Aufwendungen gelten nicht als Bewirtung und zählen i.d.R. uneingeschränkt zu den Betriebsausgaben.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein Dokument, das für die steuerliche Absetzung eines Geschäftsessens ab einer bestimmten Höhe erforderlich ist. Ein Bewirtungsbeleg beinhaltet Angaben zu Anlass und Teilnehmern einer Bewirtung und ist von dem Bewirtenden (z.B. dem Restaurant) zu unterschreiben.

Ein Bewirtungsbeleg enthält andere Angaben als eine Restaurantrechnung. Daher ist eine Restaurantrechnung kein Ersatz für einen Bewirtungsbeleg.

Bewirtungsbeleg Angaben

Auf einen Bewirtungsbeleg gehören nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 die folgenden Angaben:

• Datum des Geschäftsessens
• Ort des Geschäftsessens
• Teilnehmer 
• Anlass der Bewirtung (möglichst genau definieren!)
• Aufwendungen

Findet die Bewirtung in einem Restaurant statt, so ist die Rechnung über die Bewirtung als Nachweis der Aufwendungen beizufügen. Auch das Trinkgeld wird in den Bewirtungsbeleg eingetragend. Abschließend wird der Bewirtungsbeleg vom Bewirtenden unterschrieben. 

Je nach Höhe der Aufwendung sind weitere Angaben für den Betriebsausgabenabzug erforderlich. Das Bundesfinanzministerium der Finanzen hat in einem Schreiben die ausführlichen Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg definiert und ebenfalls Angaben zur Digitalisierung von Bewirtungsbelegen gemacht. 

Konsultieren Sie bei Fragen rund um Bewirtungsbelege und steuerliche Absetzbarkeit stets Ihren Steuerberater. Die in diesem Artikel genannten Informationen dienen lediglich der groben Orientierung rund um das Thema. Es sind zahlreiche Besonderheiten zum Thema Bewirtung zu beachten, u.a. was die Höhe der Aufwendung und die Anwesenheit Familienangehöriger etc betrifft. Die genauen Regeln zur Beurteilung Ihres Falls erfahren Sie von Ihrem Steuerberater.

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