Arbeitgeber oder Staat?
Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass nicht alle Leistungen vom Arbeitgeber erstattet werden müssen. Bei dem Verpflegungsmehraufwand ist es zum Beispiel so, dass der Arbeitnehmer grundsätzlich einen Anspruch hat, der Arbeitgeber jedoch nicht zur pauschalen Vergütung verpflichtet ist. Erhält der Arbeitnehmer die ihm zustehenden Spesen nicht vom Arbeitgeber, kann er diese über die jährliche Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
1. Homeoffice Pauschale
Arbeiten Sie gelegentlich oder regelmäßig im Homeoffice, statt im Büro Ihres Arbeitgebers? Dann sollten Sie die Homeoffice Pauschale kennen!
Für das Steuerjahr 2023 erhalten Arbeitnehmer im Homeoffice eine Pauschale von € 6 pro Tag. Die Pauschale ist auf 210 Arbeitstage im Jahr begrenzt und beträgt also maximal € 1.260 / Jahr. Dies ist eine Erhöhung gegenüber dem ursprünglichen Betrag von € 600.
2. Kilometerpauschale (dienstliche Fahrten)
Bei der Fahrtkostenerstattung wird zwischen einer Erstattung für dienstlich veranlasste Fahrten und Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg unterschieden.
Für dienstlich veranlasste Fahrten, wie beispielsweise der Fahrt zu einem Kundenauftrag oder einer Messe, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Erstattung seiner Fahrtkosten.
In der Praxis ist die Zahlung der sogenannten Kilometerpauschale üblich. Für das Jahr 2024 hat der Arbeitnehmer für Fahrten mit dem eigenen PKW Anspruch auf € 0,30 / Kilometer bzw. € 0,20 / Kilometer bei Fahrten mit dem Motorrad/Moped.
Reist der Arbeitnehmer mit öffentlichen Verkehrsmitteln, ist eine Erstattung der Kosten in tatsächlicher Höhe (Anhand von Belegen) üblich.
3. Pendlerpauschale
Neben der Kilometerpauschale für Dienstreisen gibt es die Pendlerpauschale. Die Pendlerpauschale ist für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle gedacht.
Hierbei sieht der Gesetzgeber eine Staffelung vor. Für die ersten 20 Kilometer gilt eine Pauschale von € 0,30 / Kilometer. Ab dem 21. Kilometer beträgt die Pendlerpauschale € 0,38 / Kilometer. Diese Regelung gilt ab dem 1.1.2022 und noch bis voraussichtlich Ende 2026.
Das Gute an der Pendlerpauschale ist, dass diese unabhängig von dem genutzten Verkehrsmittel ist. Das heißt, auch wenn Sie mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren, haben Sie Anspruch auf die Pendlerpauschale
Die Pendlerpauschale wird in der Regel über die jährliche Einkommensteuer als Werbungskosten geltend gemacht.
4. Mobilitätsprämie
Die Mobilitätsprämie ist eine befristete steuerliche Förderung für Geringverdiener. Die Mobilitätsprämie wurde für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 eingeführt und gilt neben der Berücksichtigung der Entfernungspauschalen (Pendlerpauschale) ab dem 21. vollen Kilometer. Die Mobilitätsprämie beträgt aktuell 14 % der Bemessungsgrundlage.
Sie gilt für Steuerpflichtige und wird auf Antrag gewährt.
Die rechtlichen Grundlagen der Mobilitätsprämie sind in den §§ 101 bis 109 des Einkommensteuergesetzes nachzulesen.
5. Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand gehört zu den sogenannten
Reisekostenpauschalen. Dieser werden umgangssprachlich als
Spesen bezeichnet.
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein wichtiger Zuschlag für Mitarbeiter, die viel reisen. Grundsätzlich besteht ein Spesenanspruch, wenn ein Mitarbeiter mehr als 8 Stunden außer Haus ist. Ein klassisches Beispiel ist eine ganztägige Messe, zu der der Arbeitnehmer am frühen Morgen anreist, beim Aufbau hilft, den Tag auf der Messe verbringt und erst am späten Abend zurückkehrt. Auch eine mehrtägige Reise zu einem Kundenauftrag ist ein klassisches Beispiel einer Dienstreise.
Spesen sollen grundsätzlich den Mehraufwand für Verpflegung auffangen. Das Gute am Verpflegungsmehraufwand ist, dass er bis zur Höhe des gesetzlichen Pauschbetrags steuerfrei ist. Er steht dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung und dieser ist nicht verpflichtet, die Spesen tatsächlich für auswärtige Verpflegung auszugeben.
Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht ihm in Deutschland der kleine Spesensatz von € 14 (*) zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 28 (*) (großer Spesensatz).
(*) Hinweis: Die oben genannten Werte beziehen sich auf 2023. Die Werte für das Jahr 2024 werden voraussichtlich erhöht: €15 (statt €14) für den kleinen Spesensatz sowie €30 (statt €28) für den großen Spesensatz. Die Werte sind jedoch noch nicht definitiv, da sich die Verabschiedung des Wachstumsförderungsgesetzes verzögert. (Stand 01.01.2024)
6. Nachtzuschlag
Nach § 6 Abs. 5 ArbZG haben Arbeitnehmer in Nachtschicht einen gesetzlichen Anspruch auf einen angemessenen Nachtzuschlag.
Das Gesetz schreibt vor, dass dem Nachtarbeitnehmer für die während der Nachtarbeit eine "angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag auf das ihm hierfür zustehende Bruttoarbeitsentgelt zu gewähren ist" (§ 6 (5) ArbZG).
In der Praxis ist es üblich, die Voraussetzungen und Höhe des Nachtzuschlags im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung festzulegen. Der Nachtzuschlag ist ein willkommener Zuschlag für Arbeitnehmer, die regelmäßig in Nachtschicht arbeiten.
7. Sonn- und Feiertagszuschlag
Grundsätzlich gilt, dass Arbeitnehmer an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden dürfen (§ 9 (1) ArbZG). Zu dieser Regel gibt es natürlich zahlreiche Ausnahmen, die in § 9 und 10 des Arbeitszeitgesetzes ausführlich beschrieben sind.
Im Gegensatz zum Nachtzuschlag gibt es für den Sonn- und Feiertagszuschlag keine gesetzliche Zahlungsverpflichtung. Dementsprechend gibt es auch keine vorgeschriebene Höhe.
Normalerweise wird der Anspruch auf einen Sonn- und Feiertagszuschlag, im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung festgelegt.
In vielen Unternehmen wird der Sonn- und Feiertagszuschlag gezahlt, um Mitarbeitern einen Anreiz zu geben, an einem gewöhnlich beschäftigungsfreien Tag zur Arbeit zu erscheinen. Je nach Unternehmen kann es für Arbeitnehmer also durchaus interessant sein, vom Sonn- und Feiertagszuschlag Gebrauch zu machen.
Gesetzliche Regelungen bezüglich Sonn- und Feiertagsruhe sind im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ab § 9 aufgeführt.
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