Automation und KI: Warum sich das Ausgabenmanagement 2026 grundlegend verändert

Automatisierung und KI

Sobald man mit Produktteams spricht, wird schnell deutlich: Das Ausgabenmanagement verändert sich rasanter, als viele Unternehmen Schritt halten können.

Was früher Minuten oder sogar Stunden dauerte, muss heute in wenigen Sekunden funktionieren.

Mitarbeitende erwarten dieselbe Einfachheit, die sie von Apple oder anderen intuitiven mobilen Apps kennen. Das Finanzteam wiederum braucht genaue Daten, stabile Workflows und Compliance, die auch zum Monatsende nicht ins Wanken geraten.

Und mit Blick auf 2026 wird klar: Diese Erwartungen verlangsamen sich nicht – sie steigen weiter.

Dieser Blog basiert auf einem Gespräch mit Product Manager Jihane Karym. Ihre Einblicke zeigen, wohin sich das digitale Ausgabenmanagement und die Reisekostenabrechnung in den kommenden Jahren entwickeln – und warum Automatisierung und KI dabei den größten Unterschied machen werden.

Trend #1: Automatisierung wird zum Standard – nicht zum Extra

Jihane bringt es auf den Punkt:

Genau das ist der entscheidende Trend für 2026:

Automatisierung ersetzt nahezu jede manuelle Dateneingabe im Ausgabenmanagement.

Bereits 2024–2025 hat der KI-gestützte Belegscanner von Declaree enorme Fortschritte gemacht: Statt 60–70 % der relevanten Felder erkennt die Technologie inzwischen rund 90 % automatisch – darunter:

• Datum des Belegs
• Währung
• Gesamtbetrag
• Mehrwertsteuersatz
• Mehrwertsteuerbetrag

Die gesamte Branche bewegt sich damit weg vom klassischen „Ausgabenformular ausfüllen“ hin zu einem Prozess, der in drei Schritten funktioniert:

Fotografieren → Prüfen → Einreichen

Für Finanzteams bedeutet das vor allem eines:
Sie gewinnen Monat für Monat wertvolle Stunden zurück, weil sie weniger kontrollieren und kaum noch korrigieren müssen.And finance teams will gain hours back each month as a result. 

Trend #2: Mobile-first wird zum neuen Standard im Ausgabenmanagement 

Einer der stärksten Praxis-Einblicke aus dem Interview lautet:

• Echtzeit-Erfassung und schnellere Rückerstattungen
• Einreichung mit nur einem Tipp
• Kein Tippen mehr – die KI erledigt die Eingaben
• Ausgaben in unter fünf Sekunden einreichen
• Freigaben direkt von unterwegs

Genau deshalb hat Declaree die mobile App von Grund auf neu entwickelt – nicht um mehr Funktionen einzubauen, sondern um alle Reibungspunkte zu entfernen:

• Keine überflüssigen Elemente.
• Keine visuelle Ablenkung.
• Keine unnötigen Zwischenschritte.
• Einfach: einreichen und weitermachen.

Oder wie wir es nennen: „Scannen, zusammenfalten, zur Seite legen – den Rest übernehmen wir.“

Trend #3: UX verschiebt sich zu Klarheit und Geschwindigkeit 

Ein Punkt, den Jihane im Gespräch immer wieder betonte:

Trend #4: Europäische Compliance wird zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil 

Während viele US-basierte Tools vor allem mit Automatisierung und Geschwindigkeit werben, wird aus dem Gespräch mit Jihane eines eindeutig:

• komplexe Mehrwertsteuerregelungen zuverlässig abbilden,
• lokale Steuergesetze in jedem Land unterstützen,
• revisionssichere Dokumentation garantieren,
• Richtlinienprüfungen direkt im Workflow integrieren,
• und selbstverständlich DSGVO-konform arbeiten.

Genau hier hebt sich Declaree – und die gesamte Mobilexpense-Gruppe – bereits heute klar ab. Die Kombination aus tiefem europäischem Compliance-Wissen und erprobten Prozessen macht die Lösung besonders für international tätige Unternehmen attraktiv.

Automatisierung sorgt für Geschwindigkeit.
Compliance sorgt für Sicherheit und Vertrauen.

Trend #5: Zero-Touch-Expenses rücken in greifbare Nähe

Der logische nächste Schritt nach umfassender Automatisierung heißt Zero-Touch-Expenses – also Ausgabenprozesse ohne manuelle Eingaben.

Gemeint ist eine Arbeitswelt, in der:

• Mitarbeitende keine Daten mehr eintippen,
• die KI Belege sofort ausliest und validiert,
• Freigebende nur noch Ausnahmen sehen,
• Betrugserkennung automatisch erfolgt,
• und Ausgaben in Echtzeit sichtbar werden.

Declaree bewegt sich bereits klar in diese Richtung – mit:

• dem KI-gestützten Belegscanner,
• intelligenter Kategorisierung,
• automatisierten Regeln,
• den Mobilexpense-Firmenkreditkarten,
• und kommenden Funktionen wie einer smarten Audit-Erkennung.

Bis 2026 wird der manuelle Ausgabenprozess weitgehend überflüssig sein.

Trend #6: Nachhaltigkeits- Berichterstattung gewinnt an Bedeutung

Unternehmen ab einer bestimmten Größe sind inzwischen verpflichtet, Umwelt- und Sozialdaten offenzulegen – darunter auch Informationen zu Emissionen und anderen ökologischen Auswirkungen.

Für Finanzteams bedeutet das zusätzlichen Druck:
CO₂-Daten müssen genauer, schneller und mit deutlich weniger manueller Arbeit erfasst werden. Die Realität sieht jedoch oft anders aus: Viele Unternehmen führen ein weiteres Tool ein und verschicken zusätzliche Umfragen, die Mitarbeitende wiederholt ausfüllen müssen – oder gar nicht erst abschließen.

Dabei gibt es einen wesentlich einfacheren Weg.

Declaree nutzt den bestehenden Workflow des KI-gestützten Belegscanners, um die benötigten CO₂-Daten direkt aus Belegen zu extrahieren.
Keine zusätzlichen Systeme.
Keine neuen Verhaltensänderungen.
Keine langwierigen Fragebögen, die unbearbeitet im Posteingang liegen.

Die Formel ist schlicht:
Automatisieren, was sich automatisieren lässt – und die Daten dort gewinnen, wo sie ohnehin entstehen.

Mit jeder erfassten Ausgabe werden auch die entsprechenden CO₂-Daten automatisch generiert.

Wie sich Declaree in einem Markt voller Veränderungen abhebt 

Viele Wettbewerber werben lautstark mit neuen Funktionen. Doch wenn Unternehmen ihre Ausgabenprozesse tatsächlich vereinfachen möchten, zählen weniger die Versprechen – sondern die Grundlagen, die im Alltag wirklich einen Unterschied machen.

Declaree verbindet all das, was moderne Finanzteams heute benötigen:

• Automatisierung & Geschwindigkeit für effizientere Abläufe
• Mobile-first für eine vollständig mobile Reisekostenabrechnung
• Europäische Compliance-Standards, auf die sich Unternehmen verlassen können
• Natives UX-Design, das sich vertraut anfühlt und keine Lernkurve erfordert
• Tiefe Integrationen, die Systeme nahtlos miteinander verbinden

Oder wie Jihane es formuliert:

Eine kurze Demo der neuen Declaree-App zeigt, wie mühelos Mitarbeitende Ausgaben einreichen – und wie effizient Ihr Finanzteam diese prüft.