In diesem Artikel erklären wir Ihnen, welche steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gelten und wie Sie Belege und Dokumente gemäß GoBD digitalisieren.
Aufbewahrungspflicht laut Steuerrecht
Die Aufbewahrungspflicht für Dokumente und Belege im Bereich des Steuerrechts ist in § 146 Abs. 2 AO verankert. Die Pflichten im Handelsrecht sind im Handelsgesetzbuch (§ 257 Abs. 1 HGB) nachzulesen. Aufbewahrungspflichtig sind alle Personen, die zur Buchführung verpflichtet sind.
Gemäß der Neufassung der GoBD dürfen Belege grundsätzlich in digitaler Form aufbewahrt und das Original vernichtet werden. Die digitale Dokumentation muss dabei den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) genügen. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente.
Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist für die meisten Dokumente wie beispielsweise Kontoauszüge, Rechnungen oder Tankquittungen beträgt 10 Jahre. Für Lieferscheine, die eine Rechnung lediglich begleiten, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Ist der Lieferschein gleichzeitig eine Rechnung, muss er ebenfalls 10 Jahre zur Einsicht zur Verfügung stehen. Für Vertragsunterlagen und geschäftliche Korrespondenz gilt eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren.
Aufbewahrungspflichen im Überblick:
- 10 Jahre: Allgemeine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen, Kontoauszüge, Tankquittungen usw.
- 6 Jahre: Aufbewahrungsfrist für begleitende Dokumente, wenn eine separate Rechnung vorliegt. Vertragsunterlagen, geschäftliche Korrespondenz.
Belegverwaltung: Aufgaben von Mitarbeiter und Arbeitgeber
Was das Verwalten und Aufbewahren von Belegen oft so mühsam macht, ist die Tatsache, dass verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter involviert sind. Abteilungsleiter leiten Rechnungen externen Dienstleistern weiter, Dienstreisende reichen Tankquittungen und Restaurantrechnungen ein - die Liste der Belege kann lang sein. Damit alles reibungslos verläuft, gibt es sowohl für Mitarbeiter als auch Arbeitgeber einige Pflichten.
Pflichten des Mitarbeiters
Jeder Reisende muss die auf seiner Dienstreise anfallenden Aufwendungen anhand von Belegen dokumentieren. Möchte er beispielsweise Reisenebenkosten auf seiner Reisekostenabrechnung gelten machen oder eine betriebliche Ausgabe vom Arbeitgeber erstattet bekommen, muss ein Beleg vorliegen. Das hat natürlich nichts mit mangelndem Vertrauen des Arbeitgebers zu tun, sondern ist vielmehr ein buchhalterischer Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg.
Dank der novellierten GoBD darf der Reisende nunmehr sämtliche Belege mobil und ortsunabhängig scannen und dem betrieblichen Datenerfassungssystem zukommen lassen. Dieses Scannen und Erfassen geschieht mit der richtigen App in Realtime, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung - weltweit.
Pflichten des Arbeitgebers
Arbeitgeber müssen sämtliche Belege und Dokumente nicht nur aufbewahren, sondern auch der Steuerbehörde jederzeit zur Verfügung stellen können. Viele Belege verblassen im Laufe der Zeit und werden unleserlich. Hier empfiehlt sich, eine beständige Kopie anzufertigen oder die Belege zeitnah zu scannen und digital aufzubewahren.
Dank GoBD dürfen Originalbelege in den meisten Fällen vernichtet werden, was jedem Unternehmer viel Zeit und Lagerraum erspart. Näheres zu GoBD und mobilem Scannen, dem Digitalisieren und Speichern von Belegen erfahren Sie unter anderem in unserem Blogartikel Mobile Belegerfassung auf Dienstreisen.
Scannen, Erfassen und Aufbewahren mit Mobilexpense
Mobilexpense erleichtert die Arbeit im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Die Mobilexpense App ermöglicht das Scannen und Erkennen von Belegen in einem. Die App arbeitet mit der sogenannten Realtime OCR (Datenerkennung in Echtzeit). Die eingegebenen Daten können sofort kontrolliert werden, bevor die Eingabe per Smartphone oder Tablet bestätigt wird. Alles rund um Ihre Belegerfassung und Aufbewahrung steckt in der App von Mobilexpense. Sparen Sie wertvolle Zeit und lassen Sie die App für sich arbeiten!
