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5 Fragen zum Expense Manage­ment, die Sie Ihrem CFO jedes Jahr stellen sollten

6 minutes lesezeit

Isaac smith AT77 Q0 Njnt0 unsplash

Zum Jahresende ziehen Unternehmen Bilanz über ihre Ergebnisse der vergangenen 12 Monate. Dazu gehören gewöhnlich die Geschäftsergebnisse des zurückliegenden Jahres sowie die Ziele und Strategien für das kommende Jahr.

Die Aufgabe des CFO (Finanzverwalter des Unternehmens) ist besonders anspruchsvoll, da sie die Überprüfung der Budgets, der Leistung, der Effizienz usw. sämtlicher Abteilungen beinhaltet. Für die Finanzabteilung umfasst dies die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung ebenso wie die Instrumente und Prozesse, die für all dies erforderlich sind. Das ist keine leichte Aufgabe.

Als Teil der G&A-Abteilung (allgemeine und administrative Aufwendungen) wird die Finanzabteilung oft übersehen. Sie scheint ein nicht zu komprimierender Kostenfaktor zu sein. Doch Effizienz in allen Bereichen eines Unternehmens trägt dazu bei, dass es langfristig belastbar und beständig ist. Das bedeutet, dass Unternehmen unbedingt sicherstellen müssen, dass sie möglichst in allen Bereichen mit optimaler Effizienz arbeiten, auch in ihren G&A-Abteilungen.

Eine äußerst zeitaufwändige Aufgabe der G&A ist die Buchhaltung, vor allem die Überprüfung, Genehmigung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen. Das Erstellen und Einreichen einer Reisekostenabrechnung dauert im Durchschnitt etwa 15-30 Minuten. Die gleiche Zeit wird für die Überprüfung und Bearbeitung einer Abrechnung benötigt. Die Zeit, die Sie für Ihre Expense Management Prozesse aufwenden, könnte an anderer Stelle besser genutzt werden. Warum sollten Sie also nicht die Reisekostenabrechnung automatisieren? Dies würde Ihre Prozesse beschleunigen und vereinfachen, während Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für wertvolle, gewinnbringende Aktivitäten hätten.

Mit fünf einfachen Fragen können Sie die Produktivität und Effizienz Ihrer gesamten Finanzabteilung deutlich steigern.

1. Wie viel Zeit verbringt Ihr Team mit der Buchführung?

Buchhalterische Aufgaben sind oft monoton, langweilig und zeitaufwändig. Diese Kombination kann zu Fehlern, unzufriedenen Mitarbeitern und erhöhter Fluktuation führen.

Was aber wäre, wenn Sie die manuelle Dateneingabe reduzieren und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter erhöhen könnten? Durch die Automatisierung Ihres Expense Management Prozesses würden Sie genau das erreichen.

Anhand der benötigten Zeit von 15-30 Minuten pro Reisekostenabrechnung sollten Sie Ihren eigenen Arbeitsablauf durchdenken. Wie viele Reisekostenabrechnungen werden jeden Monat von Ihrem Team geprüft und bearbeitet? Selbst in kleineren Unternehmen kann sich diese Zahl auf über 10 Stunden pro Woche summieren. Das ist ein Viertel der Arbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten, das für zeitraubende Aufgaben ohne Mehrwert aufgewendet wird.

Was wäre, wenn Ihre Mitarbeiter ihre Zeit statt mit langweiliger manueller Dateneingabe mit strategischeren, geschäftskritischen Tätigkeiten verbringen könnten? Sie könnten den Cashflow verbessern, Lieferantenverträge überprüfen und Aufwendungen analysieren, um die Effizienz zu steigern. All dies wäre für Ihr Unternehmen weitaus nützlicher und würde Ihr Betriebsergebnis verbessern.

Automatisierte Expense Management-Lösungen ersetzen keine Mitarbeiter. Sie ermöglichen es ihnen jedoch, produktiver zu sein und mehr Zeit mit wertvollen Tätigkeiten zu verbringen, die ihnen mehr Zufriedenheit und Ihnen bessere Resultate bringen.

2. Wie viel Geld kostet Sie ein schlechtes Expense Management?

Belege bleichen aus und gehen verloren. Ihre Jackentaschen sind voll davon und vielleicht befindet sich sogar noch eine in Ihrer Autotür.

Das digitale Expense Management ermöglicht einen papierlosen Workflow, bei dem die Belege sofort gescannt und, so lange wie notwendig, in einem digitalen Archiv gespeichert werden. Sie werden nicht in der Hosentasche vergessen, um am 30. Dezember wieder hervorgeholt zu werden. Mit dem digitalen Expense Management können Ihre Mitarbeiter ihre Ausgaben schneller und effizienter geltend machen, was zu schnelleren Erstattungen (und zufriedeneren Mitarbeitern) führt. Außerdem erhalten Sie so einen genaueren Überblick über die Ausgaben, was ein besseres Reporting und Cashflow-Management ermöglicht.

Abgesehen davon sind Menschen fehlbar. Wir alle haben uns schon einmal einen Tippfehler geleistet, der in den meisten Fällen wenig bis gar keine Folgen hat. Wenn jedoch bei einer Abrechnung aus einer 12 eine 120 wird oder umgekehrt, kann dies zu Problemen führen. Mehr oder weniger gut gesinnte Mitarbeiter können Ihr Unternehmen mit einem falschen Tastendruck viel Geld kosten. Automatisierte Lösungen für das Expense Management verwenden OCR gewährleisten damit, dass der Betrag auf dem Beleg mit dem in Ihren Büchern übereinstimmt. Das bedeutet, dass es keine unzufriedenen Mitarbeiter und keine Fehlbeträge (oder verdächtige Rechnungsprüfer!) gibt.

Alles, was Sie benötigen, sind ein Smartphone und eine Internetverbindung, um jederzeit korrekte und gesetzeskonforme Abrechnungen zu gewährleisten. Und dabei kein Geld verschwenden.

3. Wie gut können Sie Ihre Kosten tracken?

Potentielle Kunden kommen oft zu uns, weil sie keine Ahnung haben, wie viele Ausgaben sie jeden Monat tätigen und wie viel Geld sie ihren Mitarbeitern erstatten. Sie sind auch nicht imstande, ihre Ausgaben zu kalkulieren oder zu erkennen, wie viel sie ihren Mitarbeitern zu einem bestimmten Zeitpunkt schulden.

Transparenz ist der Schlüssel für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe. Ohne Transparenz ist es schwierig, den Cashflow zu verwalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Mit einer Expense Management Software können Sie jede Ausgabe in jeder Phase des Prozesses einsehen: eingereicht, genehmigt, kontrolliert und erstattet. Außerdem können Sie nach Abteilungen, Kostenarten, Kategorien oder anderen Bereichen filtern. Und das alles in einem einzigen, leicht zu bedienenden und anschaulichen Dashboard.

Möchten Sie herausfinden, ob Sie mehr für Flüge oder Unterkünfte ausgeben? Das können Sie. Möchten Sie wissen, welche Abteilung am meisten ausgibt? Sie können es herausfinden. Und wenn Sie sehen wollen, wer Ihr größter Ausgabenfaktor ist, können Sie auch das erfahren. Ein paar Klicks genügen, um einen vollständigen und präzisen Report zu erhalten.

4. Bekommen Sie die besten Deals von Ihren Lieferanten?

Es ist einfach, einen Lieferanten auf Basis der Informationen zu wählen, die man zu einem bestimmten Zeitpunkt hat und ihn dann zu "bestellen und behalten". Aber Dinge ändern sich. In den letzten zwei Jahren sind die Mitarbeiter beispielsweise weniger mit dem Flugzeug und dafür mehr mit dem Auto gereist. Oder es wurden weniger Nächte in Hotels verbracht, während die Schulungskosten explodiert sind.

Überprüfen Sie Ihre Lieferanten regelmäßig anhand der aktuellen Situation? Wenn Ihr Pauschalangebot Schulungen für 10 Mitarbeiter umfasste und Sie nun 50 Mitarbeiter fortbilden, erhalten Sie möglicherweise nicht den besten Preis. Wenn Ihr Hotelvertrag auf 250 Übernachtungen pro Jahr basiert, Sie buchen aber nur 50, sparen Sie zwar auf den ersten Blick Geld, zahlen aber einen höheren Tarif für eine Übernachtung!

Mit einer Expense Management Lösung können Sie Ihre Lieferanten bewerten und überprüfen. Wenn Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit der Eingabe von Daten verbringen, haben sie mehr Zeit für das Prüfen von Verträgen, das Aushandeln von Angeboten und dem Finden neuer Lieferanten zur Verfügung.

5. Wie viel Zeit verbringen Sie mit dem Jahresabschluss?

Die letzten Tage des Monats sind oft anstrengend, von den letzten Wochen des Jahres ganz zu schweigen. Der Jahresabschluss ist eine unangenehme und zeitraubende Tätigkeit. Sie können sich jedoch die Arbeit erleichtern. Automatisierte Expense Management Lösungen helfen Ihnen, den Überblick über Ausgaben und Belege oder Rechnungen zu behalten und sie digital zu speichern, damit Sie sie jederzeit zur Verfügung haben. Die Suche nach losen Belegen und Quittungen und die Ermahnungen an Ihre Mitarbeiter, die Reisekostenabrechnungen zeitig einzureichen, gehören somit der Vergangenheit an.

Sollte es einmal zu einer Betriebsprüfung kommen, wird das Prozedere dank der digitalen Dokumentation reibungslos ablaufen. Jahresabschluss und Steuererklärung müssen nicht lästig oder anstrengend sein.

Fazit

Stellen Sie sich selbst oder Ihrem CFO eine Version dieser fünf Fragen, um Probleme und Optimierungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen zu erkennen. Gehen Sie diese Fragen jedes Jahr erneut durch, um Ihre Effizienz und Rentabilität kontinuierlich zu steigern. Was können Sie noch etwas besser, noch etwas schneller machen?

Das Jahresende fühlt sich zwar oft zu hektisch an, um über solche Dinge nachzudenken, tatsächlich ist es jedoch genau der richtige Zeitpunkt. Denn Sie tun es für die Zukunft, um sicherzustellen, dass die Dinge so reibungslos wie möglich ablaufen.

Helfen Sie sich selbst, Ihrer Abteilung und Ihrem Unternehmen und entdecken Sie, was ein automatisiertes Expense Management für Sie tun kann.

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Veröffentlicht am 18 März 2022

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