Declaree – Allge­meine Geschäfts­be­din­gun­gen

Aktualisiert am 18/05/2024

Präambel:

Willkommen bei den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die von Declaree GmbH angebotenen Expense Management Services. Mit der Unterzeichnung des an den Kunden ausgehändigten Angebots stimmt der Kunde diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie dem Vertrag (bestehend des Angebots und seiner Bedingungen, der Auftragsverarbeitungsvertrag und des Service Level Agreement) zu.

Artikel 1. Definitionen

In diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden Wörter verwendet, die mit einem Großbuchstaben beginnen. Die Bedeutung dieser Wörter, unabhängig davon, ob die Wörter in diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen in der Einzahl oder Mehrzahl verwendet werden, wird im Folgenden definiert.

1.1 „Aktive Nutzer“ oder „Nutzer“ (bzw. „Benutzer“): Ein dem Kunden zurechenbarer Benutzer, dem Zugang zur Declaree-Anwendung gewährt wurde, einschließlich aller Personen, für die ein Konto erstellt wurde, unabhängig davon, ob sich diese Benutzer aktiv anmelden oder die Anwendung nutzen. Der Kunde haftet für den Nutzer.

1.2 „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ („Geschäftsbedingungen“ oder „AGB“): Die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

1.3 „Angebot“: Das Angebotsdokument sowie die beigefügten Bedingungen, die das dem Kunden unterbreitete Angebot umreißen.

1.4 „Auftragsverarbeitungsvertrag“ („AVV“): Der Auftragsverarbeitungsvertrag, der die Verarbeitung von Daten zwischen den Parteien regelt.

1.5 „Datum des Inkrafttretens“: Ist das Datum, an dem der Kunde das Angebot unterzeichnet.

1.6 „Declaree“: Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung Declaree GmbH, Anbieter des Declaree-Dienstes im Rahmen dieses Vertrags.

1.7 „Kunde“: Die Gegenpartei von Declaree GmbH im Vertrag.

1.8 „Laufzeit“ oder „Abonnementlaufzeit“: Die Laufzeit des Vertrags, jeweils ein (1) Jahr, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben in dem Angebot.

1.9 „Parteien“ oder „Partei“: Bezeichnet Declaree GmbH und den Kunden.

1.10 „Service Level Agreement“ („SLA“): Das Service Level Agreement, das die für den Service geltenden Service Level regelt.

1.11 „Service“: Der Declaree-Service, der unter der URL https://www.mobilexpense.com zu erreichen ist.

1.12 „Vertrag“: Die vereinbarung zwischen dem Kunden und Declaree, für den diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten, über die Nutzung eines Dienstes sowie das Angebot mit seinen Bedingungen, das Service Level Agreement und der Auftragsverarbeitungsvertrag.

1.13 „Website“: Die Website von Declaree, die unter der URL https://www.mobilexpense.com zu erreichen ist.

Artikel 2. Der Vertrag

2.1 Der Kunde stimmt dem rechtsverbindlichen Vertrag zu, wenn er das Angebot unterzeichnet. Der Vertrag besteht, in der Reihenfolge des rechtlichen Vorrangs, aus:

Dem Angebot und seinen Bedingungen (beispielsweise die Kreditkarten-Bedingungen).

Diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Dem AVV.

Dem SLA.

2.2 Ungeachtet des Vorstehenden hat der AVV rechtlichen Vorrang vor den Allgemeinen Geschäftsbedingungen in Bezug auf die Datenverarbeitung oder Angelegenheiten, die personenbezogene Daten betreffen, wie in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) definiert.

2.3 Der Vertrag kommt zustande, wenn Declaree nach Erhalt des unterzeichneten Angebots des Kunden mit der Implementierung des Dienstes beginnt.

2.4 Mit der Unterzeichnung des Angebots erklärt der Kunde hiermit, dass Declaree sofort mit der Erbringung der Dienstleistung beginnen kann, einschließlich der Bereitstellung des Zugangs zur Dienstleistung, so dass ein Widerruf oder eine Stornierung der Vereinbarung nicht erfolgen kann.

Artikel 3. Pflichten des Kunden und des Nutzers, Nutzung des Dienstes

3.1 Der Kunde haftet für die Einhaltung des Vertrages durch den Nutzer, die Pflichten des Nutzers und die ordnungsgemäße Nutzung des Dienstes, unabhängig davon, ob der Nutzer mit Erlaubnis des Kunden gehandelt hat oder nicht.

3.2 Neben anderen Handlungen, und nicht beschränkt auf:

A) Der Benutzer darf den Dienst nicht in der Weise nutzen, dass durch sein rechtswidriges oder vertragswidriges Verhalten der Infrastruktur von Declaree oder Dritten Schaden zugefügt wird oder der Dienst ganz oder in wesentlichen Teilen nicht mehr verfügbar ist.

B) Die Benutzer dürfen sich nicht mit den Anmeldedaten einer anderen Person (einschließlich anderer Benutzer), mit gefälschten Anmeldedaten oder unter Umgehung jeglicher Sicherheitsvorkehrungen in die Website und/oder den Dienst einloggen, unabhängig davon, ob diese Sicherheitsvorkehrungen angemessen sind.

C) Die Nutzer dürfen den Dienst nicht nutzen, um Viren zu verbreiten und/oder Software mit unerwünschter Wirkung hochzuladen, wie z.B. Trojaner, Würmer und/oder Backdoors.

D) Die Nutzer dürfen den Dienst nicht nutzen, um unaufgefordert massenhaft Nachrichten zu versenden (Spamming).

E) Die Nutzer dürfen den Dienst nicht nutzen, um rechtswidriges Material hochzuladen (Material, dessen Besitz dem Nutzer gesetzlich verboten ist, oder Material, das die Rechte Dritter verletzt).

F) Die Nutzer müssen mit den von Declaree für die Nutzung des Dienstes zur Verfügung gestellten Anmeldedaten sorgfältig umgehen. Wenn der Kunde den Verdacht hat, dass ein Dritter die Zugangsdaten eines Benutzers erlangt hat, muss er dies unverzüglich Declaree melden.

G) Benutzer dürfen bei der Nutzung des Dienstes nicht gegen Gesetze oder Vorschriften verstoßen.

H) Die Nutzer sind verpflichtet, bei Bedarf wahrheitsgemäße und vollständige Informationen einzutragen.

3.3 Der Kunde darf seine Rechte oder Pflichten aus diesem Vertrag ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Declaree nicht auf Dritte übertragen.

Artikel 4. Geistige Eigentumsrechte

4.1 Declaree behält sich alle Rechte des geistigen Eigentums an dem Dienst und seiner Dokumentation vor. Nichts in dieser Vereinbarung ist als Übertragung von Eigentumsrechten zu verstehen.

4.2 Declaree gewährt dem Kunden eine nicht übertragbare, nicht ausschließliche, nicht unterlizenzierbare Lizenz zur Nutzung des Dienstes während der Laufzeit des Vertrages gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Vertrages.

Artikel 5. Haftungsbeschränkungen

5.1 Declaree haftet für unmittelbare Schäden infolge einer zurechenbaren Nichterfüllung des Vertrags. Unabhängig von der Anspruchsgrundlage (einschließlich einer rechtswidrigen Handlung) haftet Declaree insgesamt höchstens bis zu dem Betrag, den der Kunde in den zwölf (12) Monaten vor dem schadensverursachenden Ereignis für die Nutzung des Dienstes bezahlt hat (einschließlich Mehrwertsteuer). Declaree haftet nicht für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, entgangene Einsparungen, verminderten Goodwill, Schäden aufgrund von Betriebsunterbrechungen sowie für die Verstümmelung, Zerstörung oder den Verlust von Daten.

5.2 Der Kunde erkennt an, dass er mit den Vorschriften der (lokalen) Steuerbehörden bezüglich der digitalen Speicherung von Belegen und den geltenden Gesetzen und Vorschriften bezüglich der Umwandlung von Papierbelegen in digitale Belege vertraut ist. Declaree haftet nicht für Reklamationen der Steuerbehörden, z.B. wegen unleserlicher Belege nach der Digitalisierung der Belege. Es liegt daher in der Verantwortung des Kunden, die korrekte Nutzung des Dienstes durch ihn und seine Nutzer sicherzustellen.

5.3 Abweichend davon entfallen die Haftungsbeschränkungen, wenn der zurechenbare Mangel auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit (bewusste Fahrlässigkeit) der Geschäftsleitung von Declaree zurückzuführen ist oder Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit betrifft.

5.4 Auf die vorstehenden Haftungsbeschränkungen können sich auch Unterauftragnehmer von Declaree berufen.

5.5 Kündigt der Kunde den Vertrag aufgrund eines von Declaree zu vertretenden Mangels bei der Vertragserfüllung, werden die bereits für die erbrachte Laufzeit gezahlten Beträge nicht zurückerstattet.

5.6 Declaree bemüht sich um eine maximale Verfügbarkeit des Dienstes, kann jedoch nicht garantieren, dass der Dienst immer verfügbar ist. Declaree haftet nicht für die vorübergehende Nichtverfügbarkeit des Dienstes.

Artikel 6. Datenverarbeitung und Vertraulichkeit

6.1 Die Parteien vereinbaren den Abschluss eines AVV.

6.2 Declaree verarbeitet die personenbezogenen Daten des Kunden in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU2016/679), dem AVV und der Datenschutzerklärung von Declaree, die auf der Website zu finden ist.

6.3 Beide Parteien verpflichten sich, strenge Vertraulichkeit in Bezug auf Informationen über die Organisation der jeweils anderen Partei, den Betrieb des Dienstes und die durch die Nutzung des Dienstes generierten Daten zu wahren. Ohne vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei wird eine Partei Informationen nicht an Dritte weitergeben und sie nur ihrem Personal zur Kenntnis bringen, soweit dies für die Erfüllung der vereinbarten Leistung erforderlich ist. Die Vertragsparteien verpflichten ihr Personal zur Einhaltung dieser Vertraulichkeitsbestimmungen.

Artikel 7. Laufzeit und Kündigung

7.1 Die anfängliche Abonnementlaufzeit beträgt ein (1) Jahr, beginnend mit dem Datum des Inkrafttretens der Vereinbarung.

7.2 Die Parteien können die Vereinbarung zum Jahrestag des Inkrafttretens mit einer Frist von 60 Tagen in Textform per E-Mail an creditcontrol@mobilexpense.com oder per Einschreiben an Boulevard du Roi Albert II 19, 1210 Brüssel, Belgien, kündigen. Erfolgt keine Kündigung, so verlängert sich der Vertrag um jeweils ein (1) weiteres Jahr.

7.3 Jede Vertragspartei kann den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen, ohne weitere Verpflichtungen einzugehen, wenn die andere Vertragspartei gegen den Vertrag verstößt, einschließlich der Nichtbezahlung von Gebühren, sofern der Verstoß nicht innerhalb von 30 Tagen nach der Benachrichtigung behoben wurde. Der Kunde hat keinen Anspruch auf Rückerstattung der bereits im Rahmen des Vertrages gezahlten Gebühren.

7.4 Alle Rechte, die der Kunde im Rahmen des Vertrages in Bezug auf die Nutzung des Dienstes erworben hat, erlöschen mit der Beendigung des Vertrages. Ausgenommen hiervon sind, sofern nicht anders angegeben, Verpflichtungen, die ihrer Natur nach nach Beendigung des Vertrages fortbestehen sollen. Diese bleiben auch nach Beendigung des Vertrags bestehen. Die Beendigung der Vereinbarung entbindet die Parteien ausdrücklich nicht von den Bestimmungen in Bezug auf Vertraulichkeit, Haftung, Rechte an geistigem Eigentum, anwendbares Recht und Wahl des Gerichtsstands.

7.5 Bei Beendigung des Vertrages, unabhängig von der Art und Weise, gibt Declaree dem Kunden die Möglichkeit, die Daten, die durch die Nutzung des Dienstes entstanden sind, zu sichern. Sobald der Kunde angezeigt hat, dass er die genannten Daten gesichert hat, oder wenn der Kunde angezeigt hat, dass er die genannten Daten nicht sichern will, wird Declaree die genannten Daten löschen.

Artikel 8. Zahlungsbedingungen

8.1 Der Kunde zahlt die Gebühren per Banküberweisung. Wird die Zahlung storniert oder rückgängig gemacht, sendet Declaree dem Kunden eine Mahnung. In dieser Mahnung wird dem Kunden eine Frist zur Zahlung der ausstehenden Rechnung angeboten. Wenn die Zahlung nicht erfolgt, wird Declaree mit dem Einzug der Forderung fortfahren. Von diesem Zeitpunkt an wird der fällige Betrag um die gesetzliche Pauschale für Zahlungsverzug in Höhe von 40 € (vierzig Euro) erhöht. Darüber hinaus schuldet der Kunde ab diesem Zeitpunkt die gesetzlichen Verzugszinsen nach deutschem Recht (derzeit 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für Rechtsgeschäfte ohne Verbraucherbeteiligung).

8.2 Im Falle einer dauerhaften Nichtzahlung(en) ist Declaree berechtigt, den Zugang zum Dienst auszusetzen, ohne verpflichtet zu sein, den Kunden entschädigen zu müssen.

8.3 Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, dass Rechnungen von Declaree in digitaler Form (per E-Mail mit einer Rechnung im PDF-Format) ausgestellt werden können.

8.4 Die Lizenz- und Implementierungsgebühr wird am Tag des Inkrafttretens in Rechnung gestellt und ist innerhalb von 21 Tagen danach fällig. Declaree behält sich das Recht vor, laufende Implementierungsprojekte aufgrund von Inaktivität des Kunden zu schließen, unabhängig von ihrem Status. Die Wiederaufnahme der Implementierung unterliegt der regulären Implementierungsgebühr. Der Abschluss des Projekts unterliegt der Beurteilung durch den Declaree Implementierungsberater.

8.5 Die vereinbarten Preise und Tarife werden jährlich zum Jahrestag des Vertragsdatums gemäß dem Dienstleistungspreisindex (Dienstenprijsindex) (zu finden über diesen Link: opendata.cbs.nl) mit folgender Berechnung erhöht: (zuletzt veröffentlichter Q4-Index / Q4-Index des Vorjahres). Wenn dieser Index nicht mehr veröffentlicht wird, wird ein anderer Index vorgeschlagen, der dem vorgenannten Index am nächsten kommt und gültig ist.

8.6 Drei (3) Monate vor dem Ende der anfänglichen Abonnementlaufzeit oder jeder nachfolgenden Abonnementlaufzeit kann Declaree seine dann aktuellen Standardgebühren vorschlagen, die ab dem nächsten Jahrestag für die Abonnementdienste gelten.

8.7 Alle Gebühren und Preise verstehen sich exklusive der jeweils gesetzlich geltenden Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) sowie anderer staatlicher Abgaben. Alle Zahlungen haben vollständig ohne Abzug oder Einbehalt von Steuern zu erfolgen, es sei denn, dies ist gesetzlich zwingend vorgeschrieben; in diesem Fall hat der Kunde den erforderlichen Betrag an die zuständigen Behörden abzuführen und Declaree unverzüglich offizielle Steuerbescheinigungen vorzulegen.

Artikel 9. Überschreitung der Nutzeranzahl und Anpassung der Mindestverpflichtung

9.1 Alle Aktiven Nutzer, die über die in diesem Vertrag festgelegte Mindestnutzerverpflichtung hinausgehen, werden zusätzlich zur vereinbarten Menge berechnet und in der nachfolgenden Verlängerungslaufzeit in Rechnung gestellt.

9.2 Ungeachtet des Vorstehenden kann der Kunde eine Reduzierung der Mindestnutzerverpflichtung beantragen, indem er mindestens sechzig (60) Tage vor dem Ende der jeweils aktuellen Laufzeit eine schriftliche Mitteilung einreicht, vorbehaltlich einer gegenseitigen schriftlichen Vereinbarung.

9.3 Der Kunde hat die Möglichkeit, seiner Hauptverwaltung bei Bedarf Sub-Administrationen hinzuzufügen. Diese Sub-Administrationen können beispielsweise zur Verwaltung separater Tochtergesellschaften genutzt werden. Jede Sub-Administration wird für Abrechnungszwecke als separate Verwaltung behandelt. Ein Nutzer, der in mehr als einer Sub-Administration aktiv geführt wird, wird für jede Sub-Administration einzeln als separater Nutzer gezählt und abgerechnet.

Artikel 10. Freistellung und Entschädigung

10.1 Der Kunde entschädigt, verteidigt und hält Declaree schadlos von und gegen jeglichen Verlust, Haftung und Kosten im Zusammenhang mit Ansprüchen Dritter, die im Zusammenhang mit dem unrechtmäßigen Zugang oder Missbrauch des Dienstes durch den Kunden, der Verletzung dieser Vereinbarung oder der damit verbundenen Verletzung von Rechten des geistigen Eigentums stehen.

10.2 Declaree stellt den Kunden von gerichtlich rechtskräftig zugesprochenen Schadensersatzansprüchen oder von Declaree genehmigten Vergleichen frei, die sich aus Ansprüchen Dritter ergeben, wonach die Software Rechte des geistigen Eigentums verletzt. Dies gilt nur unter der Voraussetzung, dass der Kunde Declaree unverzüglich schriftlich benachrichtigt, Declaree die alleinige Kontrolle über die Verteidigung und den Vergleich gewährt und uneingeschränkt kooperiert. Diese Freistellung gilt nicht, wenn der Anspruch aus einer vertragswidrigen Nutzung durch den Kunden, unbefugten Modifikationen oder nicht von Declaree autorisierten Integrationen resultiert. Im Falle einer potenziellen oder tatsächlichen Verletzung kann Declaree nach eigenem Ermessen die Software modifizieren, durch eine funktional gleichwertige Alternative ersetzen, eine Lizenz erwerben oder die Lizenz kündigen und eine pro-rata Rückerstattung der im Voraus bezahlten Gebühren für die verbleibende Laufzeit gewähren; diese Maßnahmen stellen die einzigen und ausschließlichen Rechtsbehelfe des Kunden bei solchen Ansprüchen dar.

Artikel 11. Sonstiges

11.1 Declaree ist berechtigt, seine Rechte und Pflichten auf einen Dritten zu übertragen. Dies gilt insbesondere, wenn es sich um eine Übertragung im Rahmen einer Änderung der Rechtsform, eines Verkaufs oder einer Fusion seines Unternehmens handelt.

11.2 Der Vertrag unterliegt deutschem Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

11.3 Streitigkeiten müssen so weit wie möglich zwischen dem Kunden und Declaree geklärt werden. Sollte dies nicht möglich sein, ist ausschließlich das Gericht in Frankfurt am Main für die Verhandlung und Beurteilung der Streitigkeit zuständig (sofern der Kunde Kaufmann oder juristische Person des öffentlichen Rechts ist).

11.4 Declaree ist berechtigt, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Zeit zu Zeit zu ändern. Der Kunde hat das Recht, diesen Änderungen schriftlich zu widersprechen; in diesem Fall gilt die Fassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses weiter. In diesem Fall haben beide Parteien das Recht, den Vertrag mit Wirkung zum Ende der dann laufenden Lizenzperiode zu kündigen.

11.5 Keine der Parteien ist für eine Nichterfüllung oder Verzögerung der Leistung verantwortlich, wenn diese durch ein Ereignis höherer Gewalt verursacht wird, das außerhalb der Kontrolle der Parteien liegt und die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrages unmöglich macht.