Aktualisiert am 06/09/2024

Präambel:

Willkommen bei den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die von Declaree GmbH angebotenen Expense Management Services. Mit der Unterzeichnung des an den Kunden ausgehändigten Angebots stimmt der Kunde diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie dem Vertrag (bestehend des Angebots und seiner Bedingungen, der Datenverarbeitungsvereinbarung und des Service Level Agreement) zu.

Artikel 1. Definitionen

In diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden Wörter verwendet, die mit einem Großbuchstaben beginnen. Die Bedeutung dieser Wörter, unabhängig davon, ob die Wörter in diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen in der Einzahl oder Mehrzahl verwendet werden, wird im Folgenden definiert.

1.1 “Abonnmentlauftzeit” oder “Laufzeit”: die laufzeit des Vertrags, jeweils ein (1) Jahr, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben in dem Angebot

1.2 “Allgemeine Geschäftsbedingungen” : die vorliegenden allgemeinen Geschäftsbedingungen.

1.3 “Angebot”: das Angebotsdokument sowie die beigefügten Bedingungen, die das dem Kunden unterbreitete Angebot umreißen

1.4 “Datenverarbeitungsvertrag” („DVV“): der Datenverarbeitungsvertrag, der die Verarbeitung von Daten zwischen den Parteien regelt.  

1.5 “Datum des Inkrafttretens”: ist das Datum, an dem der Kunde das Angebot unterzeichnet.

1.6 “Declaree”: die Gesellschaft mit beschränkter Haftung Declaree GmbH, Anbieter des Declaree-Dienstes im Rahmen dieses Vertrags.

1.7 “Kunde”: die Gegenpartei von Declaree GmbH im Vertrag.  

1.8 “Nutzer oder Benutzer”: ein dem Kunden zurechenbarer Benutzer, der den Dienst nutzt, in der Regel ein Angestellter. Der Kunde haftet für den Nutzer.  

1.9 “Parteien oder Partei”: bezeichnet Declaree GmbH und den Kunden

1.10 “Service Level Agreement” („SLA“): das Service Level Agreement, das die für den Service geltenden Service Level regelt.

1.11 “Service”: der Declaree-Service, der unter der URL https://www.mobilexpense.com zu erreichen ist

1.12 “Vertrag”: Der Vertrag zwischen dem Kunden und Declaree, für den diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten, über die Nutzung eines Dienstes sowie das Angebot mit seinen Bedingungen, des Service Level Agreements und des Datenverarbeitungsvertrag.

1.13 “Website”: die Website von Declaree, die unter der URL https://www.mobilexpense.com zu erreichen ist.

Artikel 2. Der Vertrag

2.1 Der Kunde stimmt dem rechtsverbindlichen Vertrag zu, wenn er das Angebot unterzeichnet.

Der Vertrag besteht, in der Reihenfolge des rechtlichen Vorrangs, aus:

• dem Angebot und seinen Bedingungen (beispielsweise die Kreditkarten Bedingungen)
• diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen
• der DVV
• dem SLA.

2.2 Ungeachtet des Vorstehenden hat der DVV rechtlichen Vorgang vor den Allgemeinen Geschäftsbedingungen in Bezug auf die Datenverarbeitung oder personenbezogene Daten, wie in der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) definiert.

2.3 Der Vertrag kommt zustande, wenn Declaree nach Erhalt des unterzeichneten Angebots des Kunden mit der Implementierung des Dienstes beginnt.

2.4 Mit der Unterzeichnung des Angebots erklärt der Kunde, dass Declaree sofort mit der Erbringung der Dienstleistung beginnen kann, einschließlich der Bereitstellung des Zugangs zur Dienstleistung, so dass ein Widerruf der Vereinbarung nicht erfolgen kann.

 

Artikel 3. Pflichten des Kunden und des Nutzers, Nutzung des Dienstes

3.1 Der Kunde haftet für die Einhaltung des Vertrages durch den Nutzer, die Pflichten des Nutzers und die ordnungsgemäße Nutzung des Dienstes, unabhängig davon, ob der Nutzer mit Erlaubnis des Kunden gehandelt hat oder nicht.

3.2 Neben anderen Handlungen, und nicht beschränkt auf:

A) Der Benutzer darf den Dienst nicht in einer Weise nutzen, die Declaree, der Infrastruktur von Declaree oder Dritten Schaden zufügt. Darüber hinaus dürfen die Benutzer den Dienst nicht in einer Weise nutzen, die dazu führt, dass (ein Teil) des Dienstes ganz oder teilweise nicht mehr verfügbar ist.  

B) Die Benutzer dürfen sich nicht mit den Anmeldedaten einer anderen Person (einschliesslich anderer Benutzer), mit gefälschten Anmeldedaten oder unter Umgehung jeglicher Sicherheitsvorkehrungen in die Website und/oder den Dienst einloggen, unabhängig davon, ob diese Sicherheitsvorkehrungen angemessen sind.

C) Die Nutzer dürfen den Dienst nicht nutzen, um Viren zu verbreiten und/oder Software mit unerwünschter Wirkung hochzuladen, wie z.B. Trojaner, Würmer und/oder Backdoors.

D) Die Nutzer dürfen den Dienst nicht nutzen, um unaufgefordert Nachrichten zu versenden (Spamming).

E) Die Nutzer dürfen den Dienst nicht nutzen, um rechtswidriges Material hochzuladen (Material, dessen Besitz dem Nutzer gesetzlich verboten ist, oder Material, das die Rechte Dritter verletzt).

F) Die Nutzer müssen mit den von Declaree für die Nutzung des Dienstes zur Verfügung gestellten Anmeldedaten sorgfältig umgehen. Wenn der Kunde den Verdacht hat, dass ein Dritter die Zugangsdaten eines Benutzers erlangt hat, muss er dies unverzüglich Declaree melden.

G) Benutzer dürfen nicht gegen Gesetze oder Vorschriften verstoßen.

H) Die Nutzer sind verpflichtet, bei Bedarf wahrheitsgemäße und vollständige Informationen zu vervollständigen.

3.3 Der Kunde darf seine Rechte oder Pflichten aus diesem Vertrag ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Declaree nicht auf Dritte übertragen .

 

Artikel 4. Geistige Eigentumsrechte

4.1 Declaree behält sich das Eigentum an allen geistigen Eigentumsrechten vor, die mit dem Dienst und seiner Dokumentation verbunden sind. Nichts in dieser Vereinbarung ist als Übertragung von Eigentumsrechten zu verstehen.

4.2 Declaree gewährt dem Kunden eine nicht übertragbare, nicht ausschließliche, nicht unterlizenzierbare Lizenz zur Nutzung des Dienstes während der Laufzeit des Vertrages gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Vertrages.

 

Artikel 5. Haftungsbeschränkungen

5.1 Declaree haftet für unmittelbare Schäden infolge einer zurechenbaren Nichterfüllung des Vertrags, und zwar unabhängig von der Anspruchsgrundlage, einschließlich einer rechtswidrigen Handlung, wobei Declaree insgesamt höchstens bis zu dem Betrag haftet, den der Kunde in den zwölf (12) Monaten vor dem schadensverursachenden Ereignis für die Nutzung des Dienstes bezahlt hat (einschließlich Mehrwertsteuer). Declaree haftet nicht für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, entgangene Einsparungen, verminderten Goodwill, Schäden aufgrund von Betriebsunterbrechungen sowie für Verstümmelung, Zerstörung oder Verlust von Daten.

5.2 Der Kunde erkennt an, dass er mit den Vorschriften der (lokalen) Steuerbehörden bezüglich der digitalen Speicherung von Belegen und den geltenden Gesetzen und Vorschriften bezüglich der Umwandlung von Papierbelegen in digitale Belege vertraut ist. Declaree haftet nicht für Reklamationen der Steuerbehörden, z.B. wegen unleserlicher Belege nach der Digitalisierung der Belege. Es liegt daher in der Verantwortung des Kunden, die korrekte Nutzung des Dienstes durch ihn und seine Nutzer sicherzustellen.

5.3 Abweichend davon entfallen die Haftungsbeschränkungen, wenn der zurechenbare Mangel auf Vorsatz oder vorsätzliche Fahrlässigkeit der Geschäftsleitung von Declaree zurückzuführen ist.

5.4 Auf die vorstehenden Haftungsbeschränkungen können sich auch Unterauftragnehmer von Declaree berufen.

5.5 Kündigt der Kunde den Vertrag aufgrund eines zurechenbaren Mangels bei der Vertragserfüllung durch Declaree, werden die bereits gezahlten Beträge nicht zurückerstattet.

5.6 Declaree bemüht sich um eine maximale Verfügbarkeit des Dienstes, kann jedoch nicht garantieren, dass der Dienst immer verfügbar ist. Declaree haftet nicht für die vorübergehende Nichtverfügbarkeit des Dienstes.

 

Artikel 6. Datenverarbeitung und Vertraulichkeit

6.1 Die Parteien vereinbaren den Abschluss eines DVV. 

6.2 Declaree verarbeitet die personenbezogenen Daten des Kunden in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU2016/679), dem DVV und der Datenschutzerklärung von Declaree, die auf der Website zu finden ist.

6.3 Beide Parteien verpflichten sich, strenge Vertraulichkeit in Bezug auf Informationen über die Organisation der anderen, den Betrieb des Dienstes, die mit dem Dienst erstellten Daten usw. zu wahren. Ohne vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei wird eine Partei Informationen, die Dritten zur Verfügung stehen, nicht weitergeben und sie nur ihrem Personal zur Kenntnis bringen, soweit dies für die Erfüllung der vereinbarten Leistung erforderlich ist. Die Vertragsparteien verpflichten ihr Personal zur Einhaltung dieser Vertraulichkeitsbestimmungen.

 

Artikel 7. Laufzeit und Kündigung

7.1 Die anfängliche Abonnmentlaufzeit beträgt ein (1) Jahr, beginnend mit dem Datum des Inkrafttretens der Vereinbarung.  

7.2 Die Parteien können die Vereinbarung zum Jahrestag des Inkrafttretens mit einer Frist von 60 Tagen in Textform per E-Mail an creditcontrol@mobilexpense.com oder per Einschreiben an Boulevard du Roi Albert II 19, 1210 Brüssel, Belgien, kündigen. Erfolgt keine Kündigung, so verlängert sich der Vertrag um jeweils ein (1) Jahr.

7.3 Jede Vertragspartei kann den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen, ohne weitere Verpflichtungen einzugehen, wenn die andere Vertragspartei gegen den Vertrag verstößt, einschließlich der Nichtbezahlung von Gebühren, sofern der Verstoß nicht innerhalb von 30 Tagen nach der Benachrichtigung behoben wurde. Der Kunde hat keinen Anspruch auf die bereits im Rahmen des Vertrages gezahlten Gebühren.  

7.4 Alle Rechte, die der Kunde im Rahmen des Vertrages in Bezug auf die Nutzung des Dienstes erworben hat, erlöschen mit der Beendigung des Vertrages. Ausgenommen hiervon sind, sofern nicht anders angegeben, Verpflichtungen, die ihrer Natur nach nach Beendigung des Vertrages fortbestehen sollen. Diese bleiben auch nach Beendigung des Vertrags bestehen. Die Beendigung der Vereinbarung entbindet die Parteien ausdrücklich nicht von den Bestimmungen in Bezug auf Vertraulichkeit, Haftung, Rechte an geistigem Eigentum, anwendbares Recht und Wahl des Gerichtsstands.

7.5 Bei Beendigung des Vertrages, unabhängig von der Art und Weise, gibt Declaree dem Kunden die Möglichkeit, die Daten, die durch die Nutzung des Dienstes entstanden sind, zu sichern. Sobald der Kunde angezeigt hat, dass er die genannten Daten gesichert hat, oder wenn der Kunde angezeigt hat, dass er die genannten Daten nicht sichern will, wird Declaree die genannten Daten löschen.  

 

Artikel 8. Zahlungsbedingungen

8.1 Der Kunde zahlt die Gebühren per Banküberweisung. Wird die Zahlung storniert oder rückgängig gemacht, sendet Declaree dem Kunden eine Mahnung. In dieser Mahnung wird dem Kunden eine Frist zur Zahlung der ausstehenden Rechnung angeboten. Wenn die Zahlung nicht erfolgt, wird der Anmelder mit dem Einzug der Forderung fortfahren. Von diesem Zeitpunkt an wird der fällige Betrag um die außergerichtlichen Inkassokosten erhöht, dessen Mindestbetrag auf 40 € (vierzig Euro) festgelegt ist. Darüber hinaus schuldet der Kunde ab diesem Zeitpunkt die gesetzlichen Handelszinsen.

8.2 Im Falle einer dauerhaften Nichtzahlung(en) ist Declaree berechtigt, den Zugang zum Dienst auszusetzen, ohne verpflichtet zu sein, den Kunden entschädigen zu müssen.

8.3 Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, dass Rechnungen von Declaree in digitaler Form (per E-Mail mit einer Rechnung im PDF-Format) ausgestellt werden können.

8.4 Die Lizenz- und Implementierungsgebühr wird am Tag des Inkrafttretens in Rechnung gestellt und ist innerhalb von 21 Tagen danach fällig. Declaree behält sich das Recht vor, laufende Implementierungsprojekte aufgrund von Inaktivität des Kunden zu schließen, unabhängig von ihrem Status. Die Wiederaufnahme der Implementierung unterliegt der regulären Implementierungsgebühr. Der Abschluss des Projekts unterliegt der Beurteilung durch den Declaree Implementierungsberater.

8.5 Die vereinbarten Preise und Tarife werden jährlich zum Jahrestag des Vertragsdatums gemäß dem Dienstleistungspreisindex (Dienstenprijsindex) (zu finden über diesen Link: opendata.cbs.nl) mit folgender Berechnung erhöht (zuletzt veröffentlichter Q4-Index / Q4-Index des Vorjahres). Wenn dieser Index nicht mehr veröffentlicht wird, wird ein anderer Index vorgeschlagen, der dem vorgenannten Index am nächsten kommt und gültig ist.

8.6 Drei (3) Monate vor dem Ende der anfänglichen Abonnementlaufzeit oder jeder nachfolgenden Abonnementlaufzeit kann Declaree seine dann aktuellen Standardgebühren vorschlagen, die ab dem nächsten Jahrestag für die Abonnementdienste gelten.

 

Artikel 9. Entschädigung

9.1 Der Kunde entschädigt, verteidigt und hält Declaree schadlos von und gegen jeglichen Verlust, Haftung und Kosten im Zusammenhang mit Ansprüchen Dritter, die im Zusammenhang mit dem unrechtmäßigen Zugang oder Missbrauch des Dienstes durch den Kunden, der Verletzung dieser Vereinbarung oder der damit verbundenen Verletzung von Rechten des geistigen Eigentums stehen.

 

Artikel 10. Sonstiges

10.1 Declaree ist berechtigt, seine Rechte und Pflichten auf einen Dritten zu übertragen. Dies gilt insbesondere, wenn es sich um eine Übertragung im Rahmen einer Änderung der Rechtsform, eines Verkaufs oder einer Fusion seines Unternehmens handelt.

10.2 Der Vertrag unterliegt dem Deutschen Recht.

10.3 Streitigkeiten müssen so weit wie möglich zwischen dem Kunden und Declaree geklärt werden. Sollte dies nicht möglich sein, ist ausschließlich das Gericht in Frankfurt für die Verhandlung und Beurteilung der Streitigkeit zuständig.

10.4 Declaree ist berechtigt, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Zeit zu Zeit zu ändern. Der Kunde hat das Recht, diesen Änderungen schriftlich zu widersprechen; in diesem Fall gilt die Fassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses weiter. In diesem Fall haben beide Parteien das Recht, den Vertrag mit Wirkung zum Ende der dann laufenden Lizenzperiode zu kündigen.

10.5 Keine der Parteien ist für eine Nichterfüllung oder Verzögerung der Leistung verantwortlich, wenn diese durch ein Ereignis höherer Gewalt verursacht wird, das außerhalb der Kontrolle der Parteien liegt und die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrages unmöglich macht.

Datenschutzerklärung 

Letzte Aktualisierung: 04.07.2025

Einleitung

Bei der Nutzung von Declaree werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten Mobilexpense erhebt, zu welchen Zwecken wir sie verarbeiten und wie wir Ihre Daten speichern, schützen, weitergeben und schließlich löschen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen – z. B. E-Mail-Adresse, Anschrift oder Telefonnummer.

Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Erklärung oder Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes – etwa bei einem möglichen Verstoß – haben, wenden Sie sich bitte an die zuständige Administratorin bzw. den Administrator Ihres Unternehmens.

Mobilexpense als Auftragsverarbeiter

Für personenbezogene Daten, die in Declaree verarbeitet werden, ist Ihr Arbeitgeber die verantwortliche Stelle (Controller). Mobilexpense agiert in diesem Fall als Auftragsverarbeiter und verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag und gemäß den Weisungen Ihres Arbeitgebers. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an den Kundenservice Ihres Unternehmens.

Wenn Sie Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung in Declaree geltend machen möchten, wenden Sie sich ebenfalls direkt an Ihren Arbeitgeber.

 

Verarbeitungsaktivitäten

Mobilexpense verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in Declaree auf Grundlage der mit Ihrem Arbeitgeber abgeschlossenen Datenverarbeitungsvereinbarung. Zu den Verarbeitungstätigkeiten zählen unter anderem: Erhebung, Übermittlung, Speicherung, Abfrage, Änderung und Löschung von Daten – mit dem Ziel, Ihnen einen digitalen Service für Reise- und Ausgabenmanagement bereitzustellen.

Zwecke der Verarbeitung sind unter anderem:

• Kundenbetreuung

• Hosting von Anwendung und Daten

• Bereitstellung von Funktionen

• Projektmanagement, Implementierung, Weiterentwicklung der Anwendung

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir Unterauftragsverarbeiter ein. Wir stellen sicher, dass Ihre Daten innerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden. Falls eine Datenübermittlung in ein Drittland erforderlich ist, arbeiten wir ausschließlich mit Partnern zusammen, die den Anforderungen aus Kapitel V der DSGVO entsprechen.

Feedback und Zufriedenheitsumfragen

Um die Qualität, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit unserer Produkte und Services kontinuierlich zu verbessern, erheben wir Feedback. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Login-ID, Benutzername, IP-Adresse sowie Informationen über die Nutzung unserer Software.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Erwartungen unserer Kunden zu erfüllen und vertragliche Verpflichtungen einzuhalten.

Die Verarbeitung erfolgt nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Nach drei Jahren werden die Daten gelöscht oder anonymisiert zu statistischen Zwecken verwendet.

Eingesetzte Subdienstleister:

• Pendo: Wird zur Erhebung von In-App-Feedback und Nutzungsstatistiken eingesetzt. Verarbeitet Nutzungsmetadaten (z. B. Klicks), Umfrageantworten und Benutzerinformationen (z. B. E-Mail) zur Segmentierung. Es werden keine sensiblen Daten erhoben. Weitere Informationen: Datenschutzrichtlinie und Trust Centre.  

• Gartner: Ausgewählte Nutzende, die an Umfragen teilgenommen haben, können zur weiteren Bewertung über Gartner Peer Insights eingeladen werden. Gartner führt die Kampagne in unserem Auftrag durch und versendet maximal eine Einladung sowie wenige Erinnerungen. Nach Einreichen der Bewertung oder auf Wunsch endet die Kampagne. Kontaktdaten werden nach Abschluss gelöscht. Weitere Kontaktaufnahmen erfolgen ausschließlich im Einklang mit den Gartner-Community-Richtlinien.

Sicherheit

Mobilexpense verarbeitet personenbezogene Daten auch zum Zweck der Sicherheitsüberwachung – etwa zur Erkennung, Vermeidung und Eindämmung von Bedrohungen, Missbrauch oder technischen Problemen. Verarbeitet werden dabei Name, E-Mail-Adresse, Login-ID, Benutzername, IP-Adresse und Geräteinformationen.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist es, eine sichere Umgebung für unsere Kundschaft und unsere Systeme zu gewährleisten.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nach drei Jahren gelöscht, sofern keine längeren Aufbewahrungsfristen bestehen.

Ihre Rechte

Sie haben in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Auskunft: Sie können eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern.

• Berichtigung: Sie können die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.

• Löschung: Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen.

• Einschränkung: Sie können die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.

• Datenübertragbarkeit: Sie können die Bereitstellung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen.

• Widerspruch: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen – insbesondere bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen oder zu Zwecken der Direktwerbung sowie bei Aufgaben im öffentlichen Interesse oder bei Ausübung öffentlicher Gewalt.

Bitte beachten Sie, dass es gesetzlich vorgesehene Ausnahmen oder Einschränkungen dieser Rechte geben kann, je nach Ihrer individuellen Situation. Bei Bedenken wenden Sie sich bitte an den Administrator Ihres Unternehmens.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

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Stand dieser Datenschutzerklärung: 04. Juli 2025