Mobilexpense Cards: KYC beim Onboarding-Prozess

Da Mobilexpense Cards von einem Finanzinstitut ausgegeben werden, sind wir verpflichtet, KYC- (Know Your Customer) und AML- (Anti-Money Laundering, Anti-Geldwäsche) Verfahren durchzuführen, um die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen und das Risiko von Finanzkriminalität zu verringern.

KYC-Kontrollen dienen zur Authentifizierung der Kunden und zur Überwachung ihrer Transaktionen, während AML-Kontrollen die Identifizierung und Meldung verdächtiger Aktivitäten erleichtern. Diese Kontrollen sind für Finanzinstitute unverzichtbar, um Finanzkriminalität zu verhindern, um sich vor rechtlichen Risiken oder Rufschädigungen zu schützen und um zur allgemeinen Bekämpfung von Finanzkriminalität beizutragen.

Aufsichtsbehörden (einschließlich Zentralbanken), die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) und andere staatliche Stellen, die für die Überwachung von Finanztransaktionen zuständig sind, schreiben die Durchführung von KYC- und AML-Kontrollen vor.

Das Verfahren beinhaltet die Erfassung und Validierung verschiedener Identifizierungsformen und persönlicher Informationen zur Bestätigung der mutmaßlichen Identität der Kunden. Insgesamt spielen die KYC- und AML-Verfahren eine maßgebliche Rolle bei der Aufrechterhaltung der Integrität des Finanzsystems und hinsichtlich des Schutzes der Kunden vor Finanzkriminalität.

Wer muss KYC-/AML-Kontrollen beim Onboarding durchführen?

Jede KYC-/AML-pflichtige Branche muss KYC-/AML-Kontrollen beim Onboarding von Kunden durchführen. Zu den reglementierten Unternehmen gehören gemäß ESVG 2010 Finanzierungsinstitutionen, Banken und Versicherungsunternehmen sowie bestimmte nichtfinanzielle Unternehmen und Berufsgruppen wie Anbieter von virtuellen Vermögenswerten, Immobilienmakler, Händler, die hohe Bargeschäfte tätigen usw.

Nicht reglementierte Unternehmen wie Carsharing-Dienste und Online-Verkaufsportale werden ebenfalls ermutigt, KYC-/AML-Verfahren anzuwenden, um Betrug zu verhindern und Schäden hinsichtlich Finanzen und Reputation zu vermeiden.

Was bedeutet das für Sie als Kunde?

Bei Mobilexpense nehmen wir den KYC-/AML-Prozess ernst. Um Mobilexpense Cards zu erhalten, müssen Kunden bestimmte Informationen und Dokumente zur Überprüfung ihrer Identität und zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften vorlegen. Zu den erforderlichen Dokumenten können gehören:

1. Verifizierung des Kunden
   Als Kunde müssen Sie Unterlagen vorlegen, die die Identität Ihres Unternehmens belegen. Dazu können ein Gewerbeschein, eine Steueridentifikationsnummer oder ein Adressnachweis, für den Sie möglicherweise eine Rechnung eines Versorgungsunternehmens, einen Kontoauszug, Ihren Mietvertrag oder ein anderes Dokument vorlegen müssen, gehören. Die Dokumente sollten aktuell (nicht älter als drei Monate) sein.
2. Persönliche Identifikation
   Sie müssen Dokumente beibringen, die Ihre persönliche Identität und Ihren Wohnsitz bescheinigen. Dies ist im Idealfall Ihr Personalausweis, da auf diesem (im Gegensatz zum deutschen Führerschein und Reisepass) Ihre vollständige Adresse vermerkt ist. Das Dokument sollte nicht abgelaufen sein. Die Überprüfung der persönlichen Identität kann zudem ein Selfie oder eine biometrische Gesichtserkennung beinhalten, um festzustellen, ob der tatsächliche Inhaber des Dokuments während des Onboarding-Verfahrens anwesend ist.
3. UBO-Check (Ultimate Beneficial Owner)
   Sie als Kunde könnten aufgefordert werden, Unterlagen zum Nachweis ihrer UBO vorzulegen. UBOs sind "wirtschaftlich berechtigte Personen", die hinter einem Unternehmen stehen und tatsächlich das wirtschaftliche Eigentum an dem Unternehmen haben. Durch die Identifizierung dieser Personen können zusätzliche Sorgfaltsprüfungen und Überwachungen zur Sicherstellung, dass Dienstleistungen nicht für illegale Aktivitäten genutzt werden, durchgeführt werden.
4. PEP-Überprüfung (Politisch exponierte Personen)
   Kunden könnten aufgefordert werden, Auskünfte über PEPs zu erteilen. PEPs sind Personen, die eine prominente öffentliche Position innehaben oder in enger Beziehung zu einer solchen Person stehen. Durch die Identifizierung von PEPs können die potenziellen Risiken, die mit dem Konto eines Kunden verbunden sind, besser eingeschätzt und geeignete Maßnahmen zur Verhinderung von Finanzkriminalität ergriffen werden.
5. Überprüfung von Finanzdaten
   Verifizierung der vom Kunden zur Verfügung gestellten Finanzinformationen wie beispielsweise Geldquellen, Einkommensnachweise, Bilanzen und Kredithistorie. Zur Beantragung müssen Sie zusätzliche Finanzauskünfte erteilen. Diese Überprüfung der Finanzdaten ist wichtig für die Beurteilung der Kreditwürdigkeit und des potenziellen Risikos.

Ein Finanzdienstleister erkundigt sich nach Ihrem Hintergrund, Ihren Absichten und Ihren Motiven. Die Intensität des Screenings kann für Privatpersonen und Unternehmen unterschiedlich ausfallen und hängt von der Risikokategorie ab, in die Sie oder Ihr Unternehmen fallen: Für kleine oder risikoarme Kunden wird eine einfache Überprüfung und Überwachung durchgeführt, für größere Unternehmen oder Unternehmen mit einem höheren Risikoprofil eine strengere Prüfung. Je nach Ergebnis des Screenings werden Sie als Kunde angenommen oder nicht. Während des Screenings können zusätzliche Fragen auftauchen und gegebenenfalls weitere Unterlagen angefordert werden.