Ausgabenmanagement bei Proximus vor Mobilexpense

Vor der Einführung von Mobilexpense im Jahr 2008 nutzte Proximus eine selbst entwickelte Anwendung zur Verwaltung von Geschäftsausgaben. Belege und Zahlungsabgleiche wurden manuell durchgeführt. Ein zentrales Ausgabenmanagement gab es nicht.

Zudem war keine eigene Abteilung für die Ausgabenkontrolle zuständig. Führungskräfte, die Ausgaben freigeben sollten, hatten oft nicht die Zeit oder das nötige Wissen über die geltenden Richtlinien. Dadurch wurden Fehler häufig erst spät im Prozess erkannt.

Parallel dazu waren Lieferantenrechnungen bereits weitgehend automatisiert. Sie wurden ohne manuelle Eingriffe verarbeitet, indem Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen automatisch miteinander abgeglichen wurden.

Vor diesem Hintergrund wollte Proximus auch Reisekosten einfacher handhaben und den manuellen Aufwand im Reise- und Ausgabenmanagement deutlich reduzieren. Ziel war es, die Kontrollprozesse zu strukturieren, Arbeitsaufwände zu senken und bessere Ergebnisse zu erzielen. Daraus entstand die Zusammenarbeit mit Mobilexpense.

Herausforderungen

Mit der eigenen T&E-Lösung fehlte Proximus eine mobile App. Mitarbeitende konnten Ausgaben daher nur umständlich erfassen und freigeben. Aktuelle Auswertungen standen nicht in Echtzeit zur Verfügung.

Zudem band die Entwicklung und Pflege eines internen Reise- und Ausgabenmanagement-Tools viel Zeit und Ressourcen. Diese fehlten im Kerngeschäft von Proximus.

Hinzu kamen regelmäßige gesetzliche und steuerliche Änderungen, steigende Compliance-Anforderungen und technologische Weiterentwicklungen. All das führte dazu, dass Proximus einen externen Partner suchte, der sich auf Ausgabenmanagement spezialisiert hat.

Automatisierung spielte dabei eine zentrale Rolle. Sie sollte Mitarbeitende entlasten und ihnen Zeit für wertschöpfendere Aufgaben zurückgeben.

Im Zuge der digitalen Transformation entschied sich Proximus schließlich für Mobilexpense als Partner für die Digitalisierung des Ausgabenmanagements.

Ziele

Laut Laurence Kervyn de Meerendre, Director of Corporate Accounting bei Proximus, suchte das Unternehmen nach einer Lösung zur Verwaltung von Spesenabrechnungen für Geschäftsreisen und weitere Ausgaben. Dies sollte im Rahmen einer umfassenden Standardisierung, Optimierung und Automatisierung der Prozesse erfolgen.

Mobilexpense wurde zunächst mit dem Ziel eingeführt, den Arbeitsaufwand in der Buchhaltung deutlich zu reduzieren.

Ein weiteres wichtiges Kriterium für Proximus war die Möglichkeit, unterschiedliche Benutzerprofile anzulegen. So können beispielsweise Techniker nur bestimmte Kostenarten abrechnen.

Benutzerprofile sind ein zentrales Element von Mobilexpense. Sie ermöglichen eine passgenaue Steuerung nach Rollen und Verantwortlichkeiten und machen die Lösung besonders geeignet für große Unternehmen mit komplexen Hierarchien und Aufgabenbereichen.

Implementierung der Mobilexpense-Lösung

Proximus ist seit 2008 Kunde von Mobilexpense und hat den Vertrag kürzlich verlängert. Der Verlängerungsprozess begann im Dezember 2019 mit Informations- und Scoping-Sessions zum Upgrade auf die aktuelle Lösung und wurde Anfang 2020 abgeschlossen.

In diesen Workshops wurden die zentralen Pain Points von Proximus analysiert und die bestehenden Ausgabenprozesse sowohl konzeptionell als auch praktisch überprüft. Mobilexpense brachte dabei gezielt Best Practices ein, um Optimierungspotenziale aufzuzeigen.

Auf dieser Basis wurde die Nutzung der Lösung passgenau an die Anforderungen von Proximus angepasst.

Das Upgrade sowie die Einführung der mobilen SpendCatcher-App wurden innerhalb weniger Wochen zwischen Februar und Anfang Mai umgesetzt – reibungslos und ohne Zwischenfälle. Alle Beteiligten zeigten sich zufrieden. Testnutzer bewerteten insbesondere das neue Design als intuitiv und benutzerfreundlich.

Vorteile

Kontinuierliche Verbesserung ist sowohl für Proximus als auch für Mobilexpense zentral. Ziel ist es, die Lösung stetig benutzerfreundlicher zu gestalten und manuelle Eingriffe weiter zu reduzieren.

Die Lösung unterstützt die Vision von Proximus für papierlose, digitale Prozesse und passt zur Weiterentwicklung des eigenen Serviceangebots hin zu mehr digitalen Dienstleistungen. Der Einsatz eines KI-gestützten Belegscanners spart wertvolle Zeit – sowohl für Reisende als auch für Freigebende – und schafft Freiräume für Aufgaben mit höherem Mehrwert.

Belegdaten werden automatisch ausgelesen und vorgeprüft. Prüferinnen und Prüfer müssen Ausgaben daher nur noch bei Bedarf kontrollieren, statt jede einzelne Position systematisch zu prüfen.

Zusätzlich wurde ein Stichprobenverfahren eingeführt, um den Kontrollaufwand weiter zu senken. Dabei legen definierte Regeln fest, welche Ausgaben automatisch zur manuellen Prüfung ausgewählt werden. So bleiben die Kontrollanforderungen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und den verfügbaren Kapazitäten im Finanzteam.