Bei der Führung von Büchern in elektronischer oder Papierform sowie sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen in elektronischer oder Papierform im Sinne der Absätze 3 bis 5 sind folgende Anforderungen zu beachten:
-
Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit (siehe 3.1),
-
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (siehe 3.2):
-
Vollständigkeit (siehe 3.2.1),
-
Einzelaufzeichnungspflicht (siehe 3.2.1),
-
Richtigkeit (siehe 3.2.2)
-
Zeitnahe Buchungen und Aufzeichnungen (siehe 3.2.3),
-
Ordnung (siehe 3.2.4),
-
Unveränderbarkeit (siehe 3.2.5).
Papierdokumente werden mittels Bildaufnahme in elektronische Dokumente umgewandelt (siehe Absatz 130). Der Vorgang muss dokumentiert werden. Der Steuerpflichtige sollte daher eine organisatorische Anweisung erstellen, die unter anderem Folgendes regelt:
-
wer zur Aufzeichnung berechtigt ist
-
zu welchem Zeitpunkt die Aufzeichnung erfolgt oder erfolgen soll (z. B. beim Eintreffen der Post, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
-
welche Dokumente aufgezeichnet werden,
-
ob eine visuelle oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
-
wie z. B. eine Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit, und
-
wie Fehler zu protokollieren sind.
Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation hängt von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit sowie der Organisationsstruktur und dem eingesetzten IT-System ab..
Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) – Die Finanzbehörden haben das Recht, unmittelbar auf das IT-System zuzugreifen, sodass sie die aufzunehmenden und aufzubewahrenden Daten in Form eines Nur-Lese-Zugriffs einsehen und die vom Steuerpflichtigen oder einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard- und Software nutzen können, um die gespeicherten Daten einschließlich der relevanten Metadaten, Stammdaten und Bewegungsdaten sowie der entsprechenden Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank) zu prüfen.
Der Zugriff darf nur mit dieser Hard- und Software auf die elektronisch gespeicherten Daten erfolgen. Fernabfragen (Online-Zugriff) der Finanzbehörden auf das IT-System des Steuerpflichtigen sind ausgeschlossen.
Der Nur-Lese-Zugriff umfasst das Auslesen und Analysieren der Daten mithilfe der im IT-System verfügbaren Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Filtern und Sortieren).
Indirekter Datenzugriff (Z2) – Die Steuerbehörden können auch vom Steuerpflichtigen verlangen, dass dieser eine maschinelle Auswertung der Daten vornimmt, die gemäß ihren Anweisungen zu erfassen und aufzubewahren sind, oder diese von einem beauftragten Dritten auswerten lässt, um anschließend nur noch einen schreibgeschützten Zugriff durchführen zu können. Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im IT-System des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten verfügbaren Auswertungsoptionen verlangt werden.
Datenübertragungsmittel (Z3) – Die Steuerbehörde kann auch verlangen, dass die zu erfassenden und aufzubewahrenden Daten, einschließlich der relevanten Metadaten, Stammdaten und Transaktionsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank) und elektronischen Dokumente und Aufzeichnungen, ihr auf einem maschinenlesbaren und auswertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Steuerbehörde ist jedoch nicht berechtigt, Daten selbst aus dem IT-System herunterzuladen oder Kopien von bestehenden Datensicherungen anzufertigen.
Steuerpflichtige müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren.
Eine elektronische Unterschrift oder ein Zeitstempel ist für steuerliche Zwecke nicht erforderlich.
Quelle: https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html