Deutschland erhebt die Mehrwertsteuer (MwSt) in unterschiedlichen Sätzen auf verschiedene Waren und Dienstleistungen:
Der reguläre Mehrwertsteuersatz von 19 % gilt in Deutschland für alle steuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen, es sei denn, es greift eine spezielle Regelung für den ermäßigten Satz.
Einige Lebensmittel; Hotelübernachtungen; Wasser (ausgenommen Flaschenwasser); soziale Fürsorgeleistungen; bestimmter innerstaatlicher Personenverkehr; innergemeinschaftlicher und internationaler Personenverkehr auf bestimmten Straßen-, Schienen- und Wasserwegen; Zeitungen und Bücher – auch in elektronischer Form.
Finanzdienstleistungen; öffentliche Postdienste; Umsätze im Zusammenhang mit unbeweglichem Vermögen.
In Deutschland sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitern während dienstlicher Reisen Tagegelder (Verpflegungspauschalen) zu zahlen, um die Kosten für Mahlzeiten abzudecken.
Inländische und ausländische Verpflegungspauschalen
Für eintägige Dienstreisen gelten in Deutschland folgende Pauschalen (Stand 1. Januar 2025):
| Zeitraum |
Inland |
Ausland |
| Dienstreise unter 8 Stunden |
€0 |
€0 |
| Dienstreise zwischen 8 und 24 Stunden |
€14 pro Tag |
Anteilige Verpflegungspauschale |
Für eine mehrtägige Reise gelten folgende Pauschalen:
Zeitraum
|
Inland |
Ausland |
| Voller Tag |
€28 pro Tag |
Vollsätze für das Land |
| An- bzw. Abreisetag |
€14 pro Tag |
Teilweise Sätze für das Land |
| Übernachtung |
€20 |
Private Übernachtung |
Wenn kein Satz in der offiziellen Liste des BMF aufgeführt ist, gilt der Satz für Luxemburg.
Im Transit – Flugzeug
Wenn Mitarbeiter einen Langstreckenflug antreten, sollten sie die für Österreich geltende Tagespauschale erhalten.
Im Transit - Boot
Für Reisetage ohne Ein- oder Ausschiffung sind die in Luxemburg geltenden Verpflegungspauschalen anzuwenden, wenn das Schiff einer ausländischen Reederei gehört.
-
Bei Schiffen unter deutscher Flagge (Schiffe der Bundesmarine) sind für Seetage die inländischen Pauschalen anzuwenden.
-
Für die Tage der Ein- und Ausschiffung gilt die Verpflegungspauschale des jeweiligen Hafenorts.
Ohne Übernachtung
Wenn ein Mitarbeiter eine Dienstreise an einem Tag beginnt und am folgenden Tag beendet, ohne eine Übernachtung, werden die Zeiten zusammengerechnet. Überschreitet die Abwesenheit 8 Stunden, erhält der Mitarbeiter die Verpflegungspauschale für den Tag, an dem er überwiegend abwesend war.
Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf § 9 Absatz 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG insbesondere Folgendes:
- Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
- Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
- Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer
Berufskraftfahrer erhalten im Rahmen einer mehrtägigen Dienstreise zusätzlich €9 für das Übernachten im Fahrzeug.
Die Übernachtungspauschale unterliegt den folgenden Bedingungen:
- Es muss sich um eine Dienstreise mit einem Firmenfahrzeug (im Besitz des Arbeitgebers oder geleast) handeln.
- Die Übernachtung erfolgt im Firmenfahrzeug.
- Die Übernachtung findet an einem Kalendertag statt, für den dem Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale von €14 für An- oder Abreisetage oder €28 für sogenannte Zwischentage einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zusteht.
Es ist weiterhin möglich, höhere tatsächliche Kosten für Übernachtungen im Fahrzeug an Park- und Rastplätzen nachzuweisen. Der Arbeitgeber hat die Wahl. Entscheidet er sich für die neue Übernachtungspauschale von €9, ist er für das gesamte Kalenderjahr daran gebunden. Er muss einheitlich für alle Reisetage im Kalenderjahr entscheiden, ob er die Pauschale oder den Einzelnachweis anwendet.
Mahlzeiten
Mahlzeitenabzüge werden immer vom vollen Pauschalbetrag berechnet, auch bei halbtägigen Verpflegungspauschalen.
| Mahlzeit |
Inländischer Abzug |
Ausländischer Abzug |
| Frühstück |
20% |
20% |
| Mittagessen |
40% |
40% |
| Abendessen |
40% |
40% |
Dreimonatsfrist
Die Dreimonatsfrist beginnt, sobald ein Mitarbeiter in einer beliebigen Woche mindestens drei Tage am selben Arbeitsplatz gearbeitet hat und unter den folgenden Bedingungen:
- Wenn der Mitarbeiter innerhalb von 28 Tagen mindestens einen Tag zurückkehrt, läuft die Dreimonatsfrist weiter;
- Wenn eine Unterbrechung von mindestens 28 Tagen oder vier Wochen besteht, beginnt eine neue Dreimonatsfrist.
Sobald die Dreimonatsfrist endet, wird die Tagegeldpauschale steuerpflichtig.
Die Dreimonatsfrist gilt nicht für berufliche Tätigkeiten an mobilen, nicht stationären Einrichtungen, z. B.:
- Fahrzeuge
- Flugzeuge
- Schiffe
Sachbezug
Bestimmte vom Unternehmen bereitgestellte Mahlzeiten gelten als Sachbezug wie folgt:
- Eine Mahlzeit, die im Rahmen eines vom Unternehmen organisierten und bezahlten Trainingskurses, Seminars oder einer Konferenz bereitgestellt wird;
- Jede Mahlzeit, die vom Unternehmen im Voraus organisiert und entweder vom Unternehmen oder einem Dritten im Auftrag des Unternehmens bezahlt wird.
Wenn die Mahlzeit pro Teilnehmer €60 (inkl. MwSt.) übersteigt und kein Dritter beteiligt ist, wird der Wert pro Mitarbeiter unter folgenden Bedingungen steuerpflichtig:
- Mahlzeiten, die während Reisen von weniger als 8 Stunden Dauer erhalten werden (oder wenn keine Verpflegungspauschale gezahlt wird);
- Mahlzeiten, die nach Ablauf der Dreimonatsfrist erhalten werden.
| Mahlzeit |
Steuerpflichtiger Leistungsabzug |
| Frühstück |
€2,30 |
| Mittagessen |
€4,40 |
| Abendessen |
€4,40 |
Quelle: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2025
https://lsth.bundesfinanzministerium.de/lsth/2022/A-Einkommensteuergesetz/II-Einkommen/4-Ueberschuss-der-Einnahmen-ueber-die-Werbungskosten/Paragraf-9/inhalt.html
Kilometerpauschalen in Deutschland
Mitarbeiter, die geschäftlich mit ihrem privaten Fahrzeug in Deutschland unterwegs sind, können Anspruch auf eine steuerfreie Kilometerpauschale haben, deren Sätze wie folgt sind:
| Fahrzeugtyp |
Satz |
| Eigenes Auto oder anderes Kraftfahrzeug (KFZ) |
€0,30 per km |
| Motorrad, Roller, Moped |
€0,20 per km |
Elektronische Archivierung und Aufbewahrungsfristen in Deutschland
Bei der Führung von Büchern in elektronischer oder Papierform sowie sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen in elektronischer oder Papierform im Sinne der Absätze 3 bis 5 sind folgende Anforderungen zu beachten:
-
Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit (siehe 3.1),
-
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (siehe 3.2):
-
Vollständigkeit (siehe 3.2.1),
-
Einzelaufzeichnungspflicht (siehe 3.2.1),
-
Richtigkeit (siehe 3.2.2)
-
Zeitnahe Buchungen und Aufzeichnungen (siehe 3.2.3),
-
Ordnung (siehe 3.2.4),
-
Unveränderbarkeit (siehe 3.2.5).
Papierdokumente werden mittels Bildaufnahme in elektronische Dokumente umgewandelt (siehe Absatz 130). Der Vorgang muss dokumentiert werden. Der Steuerpflichtige sollte daher eine organisatorische Anweisung erstellen, die unter anderem Folgendes regelt:
- wer zur Aufzeichnung berechtigt ist
- zu welchem Zeitpunkt die Aufzeichnung erfolgt oder erfolgen soll (z. B. beim Eintreffen der Post, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
- welche Dokumente aufgezeichnet werden,
- ob eine visuelle oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
- wie z. B. eine Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit, und
- wie Fehler zu protokollieren sind.
Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation hängt von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit sowie der Organisationsstruktur und dem eingesetzten IT-System ab..
Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) – Die Finanzbehörden haben das Recht, unmittelbar auf das IT-System zuzugreifen, sodass sie die aufzunehmenden und aufzubewahrenden Daten in Form eines Nur-Lese-Zugriffs einsehen und die vom Steuerpflichtigen oder einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard- und Software nutzen können, um die gespeicherten Daten einschließlich der relevanten Metadaten, Stammdaten und Bewegungsdaten sowie der entsprechenden Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank) zu prüfen.
Der Zugriff darf nur mit dieser Hard- und Software auf die elektronisch gespeicherten Daten erfolgen. Fernabfragen (Online-Zugriff) der Finanzbehörden auf das IT-System des Steuerpflichtigen sind ausgeschlossen.
Der Nur-Lese-Zugriff umfasst das Auslesen und Analysieren der Daten mithilfe der im IT-System verfügbaren Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Filtern und Sortieren).
Indirekter Datenzugriff (Z2) – Die Steuerbehörden können auch vom Steuerpflichtigen verlangen, dass dieser eine maschinelle Auswertung der Daten vornimmt, die gemäß ihren Anweisungen zu erfassen und aufzubewahren sind, oder diese von einem beauftragten Dritten auswerten lässt, um anschließend nur noch einen schreibgeschützten Zugriff durchführen zu können. Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im IT-System des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten verfügbaren Auswertungsoptionen verlangt werden.
Datenübertragungsmittel (Z3) – Die Steuerbehörde kann auch verlangen, dass die zu erfassenden und aufzubewahrenden Daten, einschließlich der relevanten Metadaten, Stammdaten und Transaktionsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank) und elektronischen Dokumente und Aufzeichnungen, ihr auf einem maschinenlesbaren und auswertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Steuerbehörde ist jedoch nicht berechtigt, Daten selbst aus dem IT-System herunterzuladen oder Kopien von bestehenden Datensicherungen anzufertigen.
Steuerpflichtige müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren.
Eine elektronische Unterschrift oder ein Zeitstempel ist für steuerliche Zwecke nicht erforderlich.
Quelle: https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html
