Geschäftsreisen

Ausgaben- und Belegverwaltung der Firmenkreditkarte

Lesedauer: 2 min

Apr. 28, 2022

Für die Verwendung einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter gibt es verschiedene Vor- und Nachteile. Während einige Unternehmer Ihren Mitarbeitern geschäftliche Zahlungen weitestgehend erleichtern möchten, sind andere bei der Bereitstellung von Firmenkreditkarten eher zurückhaltend.

Der Einsatz eines benutzerfreundlichen Kartenmanagement-Systems kann die Kontrolle über betriebsbedingte Ausgaben jedoch deutlich erhöhen.

In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie Ausgaben und Belege von Firmenkarten einfach verwalten.

Warum eine Firmenkreditkarte?

Viele (insbesondere kleine) Unternehmen stehen vor der Frage, ob sich eine Firmenkreditkarte lohnt. Insbesondere, wenn eine Firmenkreditkarte für mehrere Mitarbeiter im Raum steht.

Je nach Unternehmen und Zweck eignet sich eine andere Art von Kreditkarte. Grundsätzlich unterscheiden wir drei verschiedene Arten von Kreditkarten: Kredit-, Debit- und Prepaidkarten. Im Geschäftsleben wird meistens die klassische Kreditkarte und keine Prepaidkarte (Guthabenkarte) verwendet. Firmenkreditkarten ermöglichen Mitarbeitern die sichere Zahlung von jedem Ort auf der Welt sowie im Internet (z.B. Online Zahlung von Flugtickets).

Die wohl größte Gefahr in Sachen Firmenkreditkarte ist ein möglicher Missbrauch durch die Mitarbeiter oder bei Diebstahl. Dank regelmäßiger Ausgabenprüfung und gesetzeskonformer Belegverwaltung lassen sich die Risikos des absichtlichen Missbrauchs oftmals einschränken. Es gibt jedoch auch zahlreiche Gründe, die für eine Firmenkreditkarte sprechen.

Die Firmenkreditkarte auf Dienstreisen

Häufig reisenden Mitarbeitern wird mit einer Firmenkreditkarte das Leben enorm erleichtert. Doch auch die Buchhaltung profitiert in Sachen Ausgaben- und Belegverwaltung von der Firmenkreditkarte.

Kreditkartenintegration

Mit Mobilexpense ist die Verwaltung vieler Firmenkreditkarten kein Problem. Jeder Mitarbeiter mit einer Firmenkreditkarte nutzt auf Dienstreisen die Reisekosten App von Mobilexpense. Hier lassen sich Dienstreisen, Fahrten und Ausgaben eintragen. Transaktionen können an eine dienstliche Fahrt bzw. Aufwendung gekoppelt werden.

Sämtliche Daten der App werden in Echtzeit an den heimischen Server gesendet und dort digital und gesetzeskonform gespeichert.

Belegverwaltung

Ein wichtiger Grundsatz der Buchführung ist: keine Buchung ohne Beleg. In der Praxis werden Belege durch Mitarbeiter oft verlegt... Um dem vorzubeugen, ist eine digitale Belegverwaltung eine clevere Möglichkeit.

Mit der Mobilexpense App können Mitarbeiter Belege jederzeit und jederorts mobil scannen und in der App speichern. Diese ordnet den Beleg automatisch der entsprechenden Transaktion zu.

Integration mit dem Buchhaltungsprogramm

Unsere Software, die wir ständig weiterentwickeln, bietet zahlreiche Integration mit gängigen Buchhaltungsprogrammen, HR-Plattformen und Finanztools an. Durch eine Integration mit dem Buchhaltungsprogramm und automatischer Kontrolle auf Konformität gemäß Ihrer internen Reisekostenrichtlinie (z.B. in Art und Höhe der Ausgaben), wird die Ausgabenverwaltung auch beim Gebrauch der Firmenkarte um ein Vielfaches vereinfacht.

Firmenkreditkarte & Reisekosten App von Mobilexpense

Die Firmenkreditkarte in Kombination mit unserer praktischen Reisekosten App bedeutet effizientes Arbeiten und akkurates Verwalten aller Zahlungen, ortsunabhängig und in Echtzeit. Zettelwirtschaft sowie unlesbare oder verlorengegangene Quittungen gehören ebenso der Vergangenheit an wie manuelles Berechnen von Reisekosten und nachträgliche Erstattungen für Übernachtungen oder andere Aufwendungen.

Entdecken Sie die Vorteile der App in einer kostenlosen Demo.