Übernach­tungs­pau­scha­len auf Dienst­rei­sen

Tagestouren und mehrtägige Dienstreisen - beides ist häufig reisenden Mitarbeitern bestens bekannt. Befindet sich der Reisende auf einer mehrtägigen Geschäftsreise, fallen Kosten für Unterkunft und Verpflegung an, die entweder direkt und exakt oder anhand von Tabellen mit pauschalen Werten berechnet und erstattet werden können.

Der Unternehmer ist zur Zahlung von Spesen und Übernachtungspauschalen jedoch nicht verpflichtet. Reisekostenpauschalen sind eine freiwillige Leistung, die Beträge stehen dem Reisenden netto zur freien Verfügung. Erhält der Reisende seine Reisekostenpauschalen nicht vom Arbeitgeber, kann er diese bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für diese Pauschbeträge gilt seit dem 1. Januar ein jährlicher Freibetrag von € 1.230.

Tatsächliche Kosten vs. Kostenpauschalen

Es werden grundsätzlich zwei Arten von Reisekosten unterschieden: tatsächlich anfallende Ausgaben für Unterkunft, Mahlzeiten und weiteren Reisenebenkosten und pauschale Erstattungen für Übernachtungen und Verpflegung. Die tatsächlichen Kosten werden anhand von Belegen deklariert und exakt verrechnet. Beispiele hierzu sind Tickets für Veranstaltungen, Bahnkarten oder Tankbelege. Die pauschalen Beträge werden anhand einer Tabelle ermittelt und stehen dem Arbeitnehmer grundsätzlich zur freien Verfügung.

Übernachtungspauschalen Inland

Übernachtet der reisende Mitarbeiter in Deutschland, stehen ihm für eine Übernachtung € 20 zu. Die Höchstwerte für Deutschland und das Ausland werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert und in einer Tabelle, die insgesamt 180 Länder umfasst, veröffentlicht. Alle Höchstwerte für 2023 sind in der aktuellen Tabelle des BMF nachzulesen und natürlich auch in der praktischen Mobilexpense App enthalten.

Wichtig: Zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale für eine Unterkunft und in dieser ist beispielsweise eine Mahlzeit enthalten, wird die Verpflegungspauschale bei einem Frühstück um 20% gekürzt. Steht dem Reisenden ein kostenloses Mittag- oder Abendessen zur Verfügung, wird eine Kürzung des Pauschbetrages für die Verpflegung um 40% angesetzt.

Übernachtungspauschalen Ausland (2023)

Die Übernachtungspauschalen für das Ausland unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Für eine Übernachtung in Paris steht dem Reisenden beispielsweise ein Pauschbetrag von € 159 zu. In Madrid darf der Reisende einen Betrag von € 118 geltend machen. Ist im Übernachtungspreis in Paris das Frühstück enthalten, werden 20 % (€ 31,80) von der Tagespauschale abgezogen. Dem Reisenden stehen also noch € 127,20 zur Verfügung. Bezahlt ein Dritter das Abendessen in Madrid, wird der Tagessatz um 40 % (€ 47,20) gekürzt, so dass dem Reisenden ein Betrag von € 70,80 bleibt.

Nachfolgend sehen Sie einen Auszug aus der Tabelle des BMF mit den aktuellen Übernachtungspauschalen einiger europäischer Länder:

Übernachtungspauschalen schnell und gesetzeskonform berechnen

Alle Übernachtungspauschalen können anhand der Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei der Reisekostenabrechnung für eine große Anzahl reisender Mitarbeiter, die sich an unterschiedlichen Orten im In- und Ausland befinden, stehen Sie vor einer zeitaufwändigen und anspruchsvollen Aufgabe. Vermeiden Sie das Risiko einer Fehlberechnung, sparen Sie Ihre wertvolle Zeit und verlassen Sie sich auf die praktische Mobilexpense App. Die App rechnet stets mit den aktuellen Höchstwerten des BMF. Sie können aber auch eigene Raten in Ihr System eingeben und die App mit diesen arbeiten lassen.