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Steuererklärung: So setzen Sie Ihre Spesen richtig ab

Lesedauer: 2 min

Apr. 3, 2025

Reisen Sie als Arbeitnehmer im Auftrag Ihres Arbeitgebers zu einem Kunden?

Dienstreisen sind mit nicht unerheblichen Kosten verbunden, insbesondere wenn sie sich über mehrere Tage erstrecken.

Üblicherweise erhält der Dienstreisende Aufwendungen in tatsächlicher Höhe vom Arbeitgeber erstattet (z.B. Eintrittskarten für die Messe). Auch die Erstattung der Fahrtkosten anhand der Kilometerpauschale ist in vielen Unternehmen üblich. Komplexer wird es in Sachen Verpflegung.

In der Regel erstattet der Arbeitgeber die tatsächlichen Aufwendungen (z. B. Eintrittskarten für eine Messe) oder die Fahrtkosten per Kilometerpauschale. Komplexer wird es jedoch bei der Erstattung von Verpflegungskosten.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie zur Spesenabrechnung 2025 und der geltenden Steuererklärung wissen müssen.

Anspruch auf Spesen: Was regelt das Gesetz?

Ein Arbeitgeber ist grundsätzlich zur Erstattung der notwendigen Auslagen einer dienstlich veranlassten Aufwendung verpflichtet. Diese Pflicht zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt. Gemäß § 3 Nr. 50 des Einkommensteuergesetzes ist der Auslagenersatz steuerfrei.

Die Zahlung von Pauschalen durch den Arbeitgeber ist jedoch keine Pflicht! Zahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer keine Reisekostenpauschale oder ist die Zahlung geringer als der gesetzliche Pauschbetrag, kann der Arbeitnehmer diese (bzw. die Differenz) im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

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Spesen in der Einkommensteuererklärung

Spesen können gemäß § 9 des Einkommensteuergesetz als Werbungskosten geltend gemacht werden. Um Spesen und andere Aufwendungen über die jährliche Steuererklärung abzusetzen, muss der Arbeitnehmer jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Für jede Kostenart gibt es unterschiedliche Regeln, Beträge und Ausnahmen. Bei den Spesen (Verpflegungspauschale, Übernachtungspauschale und Kilometerpauschale) gilt beispielsweise, dass diese berufsbedingt sein und in direktem Zusammenhang mit der Dienstreise stehen müssen.

Das Finanzamt hantiert bei den Werbungskosten einen Freibetrag. Das bedeutet, dass Werbungskosten bis zu einem Betrag von 1.230 € (Stand: 1.1.2025) nicht anhand von Belegen nachgewiesen werden müssen, sondern pauschal berücksichtigt werden.

Übersteigen die Werbungskosten diesen Betrag, sind Nachweise erforderlich.

Übrigens: Neben den Spesen (pauschale Vergütungen für dienstlich veranlasste Reisen), zählen auch die Homeoffice-Pauschale und die Pendlerpauschale zu den Werbungskosten.

Höhe der steuerfreien Spesen

Wichtig zu wissen ist, dass es rund um Spesen bzw. Werbungskosten in der Steuererklärung Regeln und Pauschbeträge gibt, die es zu beachten gilt. So wird bei der Kilometerpauschale beispielsweise unterschieden, ob die Fahrt mit dem Auto oder dem Motorrad absolviert wurde. Beim Verpflegungsaufwand richtet sich die Höhe unter anderem nach der Dauer der Abwesenheit (kleine vs. große Pauschale).

Erhält ein Arbeitnehmer Spesen von seinem Arbeitgeber, ist es in den meisten Fällen üblich, dass diese in der Höhe der offiziellen Pauschbeträge bezahlt werden. Einige Arbeitgeber hantieren unternehmensinterne Pauschalen.

Grundsätzlich gilt, dass Spesen bis zu dem offiziellen Pauschbetrag steuerfrei sind. Zahlt der Arbeitgeber höhere Spesen, muss der den Höchstsatz übersteigende Betrag versteuert werden.

Übrigens: handelt es sich bei einer Zahlung durch den Arbeitgeber nicht um Spesen (=pauschale Erstattung), sondern um eine Auslagenerstattung, gelten andere Regeln. Im Gegensatz zur pauschalen Erstattung ist die Erstattung einer Aufwendung, die ein Arbeitnehmer im Auftraggebers getätigt hat oder tätigen soll (durchlaufende Gelder), steuerfrei. Die Regeln rund um den steuerfreien Auslagenersatz finden Sie in § 3 Nr. 50 des Einkommensteuergesetzes.

Bitte beachten Sie: Es gibt zahlreiche Regeln, Besonderheiten und Ausnahmen rund um die Themen Spesen, Werbungskosten, Einkommensteuererklärung und Auslagenerstattung, die nicht Gegenstand dieses Artikels sind. Dieser Artikel soll nur eine grobe Übersicht zum Thema verschaffen, erhebt jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Lassen Sie sich stets von einem Steuerberater beraten.

Spesen berechnen mit Mobilexpense

In vielen Fällen hat es Vorteile, wenn der Arbeitgeber die Spesen anhand von Pauschalen bezahlt. Dies kann mit der monatlichen Reisekosten- und Lohnabrechnung geschehen.

Nutzen Sie für die Erstellung Ihrer Reisekostenabrechnung die praktische Reisekosten-App von Mobilexpense! Mit unserer App erstellen Sie Ihre Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks. Die App verfügt immer über die aktuellen Werte für Verpflegung und Unterkunft sowie die aktuellen Kilometerpauschalen. Zudem ist die Reisekosten-App von Mobilexpense mit einer Kreditkartenintegration versehen, so dass sämtliche auf Dienstreisen getätigte Zahlungen automatisch den entsprechenden - mobil eingescannten - Belegen zugeordnet werden können.