Spesen & Steuer­erklä­rung: Wie Sie Spesen über die Steuer­erklä­rung geltend machen

Dienstreisen sind mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Nicht nur für den Arbeitgeber, auch für den Reisenden kann eine dienstlich veranlasste Fahrt hohe Kosten mit sich bringen, die er oft auslegen muss. Zu den Reisekosten zählen Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft, Parktickets und Eintrittskarten sowie Kraftstoffkosten, wenn der Reisende entweder sein privates Fahrzeug für geschäftliche Fahrten nutzt und/oder keine Firmenkreditkarte zum Tanken besitzt.

Kein reisender Mitarbeiter muss auf seinen Reisekosten sitzen bleiben. Zahlt der Arbeitgeber keine Reisekostenpauschalen, können Spesen und andere Reisekosten über die jährliche Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Anspruch auf Erstattung der Spesen über die Steuererklärung

Spesen sind Verpflegungsmehraufwand und im Einkommensteuergesetz § 9 als Werbungskosten verankert. Um Spesen und andere Aufwendungen über die jährliche Steuererklärung abzusetzen, muss der Arbeitnehmer jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Zunächst müssen die Spesen berufsbedingt sein und in direktem Zusammenhang mit der Dienstreise stehen. Darüber hinaus müssen Ausgaben, die den Werbungskostenfreibetrag überschreiten, mit Belegen nachgewiesen werden, damit das Finanzamt die Ausgaben als Werbungskosten anerkennt.

Geschäftlich veranlasste Verpflegungsmehraufwendungen sind, falls der Arbeitgeber sie nicht gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 4a und 5a EStG, § 9 Abs. 4a EStG im Rahmen der Reisekostenabrechnung zahlt, steuerlich absetzbar. Spesen gehören zu den Werbungskosten und müssen in der Anlage N der Steuererklärung angegeben werden. Für Deutschland beträgt der Spesensatz für eine Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden sowie für An- und Abreisetage derzeit 14 Euro und für eine Abwesenheit ab 24 Stunden 28 Euro.

Der § 3 des Einkommensteuergesetzes sagt Folgendes: “Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist gemäß § 9 Abs. 4a Satz 1 EStG zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale von 14 € oder 28 € anzusetzen. In entsprechender Höhe kann der Arbeitgeber Verpflegungskosten steuerfrei erstatten.”

Spesen als Werbungskosten in der Steuererklärung

Das Finanzamt hantiert eine sogenannte Werbungskostenpauschale. Das bedeutet, dass bis zu einem Betrag von 1.200 Euro (2022) und 1.230 Euro (ab 2023) Reisekosten nicht anhand von Belegen nachgewiesen werden müssen, sondern pauschal berücksichtigt werden. Dieser Höchstbetrag stellt den sogenannten Arbeitnehmer-Pauschbetrag dar, auf den jeder Dienstreisende Anspruch hat. Übersteigen die Reisekosten den Pauschbetrag, sind Belege erforderlich.

Welche Spesen über die Steuererklärung absetzen?

Jeder Dienstreisende kann seine Spesen (Reisekosten) von der Steuer absetzen, wenn er von seinem Arbeitgeber keine Reisekostenpauschalen erhalten hat. Die Zahlung der Pauschalen ist freiwillig. Spesen können Sie absetzen, sobald Sie aus beruflichen Gründen außerhalb Ihrer regulären Arbeitsstätte tätig sind und deshalb zusätzliche Kosten für Ihre Verpflegung anfallen.

Dazu zählen die täglichen Mahlzeiten, wenn diese nicht im Übernachtungspreis inbegriffen sind oder Sie von Geschäftspartnern zum Essen eingeladen werden. Ist dies der Fall, werden die Spesen mit 20 % für ein Frühstück und mit 40 % für ein Mittag- oder Abendessen gekürzt. Der Kürzungsbetrag für Inlandsreisen beläuft sich somit für ein Frühstück auf 5,60 Euro (20 % von 28 Euro) und für ein Mittag- und Abendessen auf jeweils 11,20 Euro (40 % von 28 Euro).

Beachten Sie, dass Sie nur die Kosten absetzen können, die noch nicht von Ihrem Arbeitgeber im Rahmen von Pauschalen oder exakten Kostenerstattungen beglichen wurden. Wenn Sie bereits Spesen oder eine Entfernungspauschale (Kilometergeld) von Ihrem Arbeitgeber erhalten haben, können Sie Ihre Verpflegungs- und Fahrtkosten nicht noch einmal in der Steuererklärung absetzen. Darüber hinaus müssen Sie alle Belege und Nachweise sorgfältig aufbewahren, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt Ihre Ausgaben nachweisen zu können.

Höhe der steuerfreien Spesen

Jährlich gibt das Bundesfinanzministerium (BMF) eine Tabelle mit den Höchstsätzen der Reisekostenpauschalen (Verpflegung und Unterkunft) heraus. In der Tabelle des BMF sind die aktuellen Spesen für 160 Länder aufgelistet. Bis zu diesen Höchstbeträgen sind Spesen steuerfrei. Zahlt der Arbeitgeber höhere Spesen, muss der den Höchstsatz übersteigende Betrag versteuert werden.

Arbeitnehmer, die Spesen über die Steuererklärung absetzen können

Zu den Berufsgruppen, die ihre Spesen über die Steuererklärung geltend machen können, gehören:

• LKW-Fahrer im Nah- und Fernverkehr
• Busfahrer (Reisebus)
• Handelsvertreter
• Monteure im Außendienst
• Paketzusteller
• Verkaufsfahrer
• Bauarbeiter

Wichtig ist hierbei, dass der Arbeitnehmer regelmäßig außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet.

Wo müssen Spesen in der Steuererklärung eingetragen werden?

Möchten Sie Ihre Spesen über die Steuererklärung geltend machen, können Sie die Abschnitte “Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ in der Anlage N ab Zeile 61 ausfüllen.

Spesen über die Steuererklärung oder mit Mobilexpense

Spesen über die Steuererklärung absetzen geschieht immer unter Berücksichtigung Ihres individuellen Steuersatzes. Vorteilhafter ist es, wenn der Arbeitgeber die Spesen anhand von Pauschalen steuerfrei erstattet. Dies kann mit der monatlichen Reisekosten- und Lohnabrechnung geschehen.

Nutzen Sie für die Erstellung Ihrer Reisekostenabrechnung die praktische Reisekosten-App von Mobilexpense! Mit unserer App erstellen Sie Ihre Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks. Die App verfügt immer über die aktuellen Werte für Verpflegung und Unterkunft sowie die aktuellen Entfernungspauschalen. Zudem ist die Reisekosten-App von Mobilexpense mit einer Kreditkartenintegration versehen, so dass sämtliche auf Dienstreisen getätigte Zahlungen automatisch den entsprechenden - mobil eingescannten - Belegen zugeordnet werden können.

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