Spesen: Was sind Spesen und wann werden Sie bezahlt?

Jeder Reisende, der sich auf eine mehrtägige Dienstreise begibt, ist auf auswärtige Verpflegung angewiesen, nimmt er seine Speisen und Getränke nicht von zu Hause mit. Diese Aufwendungen werden dem reisenden Mitarbeiter anhand von Pauschbeträgen, den sogenannten Spesen, erstattet. Spesen sind steuerfreie Einkünfte und stehen dem Reisenden zur freien Verfügung.

Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Reisende keine Spesen von seinem Betrieb, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Spesen gilt seit dem 1. Januar 2023 ein jährlicher Freibetrag von € 1.230.

Anspruch auf Spesen

Jeder dienstlich Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 bzw. 24 Stunden fernbleibt, hat einen Anspruch auf Spesen. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht ihm in Deutschland der kleine Spesensatz von € 14 zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 28 (großer Spesensatz). Für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Spesenbeträgen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

Spesen berechnen anhand Pauschalen (2023)

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.

Beispiel einer Spesenabrechnung

In der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel einer 4-tägigen, internationalen Geschäftsreise:

Erklärung des Fallbeispiels

Am ersten Tag fuhr der Reisende von Köln nach Paris. Er erreichte Paris vor Mitternacht, daher wird für diesen Tag der kleine Spesensatz für Paris berechnet. An Tag 2 verblieb der Reisende in Frankreich, für Paris und Lyon gelten jedoch verschiedene Spesen. Hier darf der Reisende den höheren Tagessatz angeben. Am dritten Tag trat der Mitarbeiter die Heimreise an und erreichte den Heimatort um 15:30 Uhr. Für diese 15,5 Stunden Abwesenheit wird der Spesensatz des letzten Tätigkeitsortes angesetzt, hier ist das Lyon. Tag 4 ist eine Tagestour innerhalb Deutschlands. Für die 6-stündige Abwesenheit stehen dem Reisenden keine Spesen zu.

Besonderheiten rund um Spesen

Spesen Inland vs. Ausland

Die Spesen des Auslands unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Ebenso gelten für viele Länder regional verschiedene Spesensätze. Städte und Landesteile mit verschiedenen Spesensätzen sind separat aufgeführt. Deutschland macht hier keine Unterschiede, die deutschen Spesensätze gelten einheitlich für das gesamte Land. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) prüft jährlich die Höhe der Spesen für 180 Länder und passt diese gegebenenfalls an.

Kürzung der Spesen

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, werden die Spesen für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen. Es wird maximal bis zur Höhe des Tagessatzes gekürzt, so dass für den Reisenden keine finanziellen Nachteile entstehen.

Dauer der Spesenzahlung

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Spesen beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

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