Anspruch auf Spesen
Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Reisende keine Spesen von seinem Betrieb, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hierbei gilt ein jährlicher Freibetrag.
Spesen berechnen anhand Pauschalen
Jeder dienstlich Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 bzw. 24 Stunden fernbleibt, hat einen Anspruch auf Spesen. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht ihm in Deutschland der kleine Spesensatz von € 14 (*) zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 28 (*) (großer Spesensatz). Neben den Verpflegungspauschalen (kleiner und großer Spesensatz) gibt es noch die Übernachtungspauschale.
(*) Hinweis: Die oben genannten Werte beziehen sich auf 2023. Die Werte für das Jahr 2024 werden voraussichtlich erhöht: €15 (statt €14) für den kleinen Spesensatz sowie €30 (statt €28) für den großen Spesensatz. Die Werte sind jedoch noch nicht definitiv, da sich die Verabschiedung des Wachstumsförderungsgesetzes verzögert. (Stand 01.01.2024)
Die Spesen für das Ausland unterscheiden sich teilweise deutlich von den Inlandspauschalen. Für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz des entsprechenden Landes angesetzt.
Besonderheiten rund um Spesen
Es gibt zahlreiche Besonderheiten, Ausnahmen und steuerrechtliche Sonderregelungen rund um das Thema Spesen. Nachstehend haben wir eine grundlegende Besonderheiten zusammengefasst, die Sie unbedingt kennen sollten.
Spesen Inland vs. Ausland
Die Spesen des Auslands unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Ebenso gelten für viele Länder regional verschiedene Spesensätze. Städte und Landesteile mit verschiedenen Spesensätzen sind separat aufgeführt.
Deutschland macht hier keine Unterschiede, die deutschen Spesensätze gelten einheitlich für das gesamte Land.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) prüft jährlich die Höhe der Spesen für 180 Länder und passt diese gegebenenfalls an.
Kürzung der Spesen
Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Allerdings soll es natürlich nicht so sein, dass ein Dienstreisender sämtliche Mahlzeiten vom Arbeitgeber kostenlos zur Verfügung gestellt bekommt und oben drauf Spesen geltend macht. In diesen Fällen hat eine Kürzung der Spesen zu erfolgen.
Ist bei einer (durch den Arbeitgeber bezahlten) Übernachtung das Frühstück im Preis inbegriffen, werden die Spesen für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.
Es gibt zum Thema Kürzung einige Sonderregeln. So wird beispielsweise maximal bis zur Höhe des Tagessatzes gekürzt, so dass für den Reisenden keine finanziellen Nachteile entstehen. Mit anderen Worten: die Kürzung darf nicht höher sein, als der Spesensatz des jeweiligen Tages.
Dauer der Spesenzahlung
Die Höchstgrenze für die Zahlung der Spesen beträgt drei Monate. Dies wird auch als Dreimonatsfrist bezeichnet.
Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten.
Doch auch bei der Dreimonatsfrist gibt es Ausnahmen. Ausgenommen von dieser Regelung sind beispielsweise Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.
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