Spesen-Compliance und Datensicherheit: So schützen Sie Ihr Unternehmen

Für viele Unternehmen spielt das Ausgabenmanagement erst dann eine Rolle, wenn es bereits zum Problem geworden ist.

Ein Audit offenbart fehlende Nachweise. Eine Datenschutzanfrage löst manuelle Kontrollwellen aus. Oder Mitarbeitende nutzen Drittanbieter-Apps, die gar nicht vom Unternehmen freigegeben sind.

Plötzlich wird aus einem internen Ablauf ein unternehmensweites Risiko.

Veraltete oder isolierte Tools können zu Richtlinienverstößen, Datenlecks und unnötigem Aufwand führen – mit Folgen für die Compliance, nicht nur für das Finanzteam.

Declaree hilft, genau das zu verhindern.

Warum Rechts- und IT-Teams auf Declaree setzen

Declaree wurde mit einem klaren Ziel entwickelt: maximale Kontrolle, vollständige Nachvollziehbarkeit und nahtlose Integration.

So behalten Rechts- und IT-Abteilungen den Überblick über potenzielle Risiken – ohne sich in operativen Details zu verlieren.

Keine verstreuten Belege mehr.
Keine manuellen Stichproben.
Kein Rätselraten bei der Einhaltung von Richtlinien.

Wenn Compliance integraler Bestandteil des Systems ist 

Ob unternehmensinterne Richtlinien, DSGVO oder branchenspezifische Vorgaben – Ausgabendaten berühren mehr rechtliche Bereiche, als vielen bewusst ist.

Declaree sorgt dafür, dass Sie jederzeit auf der sicheren Seite bleiben:

• Spesenlimits und Richtlinien sind direkt im System hinterlegt.

• Rückerstattungen erfolgen nur, wenn die Anträge den definierten, anpassbaren Kriterien entsprechen.

• Jeder Schritt – von der Einreichung bis zur Freigabe – wird automatisch dokumentiert, mit Zeitstempel versehen und ist exportierbar.

Das Ergebnis: Sie können Ihre Compliance nachweisen, ohne ihr hinterherlaufen zu müssen.
Ein klarer Vorteil in der Audit-Saison – und noch wichtiger im stressigen Alltag.

Datensicherheit ist kein Zufall, sondern System 

Sicherheit bedeutet nicht, einfach die Tür zu schließen und auf das Beste zu hoffen. Es geht darum, genau zu wissen, wer worauf zugreift – und wie Ihre Daten verarbeitet und geschützt werden.

Declaree setzt hier konsequent auf höchste Standards:

• ISO 27001 ist tief in die Systemarchitektur integriert.

• Alle Daten werden während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt – und ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert.

• Der Zugriff ist klar geregelt: über Single Sign-On (SSO), Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und rollenbasierte Berechtigungen.

Kurz gesagt: Keine geteilten Logins mehr. Keine Schatten-Tabellen. Keine ungesicherten PDF-Anhänge in E-Mail-Postfächern.
Stattdessen: zentrale, sichere und vollständig nachvollziehbare Ausgabendaten.

Integration, die wirklich integriert – statt isoliert

IT-Teams suchen keine weiteren Insellösungen, die zusätzlichen Aufwand verursachen. Sie brauchen Tools, die sich nahtlos in bestehende Systeme einfügen – ohne die Infrastruktur zu stören.

Declaree versteht das. Deshalb bietet die Lösung:

• Plug-and-Play-Integrationen mit gängigen HR- und ERP-Systemen,

• sichere, skalierbare Anbindungen über API oder SFTP – je nach Datenfluss,

• sowie die Möglichkeit, Daten automatisch mit Ihren bestehenden Plattformen zu synchronisieren.

Das Ergebnis: Ausgaben lassen sich verfolgen, verarbeiten und auswerten – ganz ohne manuelles Copy-Paste aus Excel.
Weniger Datensilos, weniger Fehler, mehr Kontrolle im großen Maßstab.

Transparenz ohne Mikromanagement 

Wer hat was eingereicht – wann und warum? Mit Declaree erhalten Sie diese Antworten, ohne Ihren Teams ständig über die Schulter schauen zu müssen.

Jede Ausgabe wird mit vollständigem digitalen Kontext hinterlegt: Belege, Kategorien, Genehmigungshistorie und revisionssichere Audit-Logs.
Alles durchsuchbar – nach Datum, Team, Mitarbeitenden oder Richtlinienverstoß.

Egal, ob Sie sich auf ein internes Audit vorbereiten oder eine externe Anfrage beantworten müssen: Die relevanten Unterlagen sind nur ein paar Klicks entfernt.
Kein Durchforsten von E-Mail-Verläufen. Kein Nachfragen, wo „es vielleicht noch irgendwo im Posteingang“ liegt.

Eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wächst 

Unternehmen bleiben nicht klein. Teams wachsen, Standorte kommen hinzu, Anforderungen verändern sich.

Declaree wächst mit.

Dank zentralem Richtlinienmanagement behalten Sie auch bei komplexen Strukturen den Überblick – etwa über verschiedene Länder, Abteilungen oder rechtliche Einheiten.
Sie legen Regeln individuell fest, überwachen Aktivitäten teamübergreifend und sichern konsistente Prozesse – ohne an Flexibilität zu verlieren.

Ob Sie expandieren oder Ihre Compliance-Standards verschärfen: Declaree passt sich reibungslos an.

Für Rechts- und IT-Teams bedeutet das: die Kontrolle, die sie brauchen – die Transparenz, die sie erwarten – und die Sicherheit, die oft fehlt.