Spesen in der Praxis (Spesen­rech­nung mit Fallbei­spiel)

Spesen gehören zum Arbeitsalltag vieler Unternehmer und Arbeitnehmer. Auf Dienstreisen entstehen außergewöhnliche Aufwendungen, die ein Arbeitnehmer mit einem festen Arbeitsplatz nicht hat. Um diese Kosten aufzufangen, gibt es die sogenannten Spesen, die in vielen Fällen vom Arbeitgeber erstattet werden.

Wie werden Spesen abgerechnet?

In der Praxis gibt es einige Dinge zu beachten, um sicherzustellen, dass die Spesen ordnungsgemäß abgerechnet werden. Zunächst einmal ist es wichtig, die Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Spesen zu beachten. Viele Unternehmen haben spezifische Vorschriften, was als Spesen abgerechnet werden darf und was nicht. Einige Unternehmen haben auch intern Grenzen für die Höhe der Spesen festgelegt, die sie, meist mit der monatlichen Lohnabrechnung, steuerfrei auszahlen.

Die Höchstwerte, bis zu denen Spesen steuerfrei sind, sind in der Tabelle des BMF (Bundesministerium der Finanzen) nachzulesen. Weitere Regeln zu Dienstreisen finden Sie im Bundesreisekostengesetz (BRKG).

Einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der Spesen vom Arbeitgeber gibt es nicht. Spesen sind eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Erhält ein Mitarbeiter keine Spesen von seinem Arbeitgeber, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.

Welche Arten von Spesen gibt es?

Für einen Reisenden gibt es verschiedene Arten von Spesen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Spesen, die ein Mitarbeiter geltend machen kann.

1. Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand ist der Betrag, den ein Reisender für Essen und Trinken ausgibt, wenn er sich außerhalb seiner Wohnung oder seines Arbeitsplatzes aufhält. Der Verpflegungsmehraufwand ist für jeden Tag der Abwesenheit zu berechnen und wird in der Regel pauschal abgerechnet. In Deutschland gibt es für Inlandsreisen und für Auslandsreisen unterschiedliche Pauschalen. Für Inlandsreisen beträgt der Verpflegungsmehraufwand beispielsweise für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 14 Euro und für eine Abwesenheit von mehr als 24 Stunden 28 Euro.

2. Übernachtungskosten

Übernachtungskosten fallen an, wenn ein Reisender außerhalb seiner Wohnung übernachtet. Hierbei können verschiedene Übernachtungsmöglichkeiten wie Hotel, Pension oder Ferienwohnung genutzt werden. Die Übernachtungspauschale für Übernachtungen im Inland beträgt 20 Euro. Für Übernachtungen im Ausland liegen die Werte teilweise deutlich höher. Die Übernachtungspauschalen für 180 Länder sind in der Tabelle des BMF nachzulesen.

3. Fahrtkosten

Fahrtkosten können für dienstliche Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln und dem eigenen Fahrzeug anfallen. Ausgaben für Bustickets, Bahn- und Taxifahrten sowie Flugtickets bekommt der Mitarbeiter gewöhnlich 1:1 von seinem Arbeitgeber erstattet. Ist dies nicht der Fall, können diese Aufwendungen bei der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Hat der Reisende keinen Dienstwagen zur Verfügung und nutzt er sein Privatfahrzeug für die Dienstreise, werden die Fahrtkosten gewöhnlich anhand der Entfernungspauschalen (Kilometergeld) erstattet. Die Entfernungspauschale für deutsche Arbeitnehmer gilt für im In- und Ausland zurückgelegte Strecken. Die gefahrenen Kilometer können entweder mittels eines Fahrtenbuchs exakt oder anhand von Entfernungspauschalen berechnet werden. Eine Kombination beider Abrechnungsarten ist nicht zulässig.

Zusätzlich zu den oben genannten Spesen können auch weitere Ausgaben wie Parkgebühren, Mautgebühren, Eintrittskarten für Seminare oder Reiseversicherungen anfallen. Auch diese Kosten können vom Mitarbeiter als Spesen geltend gemacht werden, wenn sie in direktem Zusammenhang mit der Dienstreise stehen.

Beispiel: Spesen für eine Inlandsreise

Ein Mitarbeiter reist für 2 Tage von Frankfurt nach Hamburg. Er verlässt Frankfurt am Montagmorgen um 7 Uhr und kehrt am Dienstagabend um 19 Uhr zurück. Der Mitarbeiter hat für beide Tage einen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand, da er eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden nachweisen kann. Für den Montag beträgt der Verpflegungsmehraufwand also 14 Euro und für den Dienstag ebenfalls 14 Euro. Insgesamt stehen dem Mitarbeiter für die beiden Tage 28 Euro für Verpflegungsmehraufwand zu. Wäre er einen Tag länger in Hamburg geblieben, hätte er für diesen Tag den großen Spesensatz anrechnen können, der ab einer 24-stündigen Abwesenheit gilt.

Für die Übernachtung in Hamburg kann der Reisende 20 Euro Übernachtungspauschale geltend machen. Die Hotelrechnung kann er entweder nach der Reise persönlich einreichen oder während der Dienstreise mobil in die Reisekosten-App von Mobilexpense einscannen. Hat der Reisende eine Firmenkreditkarte zur Verfügung, wird die Zahlung automatisch dem Beleg zugeordnet.

Musste der Reisende unterwegs tanken, kann er den Beleg ebenfalls mobil scannen. Hat er mit der Firmenkreditkarte bezahlt, nimmt die Reisekosten-App die Zuordnung automatisch vor und der Reisende darf den Papierbeleg (lt. Neufassung der GoBD) vernichten.

Beispiel: Spesen für eine internationale Dienstreise

Hier sehen Sie ein Beispiel einer mehrtägigen Geschäftsreise nach Frankreich:

Die Spesen für Frankreich in unserem Beispiel gelten für Paris und die Depts. 77, 78, 91-95, worunter Lyon fällt. Alle Höchstwerte für das Ausland finden Sie in der Tabelle des BMF.

Spesen berechnen mit Mobilexpense

Das manuelle Erstellen einer Reisekostenabrechnung unter Berücksichtigung aller Nebenkosten ist anspruchsvoll und zeitaufwändig. Einfacher und schneller geht es mit der Reisekosten-App von Mobilexpense! Sie geben bzw. scannen lediglich die Belege ein, den Rest erledigt die App für Sie.

Spesenabrechnung per Reisekosten-App mit Kreditkartenintegration

Um die Reisekostenabrechnung noch einfacher zu machen, bietet Mobilexpense die Kreditkartenintegration an. Das bedeutet, dass der Reisende Ausgaben, die er auf der Dienstreise hat, einfach mit der Firmenkreditkarte bezahlt. Die App ordnet die Zahlungen automatisch den (mobil) eingescannten Belegen zu, so dass ein manueller Abgleich nicht mehr notwendig ist. Zettelwirtschaft, fehlerhafte Eingaben und Betrugsversuche werden so eliminiert.

Mit Mobilexpense immer up-to-date

Die Reisekosten-App von Mobilexpense ist immer auf dem neuesten Stand: Jedes Jahr werden die Höchstwerte für Spesen (Verpflegung, Übernachtung, Kilometergeld) gemäß den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) für die App angepasst. So sind Sie dank unserer Reisekosten-App immer up-to-date. Natürlich können Sie auch eigene Daten in Ihr System eingeben und die Reisekosten-App mit diesen arbeiten lassen.

Interessiert, wie Sie Mobilexpense und die Reisekosten-App in Ihr Unternehmen integrieren können? Fragen Sie eine Demo an!