Im Folgenden werden die verschiedenen Komponenten einer Reisekostenabrechnung und die gesetzlichen Mindestanforderungen an eine solche Abrechnung einzeln aufgeführt und ausführlich erläutert.
Anspruch auf Erstattung der Reisekosten
Reisekosten fallen bei jeder betrieblich veranlassten Reise an, egal, ob der Reisende den Geschäftswagen, das eigene Auto oder öffentliche Verkehrsmittel benutzt. Es wird zwischen zwei Arten von Reisekosten unterschieden: tatsächlich anfallenden Kosten und pauschalen Kosten. Die tatsächlichen Kosten sind anhand von Belegen darzulegen und werden exakt erstattet. Dies können Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Benzinkosten, Mautgebühren oder Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen sein.
Meist geschieht die Erstattung unmittelbar nach der Reise durch den Arbeitgeber. Dieser ist jedoch nur zur Erstattung tatsächlich angefallener Kosten verpflichtet. Hierzu reicht der Reisende die entsprechenden Nachweise (Tankquittungen, Hotelrechnungen, Parktickets etc.) ein, die der Arbeitgeber 10 Jahre aufbewahren muss.
Tipp: Kopieren oder digitalisieren Sie Ihre Belege, da die Schrift auf manchen Papiersorten im Laufe der Zeit verblassen kann.
Zur Zahlung von Reisekostenpauschalen ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet. Diese Beträge kann der Reisende jedoch bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt seit dem 1. Januar ein jährlicher Freibetrag von € 1.230.
Zahlt der Arbeitgeber die Reisekostenpauschalen auf freiwilliger Basis, werden zwei Arten von Pauschalen abgerechnet: Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen. Die aktuellen Werte für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr für alle Länder aktualisiert.
Pauschalen für die Reisekostenabrechnung
Für auswärtige Verpflegung und Übernachtung hat jeder Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 bzw. 24 Stunden fernbleibt, einen Anspruch auf einen Pauschbetrag. Dieser steht dem Reisenden netto zur freien Verfügung. Ob und wie dieses Geld verwendet wird, darf der Arbeitnehmer selbst entscheiden. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht dem Reisenden in Deutschland die kleine Pauschale von € 14 für die Verpflegung zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 28 (große Pauschale). Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Pauschalen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.
Für eine Übernachtung innerhalb Deutschlands gilt eine Übernachtungspauschale von € 20. Für das Ausland gelten andere Raten, die teilweise deutlich höher liegen. Alle Beträge für 2023 sind in der aktuellen Tabelle des BMF nachzulesen und natürlich auch in der praktischen Mobilexpense App enthalten.
Hinweis: Zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale für eine Unterkunft und in dieser ist beispielsweise das Frühstück enthalten, wird die Verpflegungspauschale um 20% gekürzt. Gleiches gilt für den Fall, da der Reisende ein Mittag- oder Abendessen auf Geschäftskosten oder Einladung eines Dritten zu sich nimmt. Für diesen Fall wird eine Kürzung des Pauschbetrages für die Verpflegung um 40% angesetzt.
Komponenten einer Reisekostenabrechnung
1. Verpflegung
Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es die sogenannten Verpflegungspauschalen. Diese werden jährlich zum Jahresende vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland angepasst und veröffentlicht.
2. Übernachtung
Für Übernachtungen wird die Übernachtungspauschale angesetzt. Auch diese wird jährlich vom BMF für alle Länder aktualisiert.
3. Reise-Nebenkosten
Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Tankbelege, Parktickets, Rechnungen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Kundenpräsente.
Detaillierte Reisekostenabrechnung
Das Gesetz stellt hohe Ansprüche an eine korrekte Reisekostenabrechnung. Bestimmte Daten sind verpflichtet, ansonsten wird die Reisekostenabrechnung vom Finanzamt nicht anerkannt. Die folgenden Angaben müssen in jeder korrekten Reisekostenabrechnung enthalten sein:
- Name und Anschrift des Betriebs
- Name und Anschrift des Reisenden
- Benutztes Verkehrsmittel
- Datum und Dauer der Reise
- Reiseziel(e)
- Zweck der Reise
- Reise-Nebenkosten (mit Belegen anbei)
Zu diesen Grunddaten kommen weitere Komponenten. Da für jedes Land andere Pauschalen gelten, müssen diese explizit aufgeführt werden. Hierfür gelten sogenannte Reisekostenpauschalen Ausland, die teilweise höher sind als die Pauschalen im Inland. Jedes Reiseziel mit der Dauer und dem Zweck des Aufenthaltes, jede Übernachtung und jede Bewirtung müssen deklariert werden, um eine korrekte Abrechnung und die Anerkennung durch das Finanzamt zu gewährleisten.
Reisekostenabrechnung mit der Mobilexpense App
Da sich Reisen oft auf mehrere Länder mit verschiedene Zeitzonen und unterschiedlichen Transportmitteln erstrecken, kann eine Reisekostenabrechnung sehr aufwändig und anspruchsvoll sein.
Um eine mögliche Fehlberechnung zu Ihren Gunsten, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird, zu vermeiden und Ihnen zusätzlich Zeit und Kosten zu ersparen, bietet Mobilexpense die intuitive Reisekosten App an. Sie geben lediglich die Daten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie.
Die App ist nach den Vorgaben der gesetzlichen Tabellen stets auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die Mobilexpense App mit diesen arbeiten lassen. Vertrauen Sie der praktischen Mobilexpense App und erstellen Sie eine transparente und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung!
