Reisekostenabrechnung bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit – was gilt?

In diesem Artikel erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die aktuellen Pauschalen 2025, die wichtigsten Sonderregelungen – und erfahren, wie Sie Ihre Reisekostenabrechnung mit moderner Ausgabenmanagement-Software effizienter gestalten können.

Warum die 8-Stunden-Regel so wichtig ist

Die 8-Stunden-Regel ist ein zentrales Kriterium im deutschen Reisekostenrecht. Sie entscheidet darüber, ob Mitarbeitende Anspruch auf eine Verpflegungspauschale haben.

Der Hintergrund: Wer mehrere Stunden unterwegs ist, hat in der Regel höhere Ausgaben für Verpflegung, die durch pauschale Beträge steuerlich berücksichtigt werden.

Nicht jede berufliche Fahrt gilt automatisch als Dienstreise. Steuerlich liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nur dann vor, wenn Mitarbeitende außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten und dort keine regelmäßige Arbeitsstätte haben. Für eintägige Kundentermine oder Messebesuche gelten somit dieselben Grundsätze wie für mehrtägige Geschäftsreisen – entscheidend ist, dass die Tätigkeit außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsplatzes erfolgt.

Damit diese Pauschalen korrekt angewendet werden, müssen jedoch zahlreiche Details beachtet werden: An- und Abreisetage, Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten oder Unterschiede zwischen Inlands- und Auslandsreisen. Hier passieren in der Praxis häufig Fehler – mit Folgen für die Steuererklärung oder die interne Abrechnung.

Verpflegungspauschale: Kleine Pauschale vs. Große Pauschale

Wer mehr als 8 Stunden beruflich unterwegs ist, hat Anspruch auf die Verpflegungspauschale:

• Kleine Pauschale: Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden stehen Ihnen 14 € zu.
• Große Pauschale: Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden erhalten Sie 28 €.
• Mehrtägige Reisen: Für An- und Abreisetage gilt die kleine Pauschale von 14 €.

Update 2025: Eine geplante Erhöhung der Spesen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wurde nicht umgesetzt. Daher gelten weiterhin die bisherigen Sätze aus dem Jahr 2023.

Besonders für Berufskraftfahrer gibt es eine Änderung: Die Pauschale wurde ab dem 1. Januar 2025 von 9 Euro pro Kalendertag auf 10 Euro erhöht.

Hinweis zu Auslandsreisen

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten abweichende Verpflegungspauschalen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht werden. Die Beträge unterscheiden sich je nach Land – und teilweise sogar nach Stadt – da sie sich an den jeweiligen Lebenshaltungskosten orientieren.

Ein Beispiel:
Bei einer 24-stündigen Dienstreise in die Niederlande beträgt die Pauschale 47 Euro, während für Polen – je nach Zielort – zwischen 34 Euro (Breslau) und 40 Euro (Warschau) vorgesehen sind.

Kürzungen bei Mahlzeiten

Besonders häufig übersehen: Wenn Mitarbeitende ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen gestellt bekommen, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden.

Beispiel:
Anna nimmt an einem eintägigen Meeting in Berlin teil. Sie ist neun Stunden unterwegs und hätte Anspruch auf 14 Euro. Da jedoch ein Mittagessen vom Veranstalter bereitgestellt wird, reduziert sich ihr Anspruch um 40 Prozent – es bleiben 8,40 Euro.

Solche Berechnungen sind fehleranfällig, wenn sie manuell erfolgen.

Mit Mobilexpense sparen Sie sich diese Arbeit: Das System berücksichtigt automatisch alle Kürzungen, sodass Abrechnungen stets korrekt sind.

Übernachtungspauschale bei mehrtägigen Reisen

Neben Verpflegungskosten entstehen auf längeren Reisen in der Regel auch Übernachtungskosten. Auch hier gibt es feste Pauschalen:

• Deutschland: 20 Euro pro Nacht (Stand 2025)
• Ausland: Abhängig vom Zielland gelten unterschiedliche Pauschalen.

Wenn tatsächliche Hotelkosten höher sind, können diese gegen Vorlage einer Rechnung erstattet werden.

Damit Reisekosten steuerlich anerkannt werden, verlangt das Finanzamt lückenlose Nachweise – etwa Belege, Hotelrechnungen, Tickets oder Quittungen.

Mobilexpense erleichtert diesen Prozess durch eine digitale Belegerfassung: Mitarbeitende fotografieren Belege einfach mit dem Smartphone, und alle Dokumente werden GoBD-konform archiviert. So entfällt das Risiko, Belege zu verlieren oder formale Anforderungen zu übersehen.

Auch Eigenbelege – etwa wenn ein Beleg verloren gegangen ist – können erfasst werden. Sie gelten als Nachweis, berechtigen aber nicht zum Vorsteuerabzug, da keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist.

Kilometerpauschale: Was steht Ihnen zu?

Auch wenn eine Reise kürzer als acht Stunden dauert, können Fahrtkosten erstattet werden. Dafür gilt die sogenannte Kilometerpauschale, wenn das private Fahrzeug für Dienstreisen genutzt wird:

• PKW: 0,30 Euro pro Kilometer
• Motorrad/Moped: 0,20 Euro pro Kilometer

Diese Werte gelten sowohl für Inlands- als auch für Auslandsreisen. Eine digitale Kilometererfassung erleichtert dabei die Abrechnung, da die zurückgelegten Strecken automatisch dokumentiert und die entsprechenden Beträge korrekt berechnet werden.

Sonderregelungen im Bundesreisekostengesetz (BRKG)

Im Bundesreisekostengesetz (BRKG) gibt es viele Sonderregelungen und Voraussetzungen. Wichtig zu wissen:

• Kürzungen: Werden Ihnen Mahlzeiten gestellt (z. B. durch den Arbeitgeber oder bei Seminaren), kann die Pauschale gekürzt werden.
• Dreimonatsfrist: Nach drei Monaten am gleichen Einsatzort entfällt die Verpflegungspauschale.
• Kein Anspruch auf Tagegeld: Wenn die Entfernung zwischen der dienstlichen Tätigkeit und Ihrem Wohnort oder Ihrer Dienststelle gering ist, entfällt die Pauschale (gemäß § 6, Absatz 1 BRKG).

Damit Abrechnungen trotz dieser Details korrekt bleiben, ist eine digitale Lösung sinnvoll. Mobilexpense unterstützt Unternehmen mit einer rechtskonformen Spesenabrechnung, die alle Vorgaben automatisch berücksichtigt und GoBD-konform dokumentiert.

Wer bezahlt die Pauschalen?

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer das Recht auf Erstattung dienstlich veranlasster Reisekosten. Dies ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) geregelt:

"Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet."

Allerdings sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, Pauschalen auszuzahlen. Zahlt der Arbeitgeber sie nicht, können Mitarbeitende die Beträge in der Einkommensteuererklärung geltend machen.

• Freibetrag: 1.230 Euro pro Jahr (Stand 2025)
• Bereits vom Arbeitgeber gezahlte Beträge werden angerechnet.

Reisekostenabrechnung mit Mobilexpense

Dienstreisen bedeuten nicht nur zusätzliche Arbeit unterwegs, sondern auch erheblichen Abrechnungsaufwand im Nachgang. Mit Mobilexpense wird dieser Prozess digital, schnell und fehlerfrei:

• Alle fixen Daten automatisch hinterlegt (aktuelle BMF-Pauschalen, Kilometer- und Übernachtungssätze).

• Variable Daten erfassen Mitarbeitende direkt in der App (Reiseziel, Dauer, Mahlzeiten).

• Automatische Berechnung der Erstattungen – ohne manuelle Eingriffe oder Excel.

• Digitale Belege: Einfach abfotografieren und hochladen.

• GoBD-konforme Archivierung: Alle Dokumente werden revisionssicher gespeichert.

Das Ergebnis: Transparente, fehlerfreie und effiziente Reisekostenabrechnungen, die sowohl Mitarbeitende als auch Finanzteams entlasten.

Fazit: Reisekostenabrechnung 2025 – einfacher mit digitalen Lösungen

Die Regeln rund um Reisekosten sind komplex und fehleranfällig. 2025 ändern sich die Pauschalen kaum – der echte Unterschied liegt in der Art, wie Unternehmen mit diesen Regeln umgehen.

Manuelle Berechnungen führen schnell zu Fehlern und kosten wertvolle Zeit. Mit Mobilexpense sparen Unternehmen nicht nur Arbeitsaufwand, sondern stellen auch sicher, dass ihre Reisekostenabrechnung korrekt, effizient und GoBD-konform ist.