Reise­kos­ten: Mehr als 8 Stunden außer Haus

“Pack dir Brote ein!” Dauert die Dienstreise eines Mitarbeiter nur ein paar Stunden, ist das eine gute Idee, Geld für auswärtige Verpflegung zu sparen. Dienstreisen sind oft mit nicht unerheblichen Reisenebenkosten verbunden, beispielsweise, wenn diese länger als acht Stunden dauern oder sogar mehrere Tage in Anspruch nehmen. Um derlei Kosten aufzufangen, gibt es ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden vom Wohnort die Verpflegungspauschale, auch bekannt als Spesen.

Anspruch: Was steht Dienstreisenden zu?

Bei einer Abwesenheit von daheim von 8 bis 24 Stunden darf der “kleine Spesensatz” geltend gemacht werden. Dieser beträgt in Deutschland zur Zeit € 14. Für das Ausland gelten andere Höchstwerte, die teilweise deutlich höher sind als im Inland. Die Spesensätze aller Länder sind in der Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) aufgeführt, die insgesamt 180 Länder umfasst. Ist ein Land nicht aufgeführt, gilt der Betrag von Luxemburg.

Kleine Pauschale vs. Große Pauschale

Kehrt ein Mitarbeiter von einer insgesamt 15-stündigen Dienstfahrt zurück zu seinem Wohnort, hat er Anspruch auf € 14. Ab einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden greift der große Spesensatz. Der Mitarbeiter hat dann Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von € 28. An- und Abreisetage werden mit dem kleinen Spesensatz abgegolten.

Mehrtägige Reise: Übernachtungspauschale

Viele Dienstreisen erstrecken sich über mehrere Tage. Es fallen nicht nur höhere Kosten für die Verpflegung an - auch eine Unterkunft ist zu bezahlen. Für eine auswärtige Übernachtung steht dem Mitarbeiter in Deutschland eine Übernachtungspauschale von € 20 zu. Auch die Höchstwerte der Übernachtungspauschalen für das In- und Ausland sind in der stets aktuellen Tabelle des BMF zu finden. Alle Pauschalen stehen dem Mitarbeiter grundsätzlich netto zur freien Verfügung. Wird jedoch eine Mahlzeit vom Arbeitgeber bezahlt (z.B. Hotel inkl. Frühstück wird vom Betrieb bezahlt), werden dem Reisenden von seiner Verpflegungspauschale 20% abgezogen. Kommt der Chef oder ein Dritter für ein Mittag- oder Abendessen auf, beträgt die Kürzung der Pauschale sogar 40%.

Wer bezahlt die Pauschalen?

Ein Arbeitnehmer hat gegenüber seinem Arbeitgeber keinen Rechtsanspruch auf Zahlung der Reisekostenpauschalen. Dies ist eine freiwillige Leistung. Ein Arbeitgeber ist lediglich zur Erstattung von tatsächlichen, mit Belegen versehenen Auslagen verpflichtet (Tankquittungen, Eintrittskarten, usw). Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt. Erhält ein Reisender seine Pauschalen für Unterkunft und Verpflegung nicht vom Arbeitgeber, kann er diese bei seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000. Alle ihm zur Verfügung stehenden Pauschalen werden einkommensmindernd angerechnet. Das Geld, das der Reisende nicht vom Arbeitgeber bekam, erhält er am Jahresende vom Finanzamt. Eventuelle Teilzahlungen des Arbeitgebers müssen natürlich berücksichtigt und von den Höchstwerten abgezogen werden, um nicht doppelt zu kassieren und in den Verdacht des Betrugs zu kommen.

Mobilexpense im Reisekostenmanagement

Um Unternehmen diese anspruchsvolle und zeitaufwändige Arbeit zu erleichtern, bietet Mobilexpense die Reisekosten App an. Alle fixen Daten (Pflichtangaben wie Name des Reisenden, Höchstwerte der Pauschalen für In- und Ausland, evtl. festes KFZ) können in der App gespeichert werden, Sie geben nur noch die variablen Daten (Reiseziel, Reisedauer usw.) der jeweiligen Reise ein. Lassen Sie die App für sich arbeiten und konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft!