Kostenerfassung auf Dienstreisen
Für Dienstreisen entsteht ein Teil der Kosten unterwegs, während der Reise selber. Natürlich lassen sich so manche Aufwendungen bereits vor Reiseantritt begleichen und verbuchen, wie z.B. eine Online-Buchung (und Bezahlung) der Unterkunft.
Doch auch unterwegs fallen Kosten an, die es zu erfassen gibt. Zur Erstattung durch den Arbeitgeber sammelt der Dienstreisende Rechnungen und Quittungen, die er nach Abschluss der Dienstreise in seinem Unternehmen einreicht.
So viel zur Theorie. In der Praxis geschieht es jedoch nur all zu oft, dass Belege entweder verloren gehen, oder unlesbar werden. Je nach Dauer der Dienstreise ist der Stapel an Belegen entsprechend groß und der Überblick ist schnell verloren.
Dank der novellierten GoBD dürfen Belege inzwischen - unter bestimmten Voraussetzungen - auch mobil gescannt werden und Originalbelege vernichtet werden, so dass lästige Zettelwirtschaft der Vergangenheit angehört.
Die Erfassung von Kosten und das Erstellen einer Reisekostenabrechnung wird somit um ein vielfaches einfacher - für den Dienstreisenden und das Unternehmen.
Erstattung von Reisekosten
Bei der Buchung und Erstattung von Kosten auf Dienstreisen gibt es einige wichtige Unterschiede zu beachten.
Bei bestimmten Aufwendungen sowie Aufwendungen, für die der Arbeitnehmer eine Erstattung in tatsächlicher Höhe geltend machen möchte, ist grundsätzlich ein Beleg erforderlich.
Anders sieht es bei der pauschalen Erstattung von Reisekosten aus. Die pauschalen Reisekosten dienen insbesondere der Deckung der Mehraufwendungen für Unterkunft und Verpflegung, die ein Dienstreisender während seiner Abwesenheit hat. Auch die Kilometerpauschale kann bei dienstlich veranlassten Fahrten mit dem privaten Fahrzeug geltend gemacht werden.
Gemäß § 670 des BGB ist der Arbeitgeber zur Erstattung von Aufwendungen, die "Zwecke der Ausführung des Auftrags erforderlich" sind, verpflichtet. Nicht verpflichtet hingegen ist die Zahlung der Reisekostenpauschalen. Erhält ein Arbeitnehmer diese nicht vom Arbeitgeber, kann er diese über die jährliche Einkommensteuererklärung geltend machen.
Reisekosten und Steuern
Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft sind bis zur jeweils aktuellen Höhe der Pauschbeträge steuerfrei. Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber einen Betrag, der über dem Pauschbetrag liegt, ist dieser steuerpflichtig.
Zum Thema Reisekosten gibt es diverse Regeln, Besonderheiten und Ausnahmen, die nicht Teil dieses Artikels sind. Dieser Artikel beschäftigt sich lediglich mit dem groben Unterschied, wie verschiedene Arten der Kosten auf einer Dienstreise erfasst und erstattet werden können.
Reisekosten richtig hantieren mit Mobilexpense
Auf einer Dienstreise fallen nicht nur Kosten für Verpflegung und Unterkunft an. Auch Reisenebenkosten müssen korrekt behandelt werden.
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