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Alles über Reise­kos­ten und Business Expense Compli­ance in Belgien (2022)

3 minutes lesezeit

Compliance fit s

Belgien hat, wie viele andere Länder, seine eigenen Regeln, wenn es um Dienstreisen und die Einhaltung von Reisekostenbestimmungen geht.

Insbesondere regeln die belgischen Steuerbehörden Folgendes in Bezug auf geschäftliche Ausgaben:

  1. Mehrwertsteuersätze
  2. Tagegelder / Pauschalbeträge
  3. Fahrzeugpauschalen / Kilometergeld
  4. Elektronische Archivierung von Belegen

Mehrwertsteuersätze in Belgien

In Belgien liegen die aktuellen Mehrwertsteuersätze zwischen 0 % und 21 %.

0 % Mehrwertsteuer

Der Mehrwertsteuersatz von 0 % gilt für einige Zeitschriften sowie für bestimmte recycelte Materialien und Nebenerzeugnisse. Er gilt auch für den innergemeinschaftlichen und internationalen Transport (außer Schiene, Straße und Binnenschifffahrt).

6 % Mehrwertsteuer (Ermäßigter Mehrwertsteuersatz)

Der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 6 % gilt für Dinge, die gemeinhin als "essentiell" gelten, wie z. B. die meisten Lebensmittel (einschließlich Takeaway), Wasser, einige Arzneimittel, Personenbeförderung national, Bücher, Hotelübernachtungen und mehr.

12 % Mehrwertsteuer (Ermäßigter Mehrwertsteuersatz)

Der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 12 % gilt für bestimmte Lebensmittel, landwirtschaftliche Erzeugnisse, Sozialwohnungen, Restaurants (ohne Getränke) und Energieerzeugnisse.

21 % Mehrwertsteuer

Alle Waren und Dienstleistungen, die nicht unter einen anderen Satz oder eine Befreiung fallen, unterliegen in Belgien einem Mehrwertsteuersatz von 21 %.

Tagegelder (Spesen) in Belgien

Arbeitnehmer, die in Belgien und international unterwegs sind, haben Anspruch auf Tagegelder oder Spesenpauschalen. Damit sollen die täglichen Mahlzeiten und andere Kleinausgaben wie beispielsweise lokale Fahrtkosten, Snacks und Getränke, Trinkgelder usw. abgedeckt werden. Aufwendungen für Unterkunft und internationale Reisen werden im Allgemeinen nicht durch Tagegelder abgedeckt.

Die Höchstsätze für Tagegelder sind festgelegt und hängen von Reiseziel und Reisedauer ab. Wie in den meisten Ländern gelten Tagesgelder nicht als Gehalt und sind daher für Arbeitnehmer bis zum Maximalbetrag nicht steuerpflichtig.

Inländische Tagessätze für 2022

  • Tagegeld: € 18,47 seit 1. April 2022
  • Übernachtungsgeld (Unterkunft mind. 75 km vom Wohnort des Arbeitnehmers entfernt): € 135,57 seit 1. April 2022

Regeln für Tagegelder

Damit ein Arbeitnehmer Anspruch auf Tagegeld hat, muss seine Dienstreise mindestens sechs Stunden dauern.

Die Dienstreise muss den Arbeitnehmer mehr als 25 km vom Zentrum seines Heimatorts entfernen.

Der Arbeitnehmer kann keine andere Vergütung für Verpflegung oder Unterkunft erhalten. Falls der Arbeitnehmer bei einem Freund oder Verwandten statt in einem Hotel übernachtet, fällt das Übernachtungsgeld geringer aus.

Ausländische Tagessätze für 2022

Die Höhe der Auslandstagegelder richtet sich nach dem Zielland und kann auf der Website Moniteur Belge eingesehen werden. Auslandsspesen sind ebenfalls steuerfrei und dienen zur Abgeltung der Verpflegungs- und Reisenebenkosten eines Arbeitnehmers, der aus beruflichen Gründen ins Ausland reist.

  • Eintägige Auslandsreise (der Arbeitnehmer reist innerhalb eines Zeitraums von 24 Stunden)
    • Reisedauer mindestens 10 Stunden: voller Tagessatz des Ziellandes
    • Reisedauer unter 10 Stunden: keine Tagespauschale. Dem Arbeitnehmer kann jedoch ein Pauschalbetrag in Höhe des belgischen Tagegeldes steuerfrei ausgezahlt werden.
  • Mehrtägige Auslandsreise
    • Tag der Abreise und der Rückkehr: 50 % des Tagessatzes des Ziellandes
    • Alle anderen im Ausland verbrachten Tage: voller Tagessatz des Ziellandes

Für Beamte gelten je nach Dienstgrad besondere Regeln.

Abzüge für Verpflegung auf ausländische Tagessätze

Die oben genannten Pauschalen sind dazu vorgesehen, Arbeitnehmern die Kosten für geschäftliche Auslandsreisen zu erstatten. Wird eine Mahlzeit nicht vom Arbeitnehmer bezahlt, gelten folgende Abzüge (Kürzungen):

  • Frühstück: 15 %.
  • Mittagessen: 35 %.
  • Abendessen: 45 %
  • Kleinausgaben: 5 %

Die Abzüge gelten nicht für Tage, an denen nicht der volle Tagessatz gezahlt wird, d. h. für den ersten und letzten Tag der Reise.

Kilometergeld Belgien 2022

Die maximale steuerfreie Kilometerpauschale in Belgien beträgt für den Zeitraum vom 1. Juli 2022 bis zum 30. Juni 2023 € 0,417 pro Kilometer, unabhängig vom Fahrzeug. Alles, was über diesen Betrag hinausgeht, wird von den belgischen Steuerbehörden als steuerpflichtiges Einkommen des Arbeitnehmers betrachtet.

Digitale Archivierung (Belegverwaltung)

In Belgien ist die digitale Archivierung von Papierbelegen erlaubt. Gescannte Belege haben daher die gleiche Gültigkeit wie Papierbelege, solange das Unternehmen die Integrität und Authentizität der Belege gewährleisten kann.

Rückerstattung der Mehrwertsteuer

Unternehmen, die sich korrekt an die belgischen Vorschriften halten, können die Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer beantragen. Sie können entweder ihre eigenen Rückerstattungsanträge einreichen oder einen entsprechenden Dienstleister mit der Rückerstattung der Mehrwertsteuer beauftragen.

Zu den erstattungsfähigen Ausgaben gehören unter anderem:

  • Hotelaufenthalte
  • Autovermietungen
  • Konferenzen und Veranstaltungen
  • Fortbildung / Schulungen
  • Marketing

Beachten Sie, dass die Steuerbehörden für die Meldung und Rückforderung der Mehrwertsteuer Originalbelege in Papierform verlangen können. Mobilexpense hat zahlreiche in Belgien tätige Kunden und ist mit den dortigen Anforderungen an die Expense Compliance vertraut. Unsere Compliance-Abteilung überwacht aktiv Updates aus über 70 Ländern und aktualisiert die Software mit den neuesten Änderungen. Von Tagespauschalen über Pendlerpauschalen bis hin zur integrierten Mehrwertsteuerrückerstattung garantieren wir unseren Kunden eine sorgenfreie und problemlose Reisekostenabrechnung.

Ob Sie ein belgisches Unternehmen oder ein in Belgien tätiger multinationaler Konzern sind, Mobilexpense hat die richtige Compliance-Lösung für Sie.

Veröffentlicht am 16 Sept. 2022