Pausch­be­träge für Unter­kunft und Verpfle­gung (2023)

Jede betrieblich veranlasste Fahrt ist eine Dienstreise und muss ordnungsgemäß in die betriebliche Administration aufgenommen werden. Viele Arbeitgeber zahlen ihren reisenden Mitarbeitern Pauschbeträge für Verpflegung und Unterkunft, andere verweisen auf die Erstattung der Reisekosten im Zuge der jährlichen Einkommensteuererklärung.

Zahlt der Arbeitgeber Pauschbeträge für Verpflegung und Unterkunft, sind bei diesen Höchstwerte zu beachten. Die jährlich aktualisierte Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) umfasst 180 Länder mit den aktuellen Höchstwerten für Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen.

Pauschbeträge für Verpflegung

Jeder Reisende, der seinem Wohnort mehr als 8 Stunden fernbleibt, hat Anspruch auf einen Pauschbetrag für seine Verpflegung. Dies ist in § 2 Abs. 2 BRKG festgelegt. Bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden hat der Reisende Recht auf die ‘kleine Pauschale’, diese beträgt in Deutschland € 14.

Bei einer Reise, die ihn mehr als 24 Stunden von seinem Heimatort fernhält, darf er die ‘große Pauschale’, im Inland € 28, geltend machen. Für An- und Abreisetage wird jeweils der kleine Pauschbetrag angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Pauschalen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden. Diese Pauschbeträge stehen dem Mitarbeiter netto zur freien Verfügung. Erhält er dieses Geld nicht direkt von seinem Arbeitgeber, kann er es bei der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Steuerfreie Reisekostenpauschalen

Entstehen dem Reisenden Kosten für Verpflegung und Unterkunft, ist der Arbeitgeber nicht gesetzlich verpflichtet, diese zu erstatten. Der Mitarbeiter kann derlei Aufwendungen im Rahmen seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Der Arbeitgeber kann jedoch auf freiwilliger Basis Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen auszahlen, um seinen Mitarbeiter zu entlasten. Diese Vergütungen sind bis zur Höhe des Maximalbetrags der Pauschalen steuerfrei.

Sind die tatsächlichen Aufwendungen höher, steht es dem Arbeitgeber frei, diese zu erstatten, er muss jedoch den über dem Pauschalsatz liegenden Betrag versteuern. Für den Mitarbeiter gilt dies ebenso. Erhält er beispielsweise 50 % mehr Spesen als es der Höchstwert in der Tabelle des BMF vorsieht, wird dieser Teil als normales Einkommen angesehen und ist somit steuerpflichtig.

Pauschbeträge für Unterkunft

Für eine Übernachtung innerhalb Deutschlands gilt eine Übernachtungspauschale von € 20. Für das Ausland gelten andere Raten, die teilweise deutlich höher liegen. Alle Beträge für 2023 sind in der aktuellen Tabelle des BMF nachzulesen und natürlich auch in der praktischen Mobilexpense App enthalten.

Kürzung oder Wegfall der Pauschbeträge

Grundsätzlich stehen dem Reisenden die Pauschbeträge für Verpflegung und Unterkunft zur freien Verfügung. Bekommt er jedoch von seinem Arbeitgeber das Frühstück erstattet oder ist dieses im Übernachtungspreis inbegriffen, wird die Tagespauschale für Verpflegung um 20 % gekürzt. Kommt der Arbeitgeber für das Mittag- oder Abendessen seines Mitarbeiters auf oder wird dieser von einem Dritten zum Essen eingeladen, beträgt die Kürzung der Verpflegungspauschale für diesen Tag 40 %.

Der maximale Pauschbetrag (für das jeweilige Land) für eine Unterkunft steht dem Reisenden auch dann zur Verfügung, wenn er tatsächlich keine Kosten für eine Übernachtung hatte, beispielsweise, wenn er kostenlos bei einem Freund nächtigen durfte. Kürzungen werden immer dann vorgenommen, wenn der Arbeitgeber beispielsweise vergünstigte Übernachtungsmöglichkeiten anbietet oder komplett für die Kosten einer Übernachtung aufkommt. Dann erlischt der Anspruch des Mitarbeiters auf den Pauschbetrag, da er nicht doppelt abrechnen darf.

Reisekostenabrechnung mit Mobilexpense

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Die Berechnung übernimmt die Reisekosten-App von Mobilexpense. Die App arbeitet immer mit den aktuellen Werten des BMF und erstellt Ihnen mit wenigen Klicks eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung. Natürlich können Sie auch mit eigenen Raten arbeiten, sofern diese die gesetzlichen, steuerfreien Höchstwerte nicht überschreiten. Vergessen Sie mühsame manuelle Berechnungen und testen Sie die App!