Mobili­täts­bud­get vs. Dienst­wa­gen? Vor- und Nachteile im Überblick

Oft hören wir von reisenden Mitarbeitern, die mit ihrem Dienstwagen zu mehreren Kunden täglich fahren, dass sie schon bei der Ankunft beim ersten Kunden des Tages gestresst sind. Auch wenn das Autofahren grundsätzlich von vielen als komfortabel empfunden wird, spielen heutzutage der stets dichter werdende Verkehr und ein straffer Terminkalender eine nicht unbeträchtliche Rolle.

Schon auf der Fahrt zum Kunden steht der Reisende unter Hochspannung, muss sich im Verkehr der Großstadt orientieren oder Zeit in einem Stau auf der Autobahn verbringen. Gibt es eine Alternative?

In diesem Artikel stellen wir Ihnen das sogenannte Mobilitätsbudget vor sowie die Vor- und Nachteile gegenüber dem Dienstwagen.

Mobilitätsbudget als moderne Alternative zum Dienstwagen

Zufriedenheit der Mitarbeiter ist derzeit ein wichtiges Thema. Glückliche Mitarbeiter sind motiviert, liefern gute Arbeit, sind weniger häufig krank und sparen letztendlich dem Unternehmen Geld. Zu einer zufriedenen Belegschaft gehört auch Gleichbehandlung, nicht nur unter den Geschlechtern, sondern auch zwischen Mitarbeitern verschiedener Gehaltsklassen.

Statt nur den “wichtigen” Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung zu stellen, bietet sich ein Mobilitätsbudget, das allen reisenden Mitarbeitern zusteht, als gerechte Lösung an.

Vorteile des Mobilitätsbudgets

Nachhaltigkeit und Reduzierung von CO2-Emissionen sind derzeit ein wichtiges Thema. Ein eigenes Auto verliert im Hinblick auf den Umweltschutz zunehmend an Bedeutung. Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen sind bestrebt, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren und nutzen immer öfter Angebote für Carsharing.

Hier bietet das Mobilitätsbudget Unternehmen und Mitarbeitern einige Vorteile. Mitarbeiter erhalten mehr Flexibilität bei der Wahl ihres Transportmittels. Wann immer ein Reisender einen Dienstwagen benötigt, hat er dank des Mobilitätsbudgets die Möglichkeit, ein Auto bei einem Carsharing-Unternehmen oder einem Autoverleih zu mieten.

Auch öffentliche Verkehrsmittel können in das Mobilitätsbudget eingebunden werden. Vor allem in Großstädten sind Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht nur stressfreier, sondern oftmals erheblich schneller als mit einem Dienstwagen. Stop-and-go auf verstopften Straßen und eine oft nervenaufreibende Parkplatzsuche entfallen.

Auf langen Strecken kann die Fahrt mit einem öffentlichen Verkehrsmittel genutzt werden, um sich in Ruhe auf ein Meeting vorzubereiten, Dokumente zu bearbeiten oder einfach zu entspannen.

Vorteile des Dienstwagens

Ein Vorteil des Dienstwagens ist natürlich die Privatsphäre des Mitarbeiters. Der Reisende sitzt in seinem eigenen kleinen Reich, muss nicht auf andere Fahrgäste Rücksicht nehmen und ist unbeobachtet. Fahrtstrecken und Pausen können selbst gewählt werden. Die Zeiteinteilung liegt beim Mitarbeiter, da er nicht auf den Fahrplan von Bus und Bahn angewiesen ist.

Gepäck und persönliche Dinge sind immer griffbereit. Zudem ist ein sparsamer Dienstwagen auf langen Strecken meist günstiger und schneller als Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem Taxi. Gerade in ländlichen Bereichen, wo der Nahverkehr nicht gut ausgebaut ist, ist der Dienstwagen auch heute noch praktischer.

Dagegen stehen die monatlichen Fixkosten und der Umweltgedanke. Bietet ein Unternehmen ein Mobilitätsbudget für seine reisenden Mitarbeiter an, entfallen sowohl die eigenen Fahrzeugkosten (u. a. Wartung, Versicherung, Kraftstoff) als auch die Umweltbelastung.

Natürlich tauchen diese Faktoren an anderer Stelle wieder auf, jedoch in viel geringerem Umfang. Hat der Reisende ein Mobilitätsbudget zur Verfügung, benutzt er den Dienstwagen gezielt für geschäftliche Fahrten. Das Fahrzeug steht nicht ungenutzt geparkt, während die Kosten weiterlaufen.

Steuerliche Behandlung: Mobilitätsbudget in der Praxis

Bietet ein Unternehmen seinen Mitarbeitern ein Mobilitätsbudget an, geschieht dies gewöhnlich nicht in Form von Bargeld, sondern als Guthabenkarte oder virtuellem Budget auf einem separaten Firmenkonto.

Oft wird auch die Firmenkreditkarte mit dem Mobilitätsbudget verknüpft, was den Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Bezahlung bietet. Mit der Firmenkreditkarte können Reisende das zuvor festgelegte Mobilitätsbudget für genehmigte Transportmittel ausschöpfen.

Dank mobilem Scannen können zeitnah sämtliche Belege in Echtzeit über Smartphone oder Tablet an den heimischen Server gesendet werden, wo die Reisekosten gebucht und digital gespeichert werden. Wird das Budget nicht voll ausgeschöpft, wird der überschüssige Betrag als Sachbezug behandelt, der bis zur monatlichen Höchstgrenze steuerfrei ist.

Das Mobilitätsbudget als moderne und flexible Lösung

Das Unternehmen legt die Höhe des Mobilitätsbudgets fest und bestimmt, für welche Aufwendungen es benutzt werden darf. Denkbar sind nicht nur geschäftliche Fahrten mit verschiedenen Verkehrsmitteln. Bietet ein Unternehmen seinen Mitarbeitern eine Firmenkreditkarte an, können mit dieser sowohl die Transportmittel als auch Verpflegung und Unterkunft bezahlt werden.

Scannt der Reisende seine Belege mobil, erhält das Unternehmen sämtliche Daten (Kreditkartenabrechnung + Belegdaten) in Echtzeit. Dies sorgt für mehr Transparenz und Kostenkontrolle. Zudem kann das Mobilitätsbudget in die praktische Reisekosten-App von Mobilexpense integriert werden, so dass sämtliche Vorgänge mit wenigen Klicks erledigt werden können.

Digitale Verwaltung des Mobilitätsbudgets

Die Zeiten der Zettelwirtschaft gehören der Vergangenheit an. Belege wie Tankquittungen, Fahrkarten oder Hotelrechnungen, die auf Dienstreisen aufkommen, müssen nicht mehr mühsam gesammelt und dem Unternehmen nach der Dienstreise vorgelegt werden.

Dank des mobilen Scannens (gemäß Neufassung GoBD) können nunmehr sämtliche Belege mit dem Smartphone oder Tablet ortsunabhängig gescannt, in OCR-Realtime an den heimischen Server übermittelt und digital gespeichert werden. Bei Mobilexpense finden Sie die praktische Reisekosten App, die diese Arbeit automatisch für Sie erledigt.

Managen Sie Ihre Mitarbeiter mit einem monatlichen Mobilitätsbudget und unserer innovativen Reisekosten-App und sparen Sie Ihrem Unternehmen unnötige Kosten und eine Menge Verwaltungsaufwand. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, innerhalb des Mobilitätsbudgets frei über ihr Transportmittel entscheiden zu dürfen. Win-win.